Vì sao công trình có lãi mà nhà thầu vẫn thiếu tiền?

Một chủ nhà thầu ở Bình Dương từng nói với tôi: “Kế toán báo công trình đang lãi 600 triệu. Nhưng thứ Sáu này tôi chưa biết lấy đâu ra 400 triệu trả lương.” Anh không nói đùa, và anh cũng không phải trường hợp cá biệt. Cứ vài tuần tôi lại nghe một phiên bản khác của đúng câu chuyện đó.

Nghịch lý này khó chịu ở chỗ nó khiến người ta nghi ngờ lẫn nhau. Giám đốc nghi kế toán tính sai. Kế toán khẳng định số liệu đúng. Và cả hai đều đúng: công trình có lãi thật, tiền thiếu cũng thật. Vấn đề nằm ở khoảng cách giữa hai con số mà rất ít nhà thầu đo được.

Mục lục bài viết

Sổ sách báo lãi 600 triệu, tài khoản hụt 2,2 tỷ

Lấy một công trình có thật làm ví dụ, số liệu đã làm tròn. Hợp đồng 12 tỷ, lãi gộp kế hoạch 7%, tức khoảng 840 triệu. Đến tháng thứ 8, khối lượng đã thi công đạt 9 tỷ tính theo giá hợp đồng, tiền đã bỏ ra 8,4 tỷ. Trên báo cáo, lãi tạm tính khoảng 600 triệu. Đến đây mọi thứ đều ổn.

Nhìn sang tài khoản thì khác hẳn. Tiền đã về, gồm tạm ứng đầu hợp đồng và các đợt thanh toán, mới được 6,2 tỷ. Chi ra 8,4 tỷ, thu về 6,2 tỷ: công trình này đang ngốn của công ty 2,2 tỷ vốn lưu động, trong khi sổ sách vẫn báo lãi. Khoản 2,2 tỷ đó không biến mất. Nó đang nằm ở năm chỗ rất cụ thể:

Tiền đang nằm ở đâu	Số tiền
Khối lượng đã làm, chưa nghiệm thu (WIP)	1,0 tỷ
Hồ sơ thanh toán đã nộp, đang chờ duyệt	400 triệu
Tiền giữ lại bảo hành (retention)	300 triệu
Công nợ đã đến hạn, chủ đầu tư chưa trả	300 triệu
Vật tư mua dư nằm trong kho	200 triệu
Cộng	2,2 tỷ

Lãi là ý kiến của sổ sách. Tiền là sự thật của tài khoản.

Đây không phải chuyện của riêng nhà thầu nhỏ. Cuối năm 2025, khoản phải thu ngắn hạn của 99 doanh nghiệp xây dựng niêm yết lên gần 137.800 tỷ đồng, tăng 22% trong một năm, phần lớn là tiền khách hàng còn nợ (VietstockFinance). So với doanh thu cả năm hơn 186.900 tỷ, đó là khoảng 74%, tức gần chín tháng doanh thu chưa về túi. Ở vài doanh nghiệp đầu ngành, khoản phải thu chiếm gần hết bảng cân đối: Coteccons gần 16.400 tỷ, bằng 47% tổng tài sản, kèm dự phòng khó đòi gần 1.300 tỷ; Xây dựng Hòa Bình hơn 10.500 tỷ, bằng 65% tổng nguồn vốn; Xây dựng SCG gần 9.500 tỷ, bằng 80% tổng tài sản. Những công ty này có đội ngũ tài chính mạnh và vẫn kẹt đúng chỗ bạn đang kẹt.

Lãi kế toán và tiền mặt lệch nhau ở đâu

Kế toán ghi doanh thu tại thời điểm khối lượng được nghiệm thu, còn tiền thì chỉ về khi chủ đầu tư chuyển khoản. Một đợt nghiệm thu 2 tỷ làm báo cáo đẹp lên ngay lập tức, nhưng tiền của đợt đó có thể về sau 45 ngày, 90 ngày, hoặc lâu hơn nếu hồ sơ bị trả lại. Trong khoảng trống đó, doanh nghiệp vẫn phải trả lương tuần và trả nhà cung cấp đúng hạn.

Chiều chi cũng lệch, và lệch theo hướng bất lợi. Lương không hoãn được. Nhà cung cấp lớn đòi đặt cọc trước khi giao. Nghĩa là ở nhà thầu, tiền ra luôn chạy trước tiền vào một quãng dài, và quãng đó dài bao nhiêu thì hầu hết công ty không đo. Đây là lý do một doanh nghiệp có thể lãi trên giấy suốt 12 tháng và vẫn đi vay nóng đều đặn.

Vì sao công trình lỗ? 12 nguyên nhân và cách truy gốc

Tiền đang kẹt ở năm chỗ

Kẹt thứ nhất: khối lượng đã làm nhưng chưa nghiệm thu

Đây thường là chỗ kẹt lớn nhất. Đội thi công chạy nhanh hơn tiến độ nghiệm thu: bê tông đã đổ, tiền vật tư và nhân công đã chi, nhưng chủ đầu tư mỗi quý mới nghiệm thu một lần. Toàn bộ phần chênh đó là chi phí dở dang, tức tiền của bạn đang nằm trong công trình dưới dạng bê tông và sắt thép. Trong ví dụ trên, riêng chỗ này giam 1 tỷ.

Kẹt thứ hai: hồ sơ thanh toán nằm chờ duyệt

Nghiệm thu xong chưa có nghĩa là được thanh toán. Hồ sơ thanh toán khối lượng phải qua tư vấn giám sát, qua ban quản lý dự án, và chỉ cần thiếu một biên bản là cả bộ bị trả về. Mỗi lần trả về là thêm 2-4 tuần. Nhiều nhà thầu mất nhiều tiền ở khâu giấy tờ này hơn ở ngoài công trường.

Kẹt thứ ba: tiền giữ lại bảo hành

Chủ đầu tư thường giữ lại 5% mỗi đợt thanh toán cho đến hết thời gian bảo hành. Với hợp đồng 12 tỷ, đó là 600 triệu nằm ngoài tầm tay từ 12 đến 24 tháng sau khi bàn giao. Khoản này nằm trong lãi, nhưng không nằm trong tài khoản, và nó chỉ về nếu bạn còn giữ đủ hồ sơ để đòi.

Kẹt thứ tư: công nợ đã đến hạn

Hồ sơ đã duyệt, đến hạn thanh toán, nhưng chủ đầu tư chậm chuyển. Công nợ phải thu quá hạn 30 ngày còn dễ đòi; để trượt sang 90 ngày thì độ khó tăng lên nhiều lần, nhất là khi bạn vẫn đang thi công cho chính chủ đầu tư đó và ngại làm căng.

Kẹt thứ năm: vật tư nằm trong kho

Mua sắt thép cả đợt lớn để “được giá” nghĩa là đổi tiền mặt lấy hàng tồn. Nếu tiến độ chậm lại, số vật tư đó nằm trong kho công trường hàng tháng trời. Tiền vẫn là của bạn, chỉ là bạn không tiêu được.

Chu kỳ tiền của một công trình dài hơn bạn nghĩ

Thử đo từ đồng chi đầu tiên đến đồng thu cuối cùng. Tiền ra bắt đầu từ trước khởi công: đặt cọc vật tư, rồi phí bảo lãnh hợp đồng. Tiền vào kết thúc khi nhận nốt khoản giữ lại bảo hành, thường 12-24 tháng sau bàn giao. Một công trình thi công 12 tháng có chu kỳ tiền thực tế 24-36 tháng.

Con số này trả lời câu hỏi mà nhiều giám đốc thắc mắc: vì sao càng nhận nhiều công trình càng thiếu tiền? Vì mỗi công trình mới mở thêm một chu kỳ tiền âm kéo dài vài năm, và các chu kỳ đó chồng lên nhau. Ba công trình 12 tỷ chạy song song có thể cần 5-6 tỷ vốn lưu động thường trực, dù cả ba đều lãi.

Gỡ từng chỗ kẹt: việc làm được ngay tuần này

Chỗ dễ gỡ nhất là khâu hồ sơ. Lập checklist hồ sơ thanh toán chuẩn ngay từ đợt đầu, nộp đúng và đủ để không bị trả về; mỗi bộ hồ sơ bị trả là 2-4 tuần dòng tiền trôi đi. Song song, rút ngắn khoảng cách giữa thi công và nghiệm thu từng đợt: đừng dồn khối lượng 3 tháng vào một lần nghiệm thu.

Với công nợ, việc cần làm là lập bảng tuổi nợ và giao hẳn cho một người theo. Nợ 30 ngày nhắc kiểu 30 ngày, nợ 60 ngày phải có cuộc gặp trực tiếp. Còn với vật tư, chuyển sang mua theo tiến độ thay vì trữ đợt lớn; phần chênh giá thường nhỏ hơn nhiều so với chi phí vốn bị giam trong kho.

Phòng từ đầu: đàm phán hợp đồng cho dòng tiền

Nhiều điều khoản quyết định dòng tiền được ký từ lúc chưa động thổ. Tạm ứng 10% hay 20% chênh nhau cả tỷ đồng trên hợp đồng lớn. Kỳ thanh toán theo tháng hay theo mốc khối lượng, thời hạn duyệt hồ sơ bao nhiêu ngày, giữ lại bảo hành 3% hay 5%, có được thay bằng bảo lãnh ngân hàng không: mỗi dòng đều là tiền. Khi đàm phán, nhân nhượng đơn giá đôi khi ít đau hơn nhân nhượng điều khoản thanh toán, vì lỗ một chút còn xoay được, hụt tiền mặt thì không.

Nhìn thấy trước tháng thiếu tiền

Toàn bộ câu chuyện phía trên có một điểm chung: từng con số đều biết được trước, nếu có người cộng chúng lại. Khối lượng chưa nghiệm thu, hồ sơ đang chờ, nợ đến hạn, lịch trả nhà cung cấp đều là dữ liệu đã tồn tại đâu đó trong công ty. Vấn đề là chúng nằm rải rác: file của kỹ thuật, sổ của kế toán, trí nhớ của giám đốc.

Cách khắc phục ít tốn kém nhất là một kế hoạch thu chi theo tiến độ cập nhật hàng tuần, cộng đủ cả tiền vào lẫn tiền ra của từng công trình, kèm một bản dự báo dòng tiền theo kịch bản chủ đầu tư trễ hạn 30, 60 hay 90 ngày. Làm bằng Excel được, với điều kiện chỉ một hai công trình; khi chạy 4-5 công trình song song, Excel từng file riêng lẻ không cộng nổi thành số toàn công ty, và tháng thiếu hụt chỉ lộ ra khi nó đã đến. CostDesk được xây quanh đúng bài toán này: gắn mỗi khoản chi và mỗi hồ sơ thanh toán vào đúng công trình ngay khi phát sinh. Theo phản hồi từ những khách hàng đầu tiên, thứ họ dùng nhiều nhất không phải báo cáo lãi lỗ, mà là màn hình cho biết tuần sau tiền về bao nhiêu và phải trả bao nhiêu.

Dòng tiền là một nửa câu chuyện lợi nhuận

Bài này mới nói về tiền. Nửa còn lại là quản lý dòng tiền toàn công ty khi nhiều công trình chồng chu kỳ lên nhau, và lợi nhuận công trình có thật hay chỉ đẹp trên giấy. Hai chủ đề đó đều bắt đầu từ cùng một thói quen: đối chiếu số liệu hàng tuần thay vì đợi cuối quý.

Câu hỏi thường gặp

Thiếu tiền tạm thời có nên vay nóng để trả lương? Nếu đã nhìn rõ tiền sắp về ở đâu và ngày nào thì vay ngắn hạn có kế hoạch là bình thường. Nguy hiểm là vay khi không biết bao giờ tiền về, vì lúc đó bạn đang vay để bù cho một lỗ hổng chưa được đo.

WIP bao nhiêu phần trăm doanh thu là đáng báo động? Không có ngưỡng chung cho mọi loại công trình, nhưng khi khối lượng chưa nghiệm thu vượt quá giá trị 2-3 tháng thi công, bạn nên hỏi vì sao nghiệm thu chậm hơn thi công nhiều đến vậy.

Có nên giảm giá để chủ đầu tư thanh toán sớm? Tính bằng số: chiết khấu 1% để nhận tiền sớm 60 ngày tương đương chi phí vốn khoảng 6%/năm, thường rẻ hơn vay. Nhưng chỉ nên dùng như công cụ có chọn lọc, không để thành tiền lệ cho mọi đợt thanh toán.

Nhận công trình mới để lấy tạm ứng đắp công trình cũ có rủi ro gì? Đó là mượn chu kỳ tiền của công trình sau nuôi công trình trước. Nó chạy được cho đến khi không ký thêm được hợp đồng mới, và khi dừng thì mọi khoản hụt dồn về cùng lúc.

Làm sao biết công ty đang lãi giả, lỗ tiền thật? So hai con số mỗi quý: lãi lũy kế trên báo cáo và biến động tiền thực tế cộng công nợ ròng. Nếu lãi cứ tăng mà tiền cứ giảm qua nhiều quý liền, phần lãi đó đang nằm ở năm chỗ kẹt kể trên, và cần kiểm tra từng chỗ một.

Quay lại câu chuyện mở đầu: vị giám đốc ở Bình Dương cuối cùng vẫn xoay được 400 triệu trả lương tuần đó. Nhưng câu anh hỏi tôi sau đó mới đáng suy nghĩ: “Nếu biết trước hai tháng, tôi đã không phải vay với giá đó.” Còn doanh nghiệp bạn thì sao: bạn biết tháng thiếu tiền trước bao nhiêu tuần, hay biết đúng vào tuần thiếu?

Doanh nghiệp bạn đang theo dõi dòng tiền công trình theo cách nào? Chia sẻ ở phần bình luận. Nếu thấy bài viết chạm đúng vấn đề, hãy lưu lại để dùng khi rà soát công nợ quý này.