Excel cũng miễn phí, vậy đổi sang CostDesk để làm gì?

Mỗi lần tôi nói CostDesk có gói dùng miễn phí, sẽ có người trả lời gần như ngay: “Excel của tôi cũng miễn phí mà.”

Câu đó đúng, và nó đúng theo nghĩa khó cãi nhất: cả hai đều 0 đồng. Bảng tính đã nằm sẵn trong máy, mọi người trong công ty đều biết dùng, không phải học gì thêm. Đem giá ra so là thua từ đầu.

Nên tôi bỏ luôn chuyện giá. Khi hai thứ cùng 0 đồng, chỉ còn hai thứ đáng đem ra cân: mỗi tháng bạn mất bao nhiêu thời gian cho nó, và cuối tháng bạn trả lời được bao nhiêu câu hỏi về công trình của mình.

Excel hơn thật, và hơn ở chỗ ít ai nói

Thừa nhận trước cho sòng phẳng, vì phần lớn bài viết kiểu này bỏ qua đoạn này.

Excel tự do tuyệt đối. Bạn muốn thêm cột nào là thêm, muốn bố cục ra sao thì bố cục, không phần mềm nào bắt bạn nhập theo mẫu của người khác. Với bóc tách khối lượng và dựng dự toán, một người thạo Excel vẫn làm nhanh hơn phần lớn phần mềm trên thị trường. Gửi file cho chủ đầu tư xem cũng dễ, không cần ai cấp tài khoản.

Nên tôi không khuyên bạn bỏ Excel. Tôi chỉ khuyên bỏ một vai trò của Excel: vai trò cuốn sổ ghi chi phí thực tế của công trình. Ba việc kia cứ để Excel làm tiếp.

Chỗ Excel im lặng

Điểm yếu của Excel không phải nó sai. Là nó không bao giờ nói cho bạn biết là nó đang sai.

Nhập một phiếu chi vật tư vào sheet của công trình A trong khi hàng đó chở ra công trình B, file không phản đối. Kéo công thức SUM thiếu ba dòng cuối, file vẫn ra một con số trông rất hợp lý. Sửa số trên bản gửi qua Zalo hôm thứ Ba, trong khi kế toán đang làm trên bản tải về hôm thứ Hai, cả hai bản đều tự tin là bản đúng.

Sai lệch kiểu này không lộ ra ngay. Nó chỉ lộ vào lúc quyết toán, khi con số trên sổ và con số trong tài khoản chênh nhau vài trăm triệu và không ai truy được nó bắt đầu lệch từ đâu.

Với một công trình 3 tỷ và biên lợi nhuận 8%, tức khoảng 240 triệu tiền lãi, chỉ cần một khoản 80 triệu bị ghi nhầm sang công trình khác là bức tranh lãi lỗ của cả hai công trình cùng sai. Bạn vẫn tưởng công trình này ngon và công trình kia kém, rồi lấy kết luận sai đó đi báo giá cho hợp đồng tiếp theo.

Số 0 đồng của phần mềm mua được cái gì

Gói miễn phí của CostDesk cho 1 người dùng, 10 dự án, 100 giao dịch mỗi tháng, 1 GB lưu trữ, dùng vĩnh viễn chứ không phải bản thử 14 ngày. Bên trong có Quản lý dự án, Tài chính toàn công ty, Đơn mua hàng, Biên bản, Hoàn ứng chi phí, Doanh thu và Hóa đơn phải trả.

Nhưng thứ đáng nói không nằm ở danh sách module. Nó nằm ở ba chỗ Excel không làm được dù bạn dựng file khéo đến đâu.

Thứ nhất là cấu trúc bắt buộc. Mỗi khoản chi buộc phải gắn vào một công trình và một hạng mục thì mới lưu được. Nghe hơi phiền lúc nhập, nhưng chính cái phiền đó chặn được loại sai lệch nói ở trên ngay từ giây đầu, thay vì phát hiện sau sáu tháng.

Thứ hai là cộng dồn không cần ai bấm. Không có công thức để đứt, không có bản nào mới hơn bản nào. Bạn nhập xong là con số tổng của công trình đổi theo.

Thứ ba, và đây là chỗ khác biệt lớn nhất, chi phí không nằm một mình. Hóa đơn nhà cung cấp chưa trả và doanh thu theo đợt nghiệm thu nằm cùng chỗ với chi phí. Nhờ vậy bạn đọc được cùng lúc hai con số mà file Excel chi phí không bao giờ trả lời được: công trình này lãi bao nhiêu, và tiền thật đang thiếu bao nhiêu. Đây là hai câu hỏi khác nhau, và nhiều nhà thầu chỉ nhận ra điều đó vào tuần phải trả lương.

Cái giá thật của việc đổi không phải tiền

Đây mới là chỗ người ta chùn, chứ không phải phí thuê bao.

Đổi sang phần mềm tốn của bạn khoảng một tuần để dựng công trình và nhập dự toán vào, cộng thêm chừng mười phút mỗi ngày để ghi chi phí phát sinh. Trong tháng đầu bạn sẽ phải làm hai nơi cùng lúc, vì chưa dám bỏ Excel ngay. Đó là công thật, tôi không nói giảm đi.

Đổi lại, bạn thôi phải làm cái việc mà phần lớn chủ thầu vẫn làm vào cuối mỗi tháng: mở ba bốn file, dò từng dòng, cộng tay lại rồi tự hỏi không biết mình có sót gì không. Việc đó thường ngốn nguyên một buổi tối, và kết quả vẫn là một con số bạn không hoàn toàn tin.

Chỗ Excel vẫn thắng gói miễn phí

Có ba trường hợp tôi khuyên bạn cứ ở lại với Excel.

Nếu công ty bạn cần bốn năm người cùng nhập và cùng sửa số liệu, gói miễn phí chỉ cho một người dùng, và Google Sheets vẫn tiện hơn hẳn. Muốn nhiều người trên CostDesk thì phải lên gói Pro, 4.990.000 VND mỗi tháng cho 5 người dùng, chưa gồm thuế.

Nếu bạn đang chạy bốn năm công trình cùng lúc, mức 100 giao dịch mỗi tháng của gói miễn phí sẽ chật ngay trong tháng đầu. Một công trình dân dụng cỡ 2 đến 5 tỷ thường phát sinh khoảng 30 đến 60 chứng từ mỗi tháng, đây là ước lượng theo quy mô phổ biến chứ không phải số đo từ hệ thống, bạn nên đối chiếu với sổ chi của mình.

Và nếu việc bạn cần làm là bóc tách khối lượng hay dựng dự toán mới, Excel vẫn là công cụ đúng. Đừng ép nó ra khỏi việc nó giỏi.

Cách thử mà không mất gì

Đừng chuyển cả công ty. Chọn đúng một công trình đang thi công, dựng nó trên gói miễn phí, nhập dự toán vào, rồi ghi chi phí song song cả hai nơi trong một tháng. Excel vẫn chạy như cũ, không ai phải đổi thói quen.

Hết tháng, so hai con số lãi lỗ. Nếu chúng khớp nhau, bạn biết được một điều đáng giá: file Excel của bạn đang làm tốt, và bạn có thể yên tâm với nó thêm một thời gian nữa. Nếu chúng lệch, chỗ lệch đó chính là số tiền bạn đang không nhìn thấy mỗi tháng.

Cả hai kết quả đều có ích, và cả hai đều tốn của bạn 0 đồng.

Đăng ký tại costdesk.co/pricing.

Còn công trình gần nhất của bạn: con số lãi lỗ cuối cùng chênh bao nhiêu so với con số bạn ước lúc đang thi công? Khoảng chênh đó thường nói lên nhiều điều hơn là cái file dùng để tính nó.

CostDesk Newsletters Đăng ký nhận bản tin miễn phí hàng tuần từ CostDesk

[email protected] Đăng ký