Chipi Limited
Silverdale, Auckland, New Zealand
NZBN: 9429053537539
Câu tôi nghe nhiều nhất sau mỗi buổi demo không phải “phần mềm này bao nhiêu tiền”. Nó là: “Để tôi bàn với anh em đã.” Sáu tháng sau gặp lại, mọi thứ vẫn chạy trên Excel, vẫn ba file khác nhau, vẫn không ai biết công trình đang lãi hay lỗ cho tới lúc quyết toán.
Vấn đề không nằm ở giá. Nó nằm ở chỗ mua phần mềm là quyết định của cả công ty, mà cả công ty thì luôn có việc gấp hơn. Ai cũng đồng ý là nên làm, không ai đủ rảnh để bắt đầu.
Gói miễn phí của CostDesk sinh ra để gỡ đúng chỗ tắc đó. Một người, không đồng nào, không cần thẻ tín dụng, không cần họp. Đăng ký trên web là dùng được ngay.
Gói miễn phí có gì
Đây là gói dùng vĩnh viễn, không phải bản dùng thử 14 hay 30 ngày. Không có ngày hết hạn, không có màn hình đòi nâng cấp khi hết tháng.
Giới hạn dung lượng:
- 1 người dùng
- 10 dự án
- 1 địa điểm
- 1 profit center (đơn vị tính lãi lỗ riêng)
- 1 GB lưu trữ
- 100 giao dịch mỗi tháng
Các module có sẵn: Tài chính toàn công ty, Quản lý dự án, Đơn mua hàng, Biên bản, Hoàn ứng chi phí, Doanh thu, Hóa đơn phải trả.
Đọc danh sách đó theo nghĩa nghiệp vụ: bạn dựng được một công trình, gắn dự toán vào nó, ghi từng khoản chi thực tế theo hạng mục, theo dõi hóa đơn nhà cung cấp phải trả, xử lý hoàn ứng cho anh em công trường, và ghi doanh thu về theo từng đợt nghiệm thu. Đó là toàn bộ vòng đời tiền của một công trình, từ dự toán đến lãi lỗ.
100 giao dịch một tháng là nhiều hay ít
Con số này quyết định gói miễn phí có dùng được thật hay chỉ để xem cho biết, nên tôi nói thẳng thay vì lướt qua.
Một công trình dân dụng cỡ 2 đến 5 tỷ, thi công trong 6 tháng, mỗi tháng thường phát sinh khoảng 30 đến 60 chứng từ: phiếu mua vật tư, hóa đơn nhà cung cấp, hoàn ứng tiền cho chỉ huy trưởng, chi phí thuê máy, chi phí nhân công thầu phụ. Đây là ước lượng theo quy mô công trình phổ biến, không phải số liệu đo từ hệ thống, nên bạn hãy đối chiếu với sổ chi của chính mình trước khi tin.
Với mức đó, 100 giao dịch mỗi tháng đủ cho một đến hai công trình đang thi công cùng lúc. Còn 10 dự án là sức chứa của kho dữ liệu, không phải 10 công trình chạy hết công suất song song. Bạn có thể để trong đó vài công trình đã xong để tra lại số cũ, một hai công trình đang chạy, và vài dự án đang chào thầu.
Nếu công ty bạn đang chạy bốn năm công trình một lúc, gói miễn phí sẽ chật trong tháng đầu tiên. Trường hợp đó tôi khuyên chọn một công trình để làm thử cho ra kết quả, thay vì nhồi hết vào rồi bỏ dở.
Ai nên là người dùng duy nhất đó
Giới hạn 1 người nghe như nhược điểm. Trong thực tế nó lại loại bỏ thứ giết chết phần lớn dự án phần mềm ở doanh nghiệp nhỏ: chờ cả đội cùng đổi thói quen.
Người dùng đó nên là người đang giữ tiền trong đầu. Thường là chủ doanh nghiệp hoặc kế toán tổng hợp. Đội công trường không cần đăng nhập, không cần học gì cả. Họ vẫn chụp ảnh chứng từ gửi Zalo như đang làm, chỉ khác là ảnh đó được một người nhập vào đúng công trình, đúng hạng mục, thay vì rơi vào một file Excel mà tháng sau không ai mở lại.
Cách này chạy được vì nút thắt thật ở doanh nghiệp dự án nhỏ không phải thiếu người nhập liệu. Nó là chi phí bị ghi rời rạc ở nhiều chỗ nên không ai cộng lại được theo công trình.
Gói miễn phí không có gì
Phần này quan trọng ngang phần trên, vì biết trước sẽ đỡ hụt hẫng.
Không có chấm công, không có đề nghị mua hàng, không có phân quyền theo vai trò, không có nhật ký hoạt động, không có đa tiền tệ, và không có quy trình phê duyệt. Riêng phê duyệt là điểm cần nhớ kỹ: gói miễn phí không phải công cụ kiểm soát nội bộ cho nhiều người, nó là sổ chi phí dự án cho một người ghi và đọc.
Nói cách khác, nó trả lời câu hỏi “công trình này đang lãi lỗ bao nhiêu, tiền đi đâu”. Nó chưa trả lời câu hỏi “ai được duyệt khoản chi này, ai đã sửa số liệu lúc nào”.
Khi nào thì phải lên gói trả phí
Có bốn dấu hiệu, và cả bốn đều là dấu hiệu tốt vì nó nghĩa là cách làm đã chạy:
Người thứ hai cần nhập liệu. Khi bạn thấy mình ngồi nhập chứng từ lúc 10 giờ tối vì cả ngày chạy công trường, đó là lúc cần chia việc cho kế toán hoặc chỉ huy trưởng.
Cần duyệt trước khi chi. Khi bạn muốn biết một khoản mua vật tư trước khi tiền ra khỏi tài khoản, chứ không phải sau, bạn cần đề nghị mua hàng và quy trình phê duyệt.
Vượt 100 giao dịch một tháng. Thường xảy ra khi có công trình thứ ba chạy song song.
Có chi nhánh hoặc nhiều đơn vị tính lãi lỗ riêng. Gói miễn phí giới hạn một địa điểm và một profit center.
Gói Pro giá 4.990.000 VND mỗi tháng cho 5 người dùng, chưa gồm thuế, mua theo block 5 user. Trả theo năm là 53.892.000 VND, tiết kiệm 5.988.000 VND so với trả tháng. Pro gỡ trần dự án, địa điểm và profit center, nâng lưu trữ lên 10 GB, 1000 giao dịch mỗi tháng, và bổ sung chấm công, đề nghị mua hàng, phân quyền theo vai trò, nhật ký hoạt động, đa tiền tệ, quy trình phê duyệt.
Điểm đáng nói là dữ liệu bạn nhập ở gói miễn phí không mất khi nâng cấp. Ba tháng ghi chép của một công trình vẫn nằm nguyên đó, chỉ là từ đó có thêm người cùng dùng.
Ba mươi ngày đầu nên làm gì
Nếu chỉ đăng ký rồi bấm loanh quanh, sau hai tuần bạn sẽ quên mật khẩu. Đây là cách dùng có kết quả:
Tuần 1: chọn đúng một công trình đang thi công, dựng nó trong hệ thống, nhập dự toán theo hạng mục. Đừng chọn công trình đã xong, vì bạn cần thấy số liệu động.
Tuần 2: nhập chi phí phát sinh hằng ngày, mỗi ngày một lần, khoảng mười phút. Vật tư, nhân công, thuê máy, hoàn ứng.
Tuần 3: nhập hóa đơn nhà cung cấp chưa trả và các đợt nghiệm thu đã ký. Đây là lúc bạn bắt đầu thấy khoảng cách giữa lãi trên sổ và tiền trong tài khoản.
Tuần 4: mở báo cáo lãi lỗ của công trình đó và so với con số bạn vẫn ước trong đầu. Chênh lệch giữa hai con số này là thứ đáng giá nhất mà một tháng làm việc mang lại.
Đăng ký tại costdesk.co/pricing.
Còn doanh nghiệp bạn: nếu bây giờ có người hỏi công trình đang chạy lãi bao nhiêu, bạn trả lời được trong mấy phút, hay phải chờ kế toán tổng hợp mấy ngày?
CostDesk Newsletters
Đăng ký nhận bản tin miễn phí hàng tuần từ CostDesk
[email protected]
Đăng ký