Mẫu Excel tính cost rate theo giờ cho từng nhân sự

Hỏi một giám đốc công ty phần mềm rằng một giờ của lập trình viên senior tốn công ty bao nhiêu, câu trả lời thường là lương tháng chia cho số ngày công rồi chia tiếp cho tám. Phép tính đó nhanh, dễ nhớ, và thấp hơn thực tế khá nhiều.

Nó sai ở hai chỗ. Tử số bỏ sót mọi khoản ngoài lương. Mẫu số lấy toàn bộ giờ làm việc, trong khi công ty chỉ bán được một phần trong số đó. Hai sai lệch này cùng chiều, nên con số cuối cùng có thể thấp hơn thực tế tới vài chục phần trăm, và mọi báo giá dựa trên nó đều mỏng hơn ta tưởng.

Bài này đưa file tính lại con số đó cho tử tế, và chỉ ra hai đơn giá khác nhau mà phần lớn công ty đang gộp làm một.

Tải file

Các anh chị để lại email ở ô bên dưới.

Thư gửi về có cả ba file: bảng cost rate này, bảng chấm công theo dự án và bảng lãi lỗ dự án. File cost rate cần số giờ lấy từ bảng chấm công, và kết quả của nó chảy tiếp vào bảng lãi lỗ, nên gửi kèm luôn cho đủ chuỗi.

Một lưu ý trước khi bạn mở file: ô tỷ lệ đóng bảo hiểm phần doanh nghiệp và ô trần lương đóng bảo hiểm được để trống có chủ ý. Các mức này thay đổi theo quy định và theo thời điểm, nên điền sẵn một con số hôm nay thì sang năm file thành sai mà người dùng không biết. Bạn đối chiếu quy định hiện hành rồi tự điền, mọi con số phía sau tự cập nhật theo.

Cost rate là gì và vì sao lương chia số giờ là sai

Cost rate (giá vốn một giờ) là toàn bộ chi phí công ty bỏ ra để sở hữu một nhân sự trong một kỳ, chia cho số giờ tính được từ người đó trong kỳ ấy. Nó là giá vốn, khác hẳn với bill rate (đơn giá bán cho khách). Phần bóc tách từng cấu thành có bài riêng ở cost rate theo giờ gồm những gì.

Cách tính nhanh bằng lương chia ngày công hỏng ở cả hai vế của phép chia. Phần tử số bỏ qua bảo hiểm bắt buộc, thưởng, phụ cấp, thiết bị, chi phí đào tạo. Phần mẫu số thì tệ hơn: nó ngầm giả định mọi giờ làm việc đều bán được cho khách, trong khi thực tế luôn có phép năm, ngày lễ, họp nội bộ, đào tạo, và những khoảng chờ giữa hai dự án.

Kết quả là công ty tin rằng mình đang có biên lợi nhuận tốt, cho tới lúc cả năm cộng lại thì không thấy tiền đâu.

Một nhân sự tốn những khoản gì

File chia thành bốn nhóm, gõ vào sheet nhân sự mỗi người một dòng.

Khoản trả thẳng cho người lao động: lương gross theo tháng, phụ cấp, và thưởng ước tính cả năm. Thưởng thường chưa biết chắc vào đầu năm, cứ lấy mức của năm trước hoặc mức cam kết, sai một chút vẫn tốt hơn bỏ trắng.

Khoản bắt buộc theo quy định: phần bảo hiểm doanh nghiệp đóng. File tự tính từ hai tham số bạn điền, có xử lý trần lương đóng bảo hiểm nếu bạn nhập trần.

Khoản đi kèm chỗ ngồi và công cụ: máy tính, màn hình, bản quyền phần mềm, chi phí đào tạo. Phân bổ theo năm. Đừng bỏ qua vì tưởng nhỏ, cộng lại thường bằng gần một tháng lương.

Khoản không ai ghi vào sổ: phần giờ không bán được. Khoản này không nằm ở tử số mà nằm ở mẫu số, và chính là chỗ tạo ra khác biệt lớn nhất, nói kỹ ở mục dưới.

Mẫu số quan trọng hơn tử số

Bắt đầu từ số giờ trên lý thuyết, rồi trừ dần.

Với tham số mặc định trong file, tám giờ một ngày và 250 ngày làm việc trong năm, trừ 12 ngày phép và 11 ngày lễ, còn 1.816 giờ khả dụng một năm.

Nhưng công ty không bán được 1.816 giờ đó. Trừ tiếp phần ghế trống, tức những ngày một người đã có mặt nhưng chưa có dự án để giao, và phần giờ nội bộ gồm họp, đào tạo, làm đề xuất cho khách chưa ký. Với mức mặc định 15% ghế trống và 10% giờ nội bộ, còn khoảng 1.389 giờ bán được.

Chênh lệch giữa 1.816 và 1.389 là 23%. Chia cùng một số tiền cho hai mẫu số đó ra hai kết quả lệch nhau đáng kể, và đó là lý do phải tách bạch hai con số.

Hai tham số ghế trống và giờ nội bộ nên đo chứ đừng đoán. Số ngày trống ghế lấy từ lịch phân bổ nhân sự của năm trước. Tỷ lệ giờ nội bộ lấy từ bảng chấm công theo dự án, nếu bạn đã chạy được vài tháng. Đây cũng chính là hai thành phần của tỷ lệ giờ tính phí trên giờ khả dụng, chỉ số quyết định lãi lỗ ở cấp công ty.

Hai con số file này cho ra

Với dữ liệu mẫu trong file, một lập trình viên senior lương gross 45 triệu một tháng có tổng chi phí sở hữu 622 triệu một năm. Chia cho hai mẫu số ở trên:

Chỉ tiêu	Giá trị
Cost rate trên giờ khả dụng	342.511 đồng
Cost rate trên giờ bán được	447.727 đồng

Hai con số này dùng vào hai việc khác nhau, và nhầm chỗ là nhầm nghiêm trọng.

Cost rate trên giờ khả dụng dùng cho báo cáo lãi lỗ. Khi tính chi phí nhân công đã bỏ vào một dự án, bạn nhân số giờ thực tế với con số này. Nó phản ánh đúng phần tiền công ty đã chi cho những giờ đó.

Cost rate trên giờ bán được dùng cho báo giá. Vì khi đặt giá, bạn phải để phần giờ bán được gánh cả chi phí của phần giờ không bán được. Không ai trả tiền cho ngày một lập trình viên ngồi chờ dự án, nên khoản đó phải nằm sẵn trong đơn giá của những giờ có người trả tiền.

Con số mẫu ở đây tính khi ô tỷ lệ bảo hiểm còn để trống, nên nó vẫn thấp hơn thực tế. Điền tỷ lệ theo quy định hiện hành thì cả hai cột đều tăng.

Từ cost rate ra giá sàn

Giá vốn chưa phải là giá sàn. Còn hai lớp nữa phải cộng vào.

Thứ nhất là chi phí gián tiếp: lương bộ phận bán hàng, kế toán, hành chính, ban giám đốc, tiền thuê văn phòng. Những người này không khai giờ vào dự án nào nhưng vẫn phải có ai đó trả lương. File cho phép đặt tỷ lệ gián tiếp tính trên chi phí nhân công, mặc định 20%.

Thứ hai là biên lợi nhuận mục tiêu. Đây là phần bạn muốn giữ lại, không phải phần dôi ra tình cờ.

Với dữ liệu mẫu, giá sàn của lập trình viên senior nói trên là 716.363 đồng một giờ. Bán dưới mức đó, dự án vẫn có thể trông như đang lãi trên bảng tính nhanh, nhưng sau khi gánh đủ chi phí thì không còn gì.

Cách dùng con số này khi báo giá nằm ở bài cách tính giá dự án phần mềm. Còn nếu bạn muốn hiểu vì sao phần ghế trống lại đắt đến vậy, xem chi phí ghế trống.

Cập nhật bao lâu một lần

Ba mốc cần tính lại: mỗi kỳ tăng lương, mỗi lần cơ cấu đội hình thay đổi đáng kể, và ít nhất sáu tháng một lần kể cả khi không có gì thay đổi.

File này là một trong bộ mẫu của bộ mẫu Excel quản lý chi phí dự án, và là mẫu duy nhất bạn chỉ cần điền một lần mỗi kỳ.

Lý do của mốc thứ ba: hai tham số ghế trống và giờ nội bộ trôi theo tình hình kinh doanh mà không ai để ý. Một quý ít việc làm tỷ lệ ghế trống tăng, kéo cost rate thật lên, trong khi báo giá vẫn dùng con số cũ. Đó là kiểu lỗ âm thầm khó thấy nhất, vì không có dự án nào trông có vẻ sai cả.

Câu hỏi thường gặp

Cost rate và bill rate khác nhau thế nào?

Cost rate là giá vốn một giờ, bill rate là giá bán cho khách. Khoảng cách giữa hai con số phải đủ để gánh chi phí gián tiếp và để lại biên lợi nhuận. Nhiều công ty biết bill rate của mình rất rõ nhưng chưa từng tính cost rate, nên không biết khoảng cách đó rộng hẹp ra sao.

Nên tính riêng từng người hay theo cấp bậc?

Tính riêng từng người ở sheet nhân sự, rồi dùng sheet theo cấp bậc để có mức trung bình dùng khi báo giá nhanh mà chưa biết đích danh ai vào dự án. Báo giá theo trung bình cấp bậc rồi bố trí người có lương cao hơn mức trung bình là một cách bào mòn biên khá phổ biến.

Người mới vào chưa quen việc thì tính thế nào?

Cost rate vẫn tính như bình thường vì công ty vẫn trả đủ tiền cho họ. Phần chưa quen việc thể hiện ở chỗ khác: họ cần nhiều giờ hơn cho cùng khối lượng, nên chi phí dự án tăng qua số giờ chứ không qua đơn giá.

Thưởng cuối năm chưa biết thì ước ra sao?

Lấy mức thực trả của năm trước. Nếu công ty mới hoạt động, lấy mức cam kết trong thư mời làm việc. Ước sai một tháng lương làm cost rate lệch khoảng 7%, vẫn tốt hơn nhiều so với bỏ trắng khoản này.

Chi phí quản lý có nên cộng thẳng vào cost rate không? Không nên. Giữ cost rate là giá vốn thuần của một giờ nhân sự, rồi cộng chi phí gián tiếp ở bước tính giá sàn. Gộp vào một chỗ sẽ làm báo cáo lãi lỗ tính hai lần khoản gián tiếp, vì bảng lãi lỗ dự án đã có riêng dòng phân bổ chi phí chung.

Hệ số ghế trống lấy bao nhiêu?

Đo từ dữ liệu của mình thay vì mượn con số của người khác. Đếm số ngày trong năm trước mà mỗi người không được phân vào dự án nào, chia cho tổng ngày khả dụng. Nếu chưa có dữ liệu, bắt đầu bằng mức trong file rồi thay bằng số thật sau một quý.

Nhân sự làm sản phẩm nội bộ tính vào đâu?

Giờ của họ là giờ không tính phí trong bảng chấm công, và tính vào chi phí phát triển sản phẩm chứ không phải chi phí dự án khách hàng. Nếu đội làm sản phẩm nội bộ chiếm tỷ trọng lớn, nên tách riêng khi tính tỷ lệ giờ nội bộ, nếu không con số sẽ méo cho cả những người chỉ làm dự án khách.

---

Mở bảng lương gần nhất, lấy một người bất kỳ, tính cost rate trên giờ bán được của họ theo cách trong bài. So con số đó với đơn giá bạn đang báo cho khách trong hợp đồng gần nhất. Với mức gián tiếp 20% và biên mục tiêu 25% như trong file, đơn giá phải cao hơn cost rate đó ít nhất 60% thì mới đủ. Chưa tới mức ấy nghĩa là phần chi phí gián tiếp của công ty đang chưa được ai gánh.

CostDesk Newsletters Đăng ký nhận bản tin miễn phí hàng tuần từ CostDesk

[email protected] Đăng ký