Lợi nhuận không mất ở hợp đồng, mà ở cách ghi nhận chi phí

Trong quá trình vận hành dự án, có một nghịch lý quen thuộc: doanh nghiệp tưởng rằng hợp đồng đã chốt lời, nhưng đến cuối cùng, con số lợi nhuận thực lại không như kỳ vọng. Đội kinh doanh khẳng định đã chào đúng giá, đội vận hành nói đã làm đúng tiến độ, nhưng bảng P&L cuối cùng vẫn “mỏng” hơn dự kiến. Hỏi kỹ mới thấy, lợi nhuận không đi đâu mất, nó chỉ bị chia nhỏ, tan biến dần trong cách doanh nghiệp ghi nhận chi phí.

Mục lục bài viết

Chi phí hòa tan, điểm mù phổ biến nhất

Ở nhiều tổ chức, chi phí không được ghi nhận theo logic của dự án, mà theo logic của nghiệp vụ kế toán. Các khoản tạm ứng, chi chung, hoàn tiền, khấu hao, phân bổ, tất cả đều hợp lý về mặt kế toán, nhưng lại làm mờ đi sự thật tài chính của từng dự án riêng lẻ.

Một hợp đồng có thể sinh lời, nhưng vì chi phí được ghi chung theo trung tâm hay bộ phận, nên kết quả thể hiện chỉ phản ánh trung bình, không cho thấy đâu là dự án hiệu quả, đâu là dự án rủi ro. Và khi dữ liệu tài chính bị “hòa tan” kiểu đó, doanh nghiệp rơi vào điểm mù phổ biến nhất: biết mình có lãi hay lỗ, nhưng không biết vì sao.

Lợi nhuận bị mất ở đâu?

Thực tế, lợi nhuận không bị mất trong báo cáo, nó bị mất trong cách ghi nhận. Một chi phí đến chậm vài ngày có thể khiến tỷ suất lãi bị méo trong kỳ; một khoản chi sai mã dự án khiến kết quả phân tích sai lệch; một hợp đồng mua chung cho nhiều job khiến không có job nào chịu đủ phần chi thật. Dần dần, doanh nghiệp sống trong ảo giác lợi nhuận, có lãi “trên giấy”, nhưng tiền mặt lại cạn.

Những doanh nghiệp làm dự án chuyên nghiệp hiểu rõ: chi phí không chỉ là con số để báo cáo, mà là ngôn ngữ của hiệu quả. Ghi nhận chi phí đúng lúc, đúng nơi, đúng dự án, chính là cách bảo vệ lợi nhuận.

Khi ghi nhận đúng thì văn hóa cũng thay đổi

Trong mô hình Job Costing, từng đồng chi được gắn thẻ ngay từ nguồn gốc của nó: thuộc job nào, giai đoạn nào, và trạng thái ra sao. Khi đó, báo cáo tài chính không còn là một bản tổng kết, mà là một bức tranh chuyển động, cho thấy dòng lợi nhuận đang dịch chuyển ở đâu, phần nào bị kéo giãn, phần nào đang đóng góp.

Điều đặc biệt là, khi dữ liệu chi phí được chỉ rõ ngay tại thời điểm phát sinh, văn hóa trong doanh nghiệp cũng thay đổi. Người phụ trách hiện trường không ghi chi vì “phải báo”, mà vì hiểu rằng mỗi hóa đơn, mỗi tờ yêu cầu, là một mảnh ghép của bức tranh lợi nhuận thật. Ban điều hành không hỏi “các em đã chi bao nhiêu?”, mà hỏi “các em đã ghi nhận đúng chưa?”. Lợi nhuận khi đó không còn là kết quả phòng tài chính tính ra, mà là điều doanh nghiệp chứng minh được qua từng dòng dữ liệu.

Ví dụ thực tế: Hai dự án cùng hợp đồng, một lãi, một lỗ

Đây là tình huống xuất hiện nhiều hơn người ta nghĩ trong ngành xây dựng và thi công dân dụng tại Việt Nam. Hai dự án có cùng quy mô hợp đồng, cùng đội thi công, cùng loại công trình, nhưng kết quả tài chính cuối kỳ lại hoàn toàn khác nhau. Không phải vì năng lực thi công khác nhau, mà vì cách ghi nhận chi phí theo từng hạng mục khác nhau.

Tình huống cụ thể: công ty thi công nhà phố A và B nhận hai hợp đồng xây dựng cùng loại.

Hợp đồng dự án A: 2,4 tỷ đồng, nhà phố 4 tầng.

Hợp đồng dự án B: 2,4 tỷ đồng, nhà phố 4 tầng.

Dự toán ban đầu của cả hai đều ước biên lợi nhuận gộp khoảng 18%, tức khoảng 432 triệu đồng mỗi dự án.

Dự án A ghi nhận chi phí ngay theo từng hạng mục:

Phần móng và kết cấu: thực chi 680 triệu, dự toán 700 triệu, tiết kiệm 20 triệu

Phần hoàn thiện nội thất: thực chi 510 triệu, dự toán 490 triệu, phát sinh thêm 20 triệu (chủ nhà yêu cầu đổi vật liệu)

Phần điện nước M&E: thực chi 190 triệu, dự toán 200 triệu, tiết kiệm 10 triệu

Chi phí nhân công trực tiếp: thực chi 350 triệu, dự toán 360 triệu, tiết kiệm 10 triệu

Chi phí quản lý dự án: 120 triệu (phân bổ đúng theo tỷ lệ quy định)

Tổng thực chi: 1.850 triệu đồng. Lợi nhuận gộp thực tế: 550 triệu đồng (22,9%). Kết quả: Alpha lãi tốt hơn dự toán.

Vì chi phí được theo dõi theo từng hạng mục, khi hạng mục hoàn thiện phát sinh thêm, đội dự án phát hiện ngay và đàm phán bổ sung hợp đồng với chủ nhà được 35 triệu. Dữ liệu chỉ rõ giúp họ có bằng chứng để yêu cầu điều chỉnh.

Dự án B ghi chi phí theo đợt thanh toán, một thông lệ phổ biến: nhận tiền đợt nào thì hạch toán chi phí đợt đó, không tách theo hạng mục công việc.

Kết quả: đến tháng thứ 4, đội B mới nhận ra chi phí nhân công đã vượt 15% so với dự toán, nhưng lúc đó dự án đã thi công xong phần thô. Không còn dư địa để điều chỉnh. Chi phí vật tư mua chung cho hai dự án (thép, xi măng) được phân bổ đều, dù B thực tế dùng nhiều hơn A 12% do thiết kế có thay đổi.

Tổng thực chi sau quyết toán: 2.110 triệu đồng. Lợi nhuận gộp thực tế: 290 triệu đồng (12,1%). Kết quả: B lỗ so với kỳ vọng, gần như ngang điểm hòa vốn khi tính đầy đủ chi phí gián tiếp.

Sự khác biệt nằm ở khả năng nhìn thấy, không phải ở hiệu quả thi công. Cả hai đội đều làm việc chăm chỉ, tiến độ đúng hạn. Nhưng đội A có thể thấy chi phí đang diễn ra như thế nào ở từng hạng mục, từng tuần, nên có thể phản ứng kịp thời. Đội B chỉ thấy tổng số tiền đã chi và tổng số tiền đã thu, đến khi thấy vấn đề thì đã quá muộn để xử lý.

Trong ngành xây dựng SME tại Việt Nam, khoảng cách này không phải ngoại lệ, nó là quy luật. Những công ty bắt đầu ghi nhận chi phí theo hạng mục thường báo cáo rằng sau 2–3 dự án đầu tiên, họ đã tìm ra được 3–5 khoản chi “vô hình” mà trước đây họ không biết mình đang tốn tiền vào đó.

Rõ ràng là bảo vệ lợi nhuận từ gốc

Rõ ràng cuối cùng không phải là biết mình có lãi hay lỗ, mà là biết chính xác vì sao. Lợi nhuận, nếu không đo đúng, không ghi đúng, thì dù doanh nghiệp có chạy nhanh đến đâu, nó vẫn sẽ chảy ra từ chính những chỗ tưởng là nhỏ nhất.

Một ví dụ điển hình: một agency thiết kế triển khai mười lăm dự án lớn nhỏ cùng lúc, tự tin rằng biên lợi nhuận ước đạt khoảng 15%. Khi đưa hệ thống Job Costing vào, nhóm phát hiện bảy dự án đang “đốt” chi phí chung, từ khấu hao máy, nhân sự tới chi phí quản lý, nhưng không được phân bổ. Sau khi ghi nhận đúng, lợi nhuận thực tế chỉ quanh 8%.

Ban đầu, con số khiến ai cũng chột dạ. Nhưng sáu tháng sau, khi đã quản lý theo dữ liệu thật, lợi nhuận trung bình tăng lên 18%, lần này là thật. Vì doanh nghiệp không còn đánh mất tiền ở thứ họ không nhìn thấy.

CostDesk giúp doanh nghiệp dự án ghi nhận chi phí đúng thời điểm, đúng dự án, đúng người chịu trách nhiệm, để lợi nhuận không tan trong con số, mà hiện rõ trong từng dòng dữ liệu thật.

Để bắt đầu: hãy chọn một dự án đang chạy và thử theo dõi chi phí của nó theo hạng mục thay vì theo đợt thanh toán. Sau hai tuần, bạn sẽ thấy được những điểm mà cách ghi nhận hiện tại đang che mờ.

Bài liên quan: Vì sao công trình lỗ? Phân tích 12 nguyên nhân từ dự thầu đến quyết toán.