Vì sao công trình lỗ? 12 nguyên nhân và cách truy gốc

Một giám đốc từng đưa tôi xem hồ sơ quyết toán của công trình đã bàn giao 14 tháng trước: lỗ 400 triệu. Điều làm anh khó chịu nhất không nằm ở con số, mà ở chỗ suốt thời gian thi công, mọi báo cáo anh nhận đều màu xanh. “Nếu nó lỗ thì phải có lúc nào đó nó bắt đầu lỗ chứ. Lúc đó là lúc nào, sao không ai thấy?”

Câu hỏi đó đúng trọng tâm hơn mọi cuộc họp truy trách nhiệm. Công trình hiếm khi lỗ vì một cú sập duy nhất; nó lỗ vì nhiều vết cắt nhỏ ở các giai đoạn khác nhau, mỗi vết do một cơ chế khác nhau gây ra, và phần lớn có thể nhìn thấy sớm nếu biết nhìn ở đâu. Dưới đây là 12 nguyên nhân xếp theo giai đoạn phát sinh, mỗi nguyên nhân kèm một câu hỏi để bạn tự soi doanh nghiệp mình.

Mục lục bài viết

Lỗ mà không biết mình lỗ

Trước khi vào danh sách, cần trả lời câu hỏi của vị giám đốc kia: vì sao báo cáo xanh suốt 14 tháng rồi đỏ đúng một lần cuối? Có ba cơ chế cộng hưởng. Doanh thu được ghi theo nghiệm thu nên nhìn có vẻ đều đặn, trong khi nhiều khoản chi phí về sổ trễ vài tuần đến vài tháng. Các khoản phát sinh chưa được xác nhận vẫn được ngầm tính là “sẽ đòi được”. Và khối lượng bị cắt khi quyết toán thì đến tận lúc quyết toán mới hiện hình. Ba độ trễ chồng lên nhau tạo ra một chuỗi báo cáo lạc quan giả cho đến ngày sự thật gom về một chỗ.

Cũng cần phân vai với một khái niệm hàng xóm: vượt ngân sách là chuông báo giữa trận, khi lãi mục tiêu đang mỏng đi nhưng chưa âm. Lỗ là tỷ số chung cuộc. Bài về vượt ngân sách phục vụ người đang cầm còi giữa trận; bài này phục vụ người muốn hiểu vì sao trận đấu thua và trận sau phải dàn quân khác đi.

Vì sao công trình lỗ? 12 nguyên nhân và cách truy gốc

Nhóm 1: lỗ định sẵn từ trước khởi công

Nguyên nhân 1: bỏ giá thấp hơn giá thành

Nguyên nhân phổ biến nhất và ít được thừa nhận nhất. Áp lực có việc cho quân, áp lực doanh số, tâm lý “trúng đã rồi tính” dẫn đến những mức giá mà không một phép quản trị nào cứu nổi về sau. Tự soi: trước khi bỏ giá lần gần nhất, công ty bạn có tính ra giá thành dự kiến của công trình đó không, hay chỉ lấy giá đối thủ trừ đi vài phần trăm?

Nguyên nhân 2: bóc sót khối lượng

Khác với bỏ giá thấp có chủ đích, đây là bỏ giá thấp không biết. Sót một đầu mục trong bóc tách khối lượng nghĩa là phần việc đó được thi công miễn phí. Các lỗi bóc tách lặp đi lặp lại nhiều nhất được liệt kê trong bài sai lầm khi lập dự toán. Tự soi: dự toán của bạn có được một người thứ hai rà chéo trước khi chốt giá không?

Nguyên nhân 3: điều khoản hợp đồng bất lợi

Ký trọn gói khi thiết kế chưa chốt. Không có điều khoản trượt giá trong thời kỳ giá vật liệu nhảy múa. Phạt tiến độ một chiều trong khi lỗi chậm bàn giao mặt bằng của chủ đầu tư không bị ràng gì. Mỗi loại hợp đồng mang một cấu trúc rủi ro riêng, và có những công trình thua ngay ở bàn đàm phán. Tự soi: ai trong công ty bạn đọc điều khoản thanh toán và điều chỉnh giá trước khi ký, và người đó có quyền từ chối ký không?

Nguyên nhân 4: không lập ngân sách thi công nội bộ

Trúng thầu xong thi công thẳng bằng file dự toán dự thầu, tức là lấy giá bán làm mức được phép chi. Toàn bộ kỷ luật chi tiêu mất chỗ neo ngay từ ngày đầu. Bước chuyển dự toán thành ngân sách và cách lập ngân sách công trình đều đã có bài riêng. Tự soi: công trình đang chạy của bạn có một bản ngân sách nội bộ tách khỏi dự toán dự thầu không?

Nhóm 2: lỗ rỉ máu trong thi công

Nguyên nhân 5: phát sinh làm không công

Mọi thay đổi được làm ngay cho kịp tiến độ và tính tiền sau. Đến kỳ thanh toán, chủ đầu tư chỉ trả những gì có xác nhận. Ở các công trình có nhiều thay đổi thiết kế, riêng khoản phát sinh không đòi được có thể lớn hơn toàn bộ lãi mục tiêu. Tự soi: công ty bạn có mẫu phiếu xác nhận phát sinh dùng ngay tại hiện trường không, hay chờ văn phòng soạn công văn?

Nguyên nhân 6: thất thoát vật tư và nhân công

Hai dòng chảy ngầm ăn mòn giá thành mỗi ngày: vật tư đi khỏi công trường không để lại dấu vết và công được chấm nhưng việc không được làm. Từng khoản nhỏ, cộng cả công trình thì thành con số khiến nhiều giám đốc không tin cho đến khi tự kiểm kê. Tự soi: lần gần nhất bạn đối chiếu lượng vật tư xuất kho với khối lượng thi công quy đổi là khi nào?

Nguyên nhân 7: trượt giá không có điều khoản bù

Giá thép, xi măng, nhân công leo thang giữa chừng trong khi hợp đồng đóng khung giá bán. Đây là rủi ro thị trường, nhưng mức độ thiệt hại lại do khâu hợp đồng và chiến lược ứng phó biến động giá quyết định. Tự soi: các vật tư chiếm trên 10% giá thành của bạn đã được chốt giá hoặc có phương án bù trượt giá chưa?

Nguyên nhân 8: chậm tiến độ, chi phí chung đội theo ngày

Trễ một quý nghĩa là thêm một quý lương ban chỉ huy, lán trại, điện nước, máy chờ việc, cộng thêm nguy cơ phạt hợp đồng. Chi phí chung không gắn với khối lượng nào nên báo cáo theo hạng mục không làm nó lộ ra; chỉ có so tổng chi phí chung với kế hoạch theo thời gian mới thấy. Tự soi: bạn có biết mỗi tháng công trình chạy thêm tốn bao nhiêu chi phí chung không?

Nguyên nhân 9: số liệu về trễ, biết lỗ khi đã muộn

Nguyên nhân đứng sau các nguyên nhân. Mọi vết cắt ở trên đều chảy máu lâu hơn mức cần thiết khi hệ thống theo dõi chi phí trả lời theo quý thay vì theo tuần. Một nhà thầu nhận số liệu ngay khi chi phí phát sinh không tránh được va vấp, nhưng mỗi cú va chỉ trầy xước thay vì thủng két. Tự soi: từ lúc một khoản chi xảy ra ở công trường đến lúc nó xuất hiện trong báo cáo của bạn là bao nhiêu ngày?

Nhóm 3: lỗ chốt hạ ở khâu thanh quyết toán

Nguyên nhân 10: hồ sơ thiếu, khối lượng bị cắt

Thi công thật, chi tiền thật, nhưng hồ sơ thanh toán không chứng minh được. Phần khối lượng thiếu biên bản, thiếu hoàn công, thiếu xác nhận bị gạt khỏi giá trị quyết toán, và mỗi phần trăm bị cắt là một phần trăm doanh thu mất trên chi phí đã chi đủ. Tự soi: hồ sơ của đợt thanh toán gần nhất được làm song song với thi công, hay được “dựng lại” khi đến hạn nộp?

Nguyên nhân 11: chi phí không hợp lệ bị loại khi quyết toán thuế

Mua vật tư không hóa đơn, nhân công thời vụ không chứng từ, chi tiếp khách không hợp lệ. Đến kỳ quyết toán thuế, các khoản này bị loại khỏi chi phí được trừ, thuế phải nộp tăng lên và khoản lãi mỏng manh trên sổ có thể chuyển thành lỗ sau thuế. Đây là kiểu lỗ khiến nhiều giám đốc ngã ngửa vì nó không nằm trong bất kỳ báo cáo công trình nào. Tự soi: bạn có ước được bao nhiêu phần trăm chi phí công trình hiện tại đang không có chứng từ hợp lệ không?

Nguyên nhân 12: quyết toán kéo dài, chi phí vốn ăn nốt phần còn lại

Quyết toán treo 2-3 năm nghĩa là tiền giữ lại bảo hành, khối lượng tranh chấp và công nợ cuối cùng đều bị giam từng ấy thời gian, trong khi doanh nghiệp vẫn trả lãi vay cho phần vốn đó. Một công trình lãi 4% trên sổ nhưng quyết toán treo 3 năm thì phần lãi ấy thực tế đã bị chi phí vốn ăn gần hết. Tự soi: công ty bạn còn bao nhiêu công trình đã bàn giao mà chưa quyết toán xong, và tổng tiền nằm ở đó là bao nhiêu?

Bảng tự chẩn đoán: đếm xem bạn hở mấy chỗ

Mười hai câu hỏi in nghiêng ở trên chính là bảng chẩn đoán. Cách dùng đơn giản: đọc lại từng câu, trả lời trung thực “có”, “không” hoặc “không chắc”. Mỗi câu “không” hoặc “không chắc” là một lỗ hổng đang mở. Kết quả 0-2 lỗ: hệ thống của bạn thuộc nhóm hiếm, hãy giữ nhịp. Từ 3-5 lỗ: lãi của bạn đang phụ thuộc vào may mắn nhiều hơn bạn nghĩ, nên vá theo thứ tự nhóm 1 trước. Từ 6 lỗ trở lên: khả năng cao doanh nghiệp đang có công trình lỗ mà báo cáo chưa thể hiện, và việc cần làm trước nhất là rút ngắn độ trễ số liệu để nhìn rõ hiện trạng.

Phòng ngừa theo hệ thống, đừng truy lỗi cá nhân

Điểm chung của 12 nguyên nhân: gần như không nguyên nhân nào do một cá nhân cố tình làm hỏng. Chúng là sản phẩm của hệ thống thiếu chốt chặn. Ba chốt đáng đầu tư nhất, xếp theo thứ tự: một quy trình chốt giá dự thầu có kiểm soát với người rà chéo độc lập; một nhịp đối chiếu chi phí hàng tuần kèm ngưỡng cảnh báo cho từng nhóm chi phí; và một bộ KPI gắn trách nhiệm chi phí xuống ban chỉ huy công trường để người gần số liệu nhất có lý do quan tâm đến nó.

Phát hiện đang hướng đến lỗ giữa chừng: cắt, đàm phán hay tăng tốc?

Khi số liệu cho thấy công trình sẽ về đích âm, cảm xúc thường đẩy về hai thái cực: cố chạy cho xong hoặc buông xuôi. Quyết định đúng cần lạnh hơn, dựa trên phân tích chênh lệch để chọn giữa các kịch bản: phần lỗ đã cố định chưa, phần nào còn cứu được bằng đàm phán phát sinh, chi phí thoát ra so với chi phí đi tiếp là bao nhiêu. Có những công trình càng làm nhanh càng đỡ lỗ, có những công trình mỗi ngày làm thêm là một ngày lỗ thêm, và hai loại này nhìn giống hệt nhau nếu thiếu số liệu.

Số liệu trễ là lỗi hệ thống, đừng bắn người đưa tin

Nếu bảng tự chẩn đoán của bạn hở nhiều ở nguyên nhân 9, giải pháp hiếm khi là “kế toán phải nhanh hơn”. Kế toán chỉ nhập được thứ được gửi về, và thứ được gửi về đang đi bằng giấy với nhịp cuối tháng. So sánh nghiêm túc giữa tiếp tục vá Excel và chuyển sang công cụ chuyên dụng đáng làm khi doanh nghiệp chạy từ 3 công trình song song. CostDesk được thiết kế cho đúng ca này: chi phí gắn vào công trình ngay tại điểm phát sinh, nên câu hỏi của vị giám đốc mở đầu bài, “nó bắt đầu lỗ từ lúc nào”, có câu trả lời theo tuần thay vì sau 14 tháng.

Lỗ và dòng tiền: cú đấm kép

Công trình lỗ ít khi đi một mình. Cùng bộ nguyên nhân đó thường kéo theo tiền kẹt ở khối lượng chưa nghiệm thu và công nợ khó đòi, nên doanh nghiệp lỗ trên sổ và hụt tiền mặt cùng lúc. Muốn đỡ được cú đấm kép này cần nhìn cả hai mặt trận trong một hệ thống quản lý dòng tiền công trình thống nhất.

Câu hỏi thường gặp

Bao nhiêu phần trăm công trình xây dựng bị lỗ? Không có thống kê đáng tin cho thị trường Việt Nam, và các con số lan truyền thường không kiểm chứng được. Điều kiểm chứng được ở từng doanh nghiệp: nếu bạn không tính được lãi lỗ riêng từng công trình, xác suất đang có công trình lỗ mà không biết là rất cao.

Công trình đầu tiên với chủ đầu tư mới có nên chấp nhận hòa vốn? Có thể, nếu đó là quyết định có tính toán: biết trước mình hòa vốn, khoanh rõ mức lỗ tối đa chấp nhận và có cơ sở tin vào các hợp đồng sau. Nguy hiểm nằm ở phiên bản không tính toán, tức nhận giá thấp rồi kỳ vọng “làm khéo sẽ có lãi”.

Lỗ một công trình nhưng cả năm vẫn lãi, có đáng lo? Đáng, vì con số năm đang che con số công trình. Một công trình lỗ 400 triệu được ba công trình lãi gánh nghĩa là ba công trình kia đang nuôi một cỗ máy đốt tiền, và bạn cần biết cỗ máy đó hỏng ở khâu nào trước khi nó lặp lại.

Nhận ra đang lỗ ở 50% tiến độ thì cứu được không? Phần đã lỗ thì không, phần còn lại thì được. Nửa sau công trình vẫn còn nguyên các đòn bẩy: đòi phát sinh đang treo, siết thất thoát, đàm phán lại các gói thầu phụ chưa ký và làm hồ sơ chuẩn để không bị cắt thêm khi quyết toán.

Làm sao biết lỗ do khách quan hay do quản lý? Tách bằng câu hỏi: yếu tố này có nằm ngoài khả năng biết trước và phòng bị của công ty không? Trượt giá là khách quan, nhưng ký hợp đồng dài hạn không có điều khoản trượt giá là quản lý. Đa số khoản lỗ khi mổ ra đều có hai lớp như vậy, và lớp quản lý mới là lớp sửa được.

Vị giám đốc trong câu chuyện mở đầu, sau khi đánh giá lại hồ sơ, tìm thấy đủ mặt các nguyên nhân 2, 5, 9 và 10. Không nguyên nhân nào mới, không nguyên nhân nào đặc biệt, và đó chính là điểm đáng suy nghĩ: công trình của anh không thua vì vận rủi, nó thua vì bốn lỗ hổng đã mở sẵn từ lâu. Còn bạn, nếu làm bảng tự chẩn đoán 12 câu ở trên ngay bây giờ, bạn đoán mình sẽ đếm được mấy chỗ hở?

Nguyên nhân nào trong 12 nguyên nhân trên từng khiến doanh nghiệp bạn mất tiền nhiều nhất? Chia sẻ ở phần bình luận nhé. Đừng quên lưu bài lại để làm bảng rà soát trước khi ký hợp đồng kế tiếp.