7 dấu hiệu cần bỏ Excel quản lý chi phí công trình

Không ai thức dậy một sáng và quyết định Excel đã hết dùng được. Công cụ quá tải từ từ: tuần này chờ số liệu lâu hơn một chút, tháng sau hai file lệch nhau một lần, quý này giám đốc hỏi một câu mà mất nửa ngày mới có câu trả lời. Mỗi lần chỉ thêm một chút, nên người trong cuộc quen dần và thường là người nhận ra muộn nhất.

Chi phí ẩn của Excel không có hóa đơn, nên nó không hiện lên như một khoản cần cắt. Bài này nêu bảy dấu hiệu cụ thể, mỗi dấu hiệu là một tình huống anh chị có thể nhận ra ngay ở công ty mình, kèm một câu kiểm tra nhanh. Cuối bài có bảng chấm điểm để biết công ty đang ở mức chuẩn bị, nên đổi, hay đã trả giá mỗi ngày.

Mục lục bài viết

Vì sao khó tự nhận ra mình đã quá tải Excel

Con người quen dần với bất tiện khi nó tăng từ từ. Nếu ngay ngày đầu dùng Excel mà báo cáo đã trễ một tuần và số liệu đã lệch giữa các file, ai cũng thấy ngay là không ổn. Nhưng khi những bất tiện đó tích lại qua nhiều năm, mỗi thứ một ít, chúng thành “chuyện bình thường của nghề”.

Chi phí ẩn của Excel là như vậy: nó có thật, ăn vào lãi và thời gian, nhưng không có hóa đơn nên không ai thấy cần xử lý. Bảy dấu hiệu dưới đây gọi tên từng khoản chi phí ẩn đó để anh chị cân nhắc.

Bảy dấu hiệu

Báo cáo chi phí luôn trễ hơn một tuần. Cuộc họp đầu tháng bàn về số liệu của tháng trước nữa, vì số tháng vừa rồi chưa tổng hợp kịp, nên quyết định dựa trên tình hình đã cũ. Kiểm tra nhanh: số liệu chi phí mới nhất anh chị có trong tay hôm nay là của ngày nào? Nếu cách hơn một tuần thì đây là dấu hiệu.
Cùng một con số, hai nơi hai kết quả. File chi phí của kế toán và file của chỉ huy trưởng cho hai con số khác nhau về cùng một công trình, và không ai chắc bên nào đúng. Đây là biểu hiện quen thuộc khi hiện trường đi nhanh hơn sổ kế toán. Kiểm tra nhanh: hỏi hai bộ phận chi phí công trình đến nay là bao nhiêu, xem có ra cùng một số không.
Một khoản chi phải nhập vào hai, ba nơi. Chỉ huy trưởng ghi sổ, văn phòng gõ lại vào Excel, kế toán nhập thêm lần nữa vào phần mềm kế toán. Một khoản chi, ba lần nhập, ba lần có thể sai. Kiểm tra nhanh: một hóa đơn mua vật tư đi qua bao nhiêu lần gõ tay trước khi vào báo cáo?
Chỉ biết lãi lỗ khi công trình đã xong. Trong lúc thi công, công ty không có con số lãi lỗ tạm tính đáng tin, nên chỉ biết công trình lãi hay lỗ lúc quyết toán, khi không còn xoay xở được gì. Kiểm tra nhanh: công trình đang chạy hiện lãi hay lỗ, và anh chị tin câu trả lời đó tới đâu?
Cả hệ thống nằm trong máy một người. File chi phí quan trọng nhất nằm trên máy một nhân viên, người đó nghỉ phép là cả công ty không tra được số. Kiểm tra nhanh: nếu người giữ file nghỉ một tuần, công ty còn tra được số liệu chi phí không?
File vỡ khi chạy ba bốn công trình song song. Mỗi công trình một file, và không có cách nào cộng chúng lại thành con số dòng tiền và chi phí của toàn công ty. Kiểm tra nhanh: để biết tháng sau cả công ty có đủ tiền không, anh chị mất bao lâu ghép số từ các file?
Giám đốc hỏi một câu, cả phòng tra file nửa ngày. Một câu hỏi tưởng đơn giản như “mã thép công trình B đến nay vượt bao nhiêu” khiến cả phòng lục file, và câu trả lời tới thì lúc cần quyết định đã qua. Kiểm tra nhanh: lần gần nhất lãnh đạo hỏi một con số chi phí, mất bao lâu mới có câu trả lời đáng tin?

Chấm điểm: công ty có mấy dấu hiệu?

Đếm số dấu hiệu anh chị thấy đúng với công ty mình, rồi đối chiếu:

Số dấu hiệu	Mức độ	Việc nên làm
1-2	Chuẩn bị nền	Siết quy trình theo dõi chi phí và bộ mã chi phí, chưa cần vội đổi
3-4	Nên đổi trong quý	Lên kế hoạch chuyển đổi, bắt đầu tìm hiểu công cụ
5 trở lên	Đang trả giá hằng ngày	Chi phí ẩn đã lớn, chuyển đổi càng sớm càng đỡ

Các dấu hiệu không đứng riêng mà kéo theo nhau. Nhập liệu trùng lặp làm số liệu trễ, số liệu trễ làm lãi lỗ không rõ, lãi lỗ không rõ thì quyết định chậm. Công ty càng có nhiều dấu hiệu thì chi phí ẩn càng lớn.

Bảy dấu hiệu cần bỏ Excel và thang chấm điểm ba mức: chuẩn bị nền, nên đổi trong quý, đang trả giá hằng ngày

Khi nào chưa nên đổi vội

Không phải cứ có dấu hiệu là mua phần mềm ngay. Có một tình huống nên khoan: khi công ty chưa có quy trình rõ và chưa có bộ mã chi phí thống nhất. Lúc đó phần mềm chỉ đưa sự lộn xộn lên máy, làm nó chạy nhanh hơn chứ không làm nó gọn hơn.

Nếu công ty đang ở mức một hai dấu hiệu và quy trình còn yếu, việc nên làm trước là dựng bộ mã chi phí và siết nhịp theo dõi chi phí công trình ngay trên Excel. Cách này cải thiện tình hình ngay, và cũng là điều kiện để sau này chuyển sang công cụ nào cũng suôn sẻ. Đổi công cụ khi nền chưa sẵn là lý do phổ biến khiến phần mềm bị bỏ giữa chừng.

CostDesk xử lý các dấu hiệu này thế nào

CostDesk là phần mềm quản lý chi phí theo cách Job Costing (tính giá thành theo công việc), dành cho doanh nghiệp vận hành theo dự án như nhà thầu xây dựng. Thay vì mỗi bộ phận giữ một file, mọi khoản chi đi vào cùng một cấu trúc dữ liệu, gắn với công trình, trung tâm công việc và hoạt động. Mỗi nhóm dấu hiệu ở trên ứng với một phần của hệ thống:

Số liệu trễ và nhập nhiều lần (dấu hiệu 1, 3). Đề nghị mua đi qua phê duyệt thành phiếu đặt hàng, nhận hàng rồi ghi thẳng vào chi phí thực tế của công trình, nên một khoản chi chỉ nhập một lần. Chấm công cũng đi thẳng vào chi phí nhân công của công trình.
Hai nơi hai con số, dữ liệu nằm trong máy một người (dấu hiệu 2, 5). Hiện trường chấm công vào, ra qua điện thoại, còn văn phòng và kế toán làm việc trên cùng một hệ thống có phân quyền theo vai trò, nên không còn file riêng của ai.
Chỉ biết lãi lỗ khi công trình xong (dấu hiệu 4). Chi phí thực tế được nối lên báo cáo lãi lỗ theo từng kỳ, kèm cảnh báo khi chi phí vượt kế hoạch.
Nhiều công trình và câu hỏi của giám đốc (dấu hiệu 6, 7). Báo cáo chi phí xem được theo công trình, trung tâm công việc và hoạt động, cùng dự báo dòng tiền và đối chiếu kế hoạch với thực tế cho toàn công ty.

Muốn xem bảy dấu hiệu này được xử lý trên dữ liệu của chính công ty mình, anh chị có thể đăng ký dùng thử miễn phí hoặc đặt lịch demo tại costdesk.co.

Bước tiếp theo

Nếu công ty ở mức nên đổi hoặc đang trả giá, bước tiếp theo đi theo thứ tự. Đánh giá các lựa chọn theo một bộ tiêu chí chọn phần mềm thay vì theo lời giới thiệu, tính dè dặt chi phí và ROI (tỷ suất hoàn vốn), rồi tìm hiểu lộ trình triển khai để biết cần chuẩn bị gì. Chọn đúng công cụ và triển khai đúng cách quan trọng ngang nhau, vì phần mềm tốt mà triển khai ẩu vẫn thất bại.

Câu hỏi thường gặp

Có mấy dấu hiệu thì bắt buộc phải đổi?
Không có con số cứng, nhưng từ năm dấu hiệu trở lên thì chi phí ẩn thường đã vượt chi phí công cụ, nên chuyển đổi đáng làm sớm. Quan trọng hơn số lượng là các dấu hiệu đó có đang dẫn tới quyết định sai và mất tiền thật hay không.

Đổi phần mềm giữa lúc đang chạy nhiều công trình có rủi ro không?
Có rủi ro gián đoạn, nên chọn một công trình mới hoặc một công trình đơn giản để thí điểm thay vì chuyển tất cả cùng lúc. Chạy song song Excel và phần mềm trong giai đoạn đầu giúp giảm rủi ro trước khi chuyển hẳn.

Nên đổi cả hệ thống hay từng phần?
Thường nên đổi từng phần, bắt đầu từ khâu đau nhất, ví dụ theo dõi chi phí và ghi nhận tại hiện trường, rồi mở rộng dần. Đổi từng phần dễ kiểm soát và ít bị phản đối hơn thay toàn bộ một lần.

Ai trong công ty nên quyết định việc này?
Người chịu trách nhiệm về lãi lỗ, thường là giám đốc, với ý kiến của kế toán và chỉ huy trưởng, những người sẽ dùng công cụ hằng ngày. Bỏ qua ý kiến người dùng là một lý do phổ biến khiến công cụ được mua về mà không ai dùng.

Quay lại bảy dấu hiệu ở trên và đếm thật lòng: công ty anh chị đang có mấy dấu hiệu, và đang ở mức nào trong ba mức của bảng chấm điểm?