Khi hiện trường luôn đi nhanh hơn sổ kế toán

Trong một công trình xây dựng đang thi công, mọi chi phí đều xảy ra ngay lúc đó: vật tư nhập kho, đội thi công nhận hàng, hạng mục hoàn thành, rồi tiến độ lại được đẩy tiếp. Nhưng trong báo cáo kế toán, những nghiệp vụ đó có thể xuất hiện trễ ba tuần, thậm chí cả tháng. Ở quy mô nhỏ, chậm vài ngày không sao. Ở quy mô hàng trăm đơn hàng mỗi tuần, vài tuần lệch biến thành chênh lệch hàng tỷ đồng: một khoảng vênh mà doanh nghiệp lầm tưởng là “chưa tới kỳ”, thực chất là sự trôi tuột dòng chi phí mà chưa được ghi nhận.

Mục lục bài viết

Độ trễ nhỏ, tổn thất lớn

Ở phần lớn nhà thầu, hóa đơn mua vật tư về tới sổ chậm hơn thời điểm dùng thực tế vài tuần. Có khi hàng đã dùng xong, hạng mục nghiệm thu xong, mà chứng từ vẫn chưa đủ để ghi nhận vào sổ. Nguyên nhân phổ biến bao gồm quy trình duyệt chậm, hóa đơn về trễ, hoặc nhà cung cấp chưa phát hành đủ chứng từ hợp lệ. Nghe có vẻ hành chính, nhưng hậu quả là chi phí “treo” không được phản ánh vào giá thành đúng kỳ kế toán.

Rối loạn bắt đầu nhỏ: một đơn hàng mua vật tư phụ, một bộ hồ sơ thiếu biên bản giao nhận, vài phiếu nhập kho sai ngày. Nhưng khi tiến độ chạy liên tục, hàng trăm nghiệp vụ như vậy cộng dồn. Hiện trường báo “xong 70% khối lượng”, kế toán mới thấy “chi phí ghi nhận 50%”. Chỉ số tài chính lệch khỏi thực tế vận hành. Giám đốc dự án tưởng đang còn biên lợi nhuận; thực tế, vật tư đã dùng vượt định mức, nhưng vì chưa có chứng từ, hệ thống kế toán vẫn chưa nhấp bút vào con số thực.

Kế toán phản ánh quá khứ, hiện trường đang ở hiện tại

Trên mặt báo cáo, doanh nghiệp có thể “lời” trong quý, vì một phần chi phí chưa được ghi nhận. Nhưng quý sau, khi hóa đơn về đủ, chi phí dồn lại, tỷ suất lợi nhuận rơi mạnh. Vấn đề không nằm ở kết quả tài chính, mà ở thời điểm ghi nhận của từng đơn hàng không đồng bộ với thời điểm tiêu dùng vật tư. Khi kế toán trở thành công việc “ghi lại quá khứ”, còn thi công là hoạt động “vận hành hiện tại”, khoảng cách giữa hai nhịp ấy chính là rủi ro tài chính tiềm ẩn.

Chi phí dở dang chiếm một phần lớn tài sản của các doanh nghiệp thi công dân dụng và hạ tầng. Phần lớn khoản này đến từ vật tư đã cấp cho công trình nhưng chưa có đủ bộ chứng từ để quyết toán. Trong khi chờ xử lý, dòng tiền đã chi nhưng chưa được ghi, khiến bảng cân đối tài chính vừa nặng, vừa méo mó. Hiện tượng khối lượng thi công vượt giá trị nghiệm thu gặp ở đủ mọi quy mô nhà thầu, và đó là biểu hiện kinh điển của việc hiện trường chạy nhanh hơn sổ kế toán.

Nhiều công trình, nhiều kho, một mớ lộn xộn

Vấn đề càng trầm trọng hơn khi vật tư dùng cho nhiều công trình chung kho. Các lệnh xuất, nhập, trả vật tư nhỏ, phân tán, được ghi trên nhiều file Excel riêng. Một thay đổi nhỏ ở công trình A có thể bị hạch toán nhầm sang B. Khi kế toán tổng hợp cuối kỳ, chi phí dở dang không khớp, kế toán buộc phải treo vào khoản chung “vật tư chưa phân bổ”. Khoản treo ấy kéo dài từ kỳ này sang kỳ khác, lặp lại hàng năm, và dần trở thành phần chi phí không ai còn giải thích được.

Phần lớn doanh nghiệp vẫn ghi nhận chứng từ thủ công hoặc bán thủ công, và dữ liệu giữa đội mua hàng với kế toán không nối với nhau theo thời gian thực. Trong môi trường đó, dù có tăng bộ phận kiểm soát nội bộ, hiệu quả thực chất không cải thiện. Càng kiểm tra, càng thêm phiếu đối chiếu, càng kéo dài dòng dữ liệu.

Giải pháp không nằm ở đẩy nhanh kế toán

Giải pháp không nằm ở việc đẩy nhanh kế toán, mà ở xóa bỏ khoảng trễ bằng hệ thống dữ liệu chung. Khi mỗi giao dịch được ghi nhận ngay tại lúc phát sinh (vật tư nhập, phiếu giao hàng ký điện tử, dữ liệu chuyển tự động sang sổ), doanh nghiệp không cần chờ chứng từ để “cập nhật sự thật tài chính”. Lúc đó, sổ kế toán đi song song với hiện trường, không còn sau.

Đó chính là hướng mà các doanh nghiệp xây dựng quốc tế đang đi theo. Nhà thầu nào ghi nhận vật tư ngay tại nguồn phát sinh thì khoảng lệch giữa sổ và hiện trường thu hẹp lại. Không phải vì con người giỏi hơn, mà vì dữ liệu trung thực hơn và sớm hơn.

Khi sổ kế toán đi cùng hiện trường

Khi hiện trường đi nhanh hơn sổ kế toán, sai lệch chỉ là vấn đề thời gian. Nhưng khi kế toán đi cùng hiện trường, dữ liệu trở thành công cụ dự báo, không chỉ là bản tổng kết.