Vật tư chung cho nhiều công trình: Khe hở khó quản trị nhất

Ở thời điểm một doanh nghiệp thi công chỉ làm một vài công trình, quản lý vật tư khá rõ ràng: mỗi dự án có kho riêng, người phụ trách riêng, mọi phiếu nhập, xuất xoay quanh một mã công trình. Nhưng khi số lượng dự án tăng lên, kho phải phục vụ nhiều công trình cùng lúc, hàng loạt vật tư có thể dùng cho nhiều công trình. Từ thép, xi măng, cáp điện đến thiết bị cốp-pha, giàn giáo: tất cả cùng ra vào, cùng chia sẻ một hệ thống lưu trữ. Và chính ở đây, vòng xoáy chi phí bắt đầu mở ra.

Rất nhiều doanh nghiệp thi công quy mô vừa và lớn dùng chung ít nhất một kho vật tư cho hai công trình trở lên. Và phần lớn trong số đó không nói được chính xác giá trị tồn kho thuộc về công trình nào tại thời điểm chốt báo cáo. Vật tư dùng chung vì thế là gốc rễ của sai lệch chi phí, không chỉ là bài toán vận hành hàng ngày.

Mục lục bài viết

Kho chung, chi phí riêng: bài toán không cân

Lý thuyết quản lý vật tư cho rằng mọi chi phí phải gắn theo công trình, để xác định đúng giá thành hợp đồng. Nhưng thực tế thi công lại buộc các bên dùng chung nguồn hàng. Một kiện thép nhập về kho tổng hôm trước có thể cấp cho công trình A sáng hôm sau và công trình B buổi chiều. Phiếu xuất đôi khi chỉ định lượng tạm, “đối soát sau”, vì không ai kịp ngồi tính tỷ lệ chính xác.

Kết quả, cuối kỳ kế toán, tồn kho chung dễ bị “co giãn”: không biết phần nào đã dùng thật, phần nào vẫn còn. Đối chiếu tồn kho thực tế với sổ sách ở nhóm vật tư dùng chung gần như luôn lệch. Với một doanh nghiệp có kho trị giá hàng chục tỷ đồng, chỉ vài phần trăm sai lệch đã là số tiền lớn, mà không ai có bằng chứng cụ thể để quy trách nhiệm.

Luân chuyển và mất dấu

Đặc thù của ngành khiến vật tư không luôn ở yên: chúng di chuyển giữa các công trình theo tiến độ. Kết cấu, cốp-pha, giàn giáo hay máy móc di chuyển liên tục. Khi thiếu hệ thống ghi nhận cùng lúc, mỗi lần di chuyển như vậy là một lần thông tin bị đứt quãng. Vật tư về đến công trình mới nhưng vẫn được tính tồn ở công trình cũ. Mất dấu tạm thời trở thành thất thoát thực tế.

Ở quy mô lớn, chỉ vài trăm thiết bị hoặc vật tư quay vòng như vậy có thể tạo ra hàng trăm dòng dữ liệu sai lệch. Càng nhiều công trình dùng chung, rủi ro càng nhân lên theo hình kim tự tháp.

Ở doanh nghiệp chạy từ 5 công trình trở lên và dùng chung kho, luôn có phần thất thoát vô hình: không có phiếu mất nhưng hàng thì không còn. Đặt cạnh biên lãi của ngành thì phần đó rất đáng sợ. Thống kê của VietstockFinance trên 99 doanh nghiệp xây dựng niêm yết cho thấy biên lãi gộp một thập kỷ qua nằm trong khoảng 9,5% đến 11,3%, còn biên lãi ròng năm 2025, năm lãi kỷ lục, chỉ khoảng 5,4%. Thất thoát vật tư vài phần trăm là đủ xóa trắng phần lãi đó.

Lưu kho chồng chéo, dòng dữ liệu mù mờ

Không chỉ luân chuyển, bản thân hoạt động lưu kho của vật tư chung cũng kéo theo chi phí ẩn. Lưu kho càng lâu, chi phí bảo quản, hao hụt, hư hỏng càng cao. Tuy nhiên, do hàng “thuộc nhiều công trình”, hầu như không doanh nghiệp nào phân bổ chi phí lưu kho chính xác. Thông thường, kế toán chọn cách “chia đều” hoặc “gộp vào chi phí chung”. Cách làm này khiến giá thành từng công trình bị méo mó, dẫn đến sai lệch định mức, sai luôn kế hoạch đấu thầu kỳ sau.

Khi vật tư luân chuyển nhiều chiều giữa các công trình mà không có cơ chế theo dõi cùng lúc, chi phí lưu kho và vận chuyển lại (re-handling cost) phình lên mà không ai quy được về công trình nào.

Khi vật tư chung bị mất dấu, hệ thống kế toán có xu hướng “điều chỉnh mềm”: điều hòa về tồn kho hoặc chi phí chung. Tới thời điểm quyết toán, lượng lớn vật tư không rõ nguồn hoặc đích đến được ghi nhận thành chi phí khác hoặc chi phí sản xuất dở dang. Kết quả: lợi nhuận hợp đồng giảm mà không ai có thể chỉ ra cụ thể khâu thất thoát.

Từ kiểm soát kho sang kiểm soát dòng

Bản chất của bài toán vật tư chung không phải là quản lý thêm kho, mà là quản lý dòng di chuyển: vật tư đi đâu, về đâu, chuyển lúc nào, cho ai, với giá trị nào. Hầu hết doanh nghiệp hiện nay mới dừng lại ở cấp độ “kiểm soát tồn kho”, trong khi điều cần thiết hơn là “kiểm soát luồng vật tư”.

Các doanh nghiệp quốc tế đã giải quyết bằng cách định danh vật tư và thiết bị bằng mã QR hoặc RFID, tích hợp kết nối trực tiếp với hệ thống kế toán. Mỗi lần cấp, mượn, chuyển hoặc trả, dữ liệu tự động ghi nhận và cập nhật vào giá trị dở dang công trình liên quan. Nhờ vậy, sai lệch vật tư giữa các công trình giảm hẳn, vì không còn khoảng trống nào để hàng đi mà dữ liệu đứng yên.

Từ chi phí ẩn thành lợi nhuận thực

Ở Việt Nam, chi phí vật tư dùng chung chưa bao giờ được tính như một nguồn rủi ro chiến lược. Nhưng khi thị trường đang thu hẹp lợi nhuận, đây lại là cơ hội cứu vãn kết quả tài chính. Siết được phần thất thoát vật tư bằng cách quản theo dòng, doanh nghiệp giữ được lợi nhuận gộp ổn định hơn dù giá nguyên liệu biến động.

Giải pháp không chỉ là áp dụng phần mềm, mà là tái định hình quy trình: vật tư đi đâu, ai chịu trách nhiệm tại mỗi điểm; dữ liệu nhập ngay khi hàng di chuyển; hệ thống tự động phân bổ chi phí; không còn vùng xám giữa công trình này và công trình kia.

Một hệ thống kế toán chuẩn chỉ không thể phản ánh đúng thực tế nếu bản thân dòng vật tư bị đứt quãng. Kiểm soát chi phí vật tư chung vì thế không chỉ là câu chuyện kế toán: nó là cách doanh nghiệp thoát khỏi vòng xoáy thất thoát nhỏ tích tụ thành tổn thất lớn.