Sai lệch vật tư: Lỗ kín trong hợp đồng thi công

Mỗi công trình xây dựng giống như một cơ thể sống. Hôm nay dùng gạch loại A, ngày mai chuyển sang loại B cho phù hợp tiến độ hay điều chỉnh thiết kế. Vài món vật tư thừa được trả về kho, vài hạng mục phát sinh khiến đơn giá thay đổi. Mọi thứ linh hoạt ở hiện trường, nhưng sổ kế toán lại chậm theo kịp như vậy. Từng thay đổi nhỏ, nếu không được cập nhật đúng lúc, chính là hạt cát đủ để kẹt cả bộ máy quản lý chi phí.

Mục lục bài viết

Vật tư chiếm đa số giá thành, và là nơi sai lệch dễ ẩn nhất

Trong tổng chi phí của một dự án, vật tư và thiết bị thường là nhóm lớn nhất. Khi cấu phần lớn nhất của giá thành liên tục thay đổi trong quá trình thi công, chỉ cần vài điểm sai lệch đã đủ làm chênh số tiền hàng tỷ đồng. Chuyện vật tư đổi loại mà kế toán chưa kịp cập nhật xảy ra ở rất nhiều đơn vị thi công, và khoảng trễ thường tính bằng tuần.

Đây là loại sai lệch “vô hình”: không ai gian lận, nhưng chi phí thực tế lại khác với chi phí trên sổ. Một bó thép đổi mã, chiều dài cắt khác, hay cùng vật tư đó nhưng mua ở hai thời điểm giá đã lệch. Danh sách thay đổi dày lên mỗi ngày, và hệ thống ghi nhận thủ công buộc phải xử lý theo cách “tạm ghi”, “cuối kỳ đối chiếu lại”. Trong thực tế, nhiều kế toán công trình phải hạch toán vật tư chung, chờ hoàn công mới điều chỉnh. Nhưng lúc đó, dữ liệu thực tế đã thay đổi (giá nhập mới, loại hàng mới, chiết khấu mới), khiến kết quả so sánh sai lệch.

Sai lệch nhỏ, hậu quả dây chuyền

Phần lớn chi phí dở dang của một nhà thầu tồn tại ở nhóm vật tư chưa hoàn thiện quyết toán và chưa phân bổ hết. Một phần đến từ vật tư đổi loại, dùng khác công trình hoặc trả về kho chưa xử lý chứng từ. Vì chi phí dở dang chiếm phần lớn tài sản của nhà thầu, sai lệch dạng này không chỉ ảnh hưởng lợi nhuận ngắn hạn mà còn làm méo bức tranh tài chính dài hạn của doanh nghiệp.

Tác động dây chuyền là rõ ràng. Ví dụ: nhà thầu chuyển từ vật tư A (đơn giá 100.000đ) sang vật tư B (giá 102.000đ), khối lượng 50 tấn. Nếu không cập nhật, tổng sai lệch 100 triệu đồng không được phân bổ vào chi phí hợp đồng. Khi hợp đồng hoàn thành, phần lệch này trở thành tổn thất: doanh thu đã cố định theo hợp đồng, chi phí thực tế cao hơn nhưng không được phản ánh ngay, mà chỉ xuất hiện khi hoàn công.

Phá vỡ định mức thi công mà không ai hay biết

Trên góc nhìn quản lý, sai lệch đổi loại còn làm lung lay định mức thi công. Định mức ban đầu xây dựng trên giả định vật tư xác định, nhưng khi vật tư thay đổi mà không cập nhật lại tỷ lệ tiêu hao, công ty sẽ tin rằng mình “dư hao phí” trong khi thực tế tiêu tốn đúng hoặc nhiều hơn. Hiện tượng này khiến không ít nhà thầu hiểu sai về hiệu quả sản xuất: tưởng thi công tiết kiệm, thực tế đang hạch toán thiếu chi phí.

Doanh nghiệp có hệ thống quản trị vật tư tự động thì sai lệch do đổi loại giảm rõ rệt so với làm thủ công. Nguyên nhân đơn giản: mọi yêu cầu thay đổi được ghi ngay tại thời điểm phát sinh và đồng bộ tới kế toán. Không còn chuyện vật tư đổi mã mà vẫn tính giá cũ, hoặc hàng trả về kho bị bỏ quên trong bản tổng hợp tháng sau.

Lợi nhuận biến mất ở chỗ không ai nhìn vào

Sai lệch vật tư cũng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng dự báo và đưa ra quyết định. Khi dữ liệu không phản ánh đúng loại, số lượng, hoặc khối lượng thực, mọi chỉ tiêu kế hoạch kỳ sau đều sai. Biên lãi của ngành vốn đã mỏng: thống kê của VietstockFinance trên 99 doanh nghiệp xây dựng niêm yết cho thấy biên lãi gộp một thập kỷ qua nằm trong khoảng 9,5% đến 11,3%, còn biên lãi ròng năm 2025, năm lãi kỷ lục, chỉ khoảng 5,4%. Ở mức đó, một sai lệch nhỏ trong chi phí vật tư đã đủ xóa sạch phần lợi nhuận của kỳ.

Thay đổi vật tư và thiết kế là một trong những nguồn làm đội chi phí lớn nhất ở mọi thị trường, không riêng Việt Nam. Với biên lợi nhuận mỏng như của nhà thầu Việt, chỉ cần một phần nhỏ sai lệch là đủ nuốt phần lãi. Bài toán vì thế không dừng ở mức cải thiện: không kiểm soát được đổi loại thì không giữ được lợi nhuận.

Kết nối dữ liệu là điểm mấu chốt

Giải pháp, giống như bài học từ các nhà thầu quốc tế, nằm ở sự kết nối dữ liệu giữa hiện trường, mua hàng, kế toán. Khi mỗi yêu cầu thay đổi được ghi, duyệt và cập nhật tức thời; khi vật tư trả lại, đổi loại, hay thay thế được hệ thống tự động điều chỉnh định mức và giá; doanh nghiệp không cần đợi cuối kỳ “đối sổ”. Kế toán thấy biến động ngay khi kỹ sư đổi quyết định; quản trị tài chính tính được ảnh hưởng lợi nhuận tại chỗ.

Đổi lại, tổ chức phải rời bỏ thói quen “đối chiếu bằng tay”. Cái giá của việc chậm thích nghi không chỉ là vài tờ hóa đơn, mà là ẩn số tài chính không ai nắm rõ. Những lỗ nhỏ từ sai lệch vật tư, mỗi lần vài triệu hay vài chục triệu, cộng dồn suốt một năm thành tổn thất lớn, âm thầm, nhưng liên tục làm hụt hơi doanh nghiệp.

Câu hỏi thực tế: Bạn có thể nói ngay bây giờ, trong số 5 công trình đang chạy, cái nào đang tiêu vật tư vượt định mức? Hay phải đợi đến cuối tháng để “đối sổ”? Trong ngành xây dựng, nơi lợi nhuận tính bằng từng phần trăm, dữ liệu cận thời không phải là xa xỉ. Nó là thành phần cấu thành tồn tại.

💬 Bạn đang gặp tình huống nào? Comment chia sẻ, hoặc save bài để tham khảo sau.