Mẫu Excel chấm công theo dự án cho công ty phần mềm

Hầu hết công ty phần mềm đều có bảng chấm công. Rất ít công ty có bảng chấm công dùng được để tính giá thành dự án. Hai thứ này nghe giống nhau nhưng trả lời hai câu hỏi khác hẳn: một bên hỏi tháng này trả lương bao nhiêu, một bên hỏi giờ vừa rồi thuộc dự án nào và có bán được cho khách hay không.

Bài này đưa một file Excel dựng theo hướng thứ hai, kèm cách điền để số liệu đáng tin ngay từ tuần đầu. Đây là file gốc của cả bộ: nếu dữ liệu ở đây sai thì mọi báo cáo phía sau đều sai theo, dù công thức có đẹp đến đâu.

Mục lục bài viết

Tải file

Các anh chị chỉ cần để lại địa chỉ email ở ô bên dưới. Chỉ một ô email, không hỏi tên công ty hay số điện thoại.

Thư gửi về có cả ba file: bảng chấm công này, bảng tính cost rate và bảng lãi lỗ dự án. Gửi kèm vì ba file nối nhau, bảng chấm công là đầu vào của hai bảng kia, cầm riêng một cái thì điền xong không ra được gì. Khi nào có mẫu mới chúng tôi gửi tiếp, và bạn hủy nhận được bất cứ lúc nào.

File đã có sẵn dữ liệu mẫu của bốn nhân sự và ba dự án, tô nền vàng nhạt, để bạn thấy nó chạy ra sao trước khi xóa đi và điền số của mình.

Bộ mẫu Excel quản lý chi phí dự án, ba file

Mẫu chấm công theo dự án
Mẫu tính cost rate theo giờ
Mẫu tính lãi lỗ từng dự án

Các file nối nhau thành một hệ nên gửi cùng lúc trong một thư. Có mẫu mới thì chúng tôi gửi tiếp. Hủy nhận bất cứ lúc nào.

Vì sao bảng chấm công tính lương không dùng được để tính giá thành

Bảng chấm công thông thường ghi một người có mặt bao nhiêu ngày trong tháng. Đủ để tính lương, và dừng ở đó.

Để biết một dự án lãi hay lỗ, bạn cần biết thêm ba thứ mà bảng đó không có. Thứ nhất, giờ này thuộc dự án nào. Thứ hai, giờ này làm việc gì, vì tám giờ lập trình và tám giờ họp nội bộ có giá trị khác nhau với công ty. Thứ ba, giờ này có bán được cho khách không, hay là công ty tự chịu.

Thiếu ba cột đó, bạn vẫn trả lương đúng, nhưng không bao giờ trả lời được câu hỏi dự án nào đang nuôi công ty. Tiêu chuẩn của một dòng dữ liệu chấm công dùng được cho kế toán quản trị có bài riêng ở chấm công theo dự án. Với một công ty mà chi phí nhân công là khoản lớn nhất, đó là chỗ mù quan trọng nhất.

Cấu trúc file

File có bốn sheet, nối nhau bằng mã dự án và mã nhân sự.

Sheet danh mục chứa ba bảng: nhân sự, dự án và hạng mục công việc. Bạn điền một lần rồi thỉnh thoảng bổ sung. Ba bảng này nuôi các danh sách xổ xuống ở sheet chấm công, nên người khai giờ chỉ việc chọn thay vì gõ tay. Gõ tay là nguồn sai lệch lớn nhất trong mọi file chấm công: cùng một dự án mà ba người viết ba kiểu thì không cách nào cộng lại được.

Sheet chấm công là bảng chính, mỗi dòng một lần khai giờ. Ngoài ngày, người, dự án và số giờ, có ba cột quyết định giá trị của cả file: loại giờ (tính phí hoặc không tính phí), lý do khi không tính phí, và trạng thái duyệt. Tên người và tên dự án tự hiện ra theo mã, bạn không phải gõ.

Sheet tổng hợp cộng số theo ba chiều: theo dự án, theo người, theo hạng mục công việc. Có hai ô chọn kỳ báo cáo ở đầu sheet, và một quy tắc quan trọng: chỉ dòng đã duyệt mới được tính. Trong dữ liệu mẫu, mười một dòng đã duyệt được cộng vào, bốn dòng còn chờ duyệt bị bỏ ra ngoài. Đây là cách để một con số chưa ai kiểm không lẳng lặng chui vào báo cáo.

Cuối sheet tổng hợp còn một vùng thứ tư, “Theo dự án và người”, cộng giờ theo từng cặp. Ba vùng trên để đọc, vùng này để dán: bốn cột của nó xếp đúng thứ tự bốn cột mà mẫu lãi lỗ dự án cần, nên bạn chép rồi dán giá trị là xong, không phải tự gom.

Sheet đầu tiên là hướng dẫn dùng, giải thích quy ước màu: nền vàng nhạt là dữ liệu mẫu cần xóa, nền xám là công thức đừng gõ đè, nền trắng có viền là chỗ bạn nhập.

Cách điền trong tuần đầu

Dựng danh mục trước tiên, vì mọi thứ khác phụ thuộc vào nó. Liệt kê nhân sự, các dự án đang chạy, và khoảng năm tới bảy hạng mục công việc. Đừng chia hạng mục quá chi tiết ở giai đoạn đầu. Phân tích, lập trình, kiểm thử, quản lý dự án, hỗ trợ, sửa lỗi bảo hành là đủ để bắt đầu, và còn có thể chia nhỏ hơn khi đã quen.

Từ ngày thứ hai, mỗi người khai giờ trong ngày. Khai trong ngày, không dồn tới cuối tuần. Đây là điều duy nhất trong cả quy trình mà nếu làm sai thì không có công thức nào cứu được.

Cuối tuần, người phụ trách rà và đổi trạng thái sang đã duyệt cho các dòng hợp lệ. File tự tô nhạt những dòng chưa duyệt và tô cam những dòng khai muộn quá bảy ngày, nên nhìn một lượt là thấy chỗ cần hỏi.

Tuần đầu tiên con số sẽ xấu, tổng giờ thiếu, vài người quên khai hai ba ngày. Đó là chuyện bình thường và cũng là thông tin: nó cho biết thói quen hiện tại của công ty đang ở đâu. Từ tuần thứ ba trở đi dữ liệu mới bắt đầu dùng được để ra quyết định.

Phân loại giờ cho đúng

Đây là phần dễ làm hỏng nhất, vì ai cũng có xu hướng dồn mọi thứ vào loại tính phí cho bảng số đẹp.

Giờ tính phí (billable) là giờ làm ra thứ giao cho khách theo hợp đồng. Giờ không tính phí (non billable) là phần còn lại, và cần ghi rõ lý do vì mỗi lý do dẫn tới một hành động khác nhau:

Presales: làm đề xuất, ước lượng, thuyết trình cho khách chưa ký. Đây là chi phí bán hàng, nhiều khi lớn hơn người ta tưởng.
Họp nội bộ và quản trị: họp công ty, báo cáo, hành chính.
Đào tạo: học công nghệ mới, chia sẻ nội bộ. Đầu tư, không lãng phí, nhưng phải nhìn thấy để biết mình đang đầu tư bao nhiêu.
Sửa lỗi bảo hành: làm lại việc đã bàn giao. Đây là chi phí của một dự án cũ, đừng để nó ẩn vào dự án mới.
Làm lại do sai sót nội bộ: hiểu sai yêu cầu, code lại từ đầu. Loại này đáng đo nhất vì nó chỉ thẳng vào chỗ quy trình đang hỏng.

Trong dữ liệu mẫu của file, dự án DA01 có 35 giờ thì 33 giờ tính phí, còn nhân sự NV03 có 13 giờ thì chỉ 11 giờ tính phí vì có hai giờ sửa lỗi bảo hành. Ở quy mô thật, chênh lệch giữa hai con số này qua vài tháng chính là số tiền công ty đang cho không mà không ai ghi vào sổ.

Ba lỗi hay gặp khi chấm công theo dự án

Phổ biến nhất là khai dồn cuối tuần. Đến thứ Sáu ngồi nhớ lại cả tuần thì mọi con số đều thành bội số của bốn hoặc tám giờ. Số liệu trông gọn gàng nhưng không phản ánh gì cả, và mọi phân tích dựa trên nó đều là phân tích trí nhớ.

Lỗi thứ hai là gắn nhầm dự án, hay xảy ra với người chạy nhiều dự án cùng lúc, nhất là khi hai dự án thuộc cùng một khách. Danh sách xổ xuống giảm được lỗi gõ sai nhưng không ngăn được chọn nhầm. Cách kiểm nhanh là mở bảng tổng hợp theo người: thấy ai đó có giờ ở dự án họ không tham gia là biết ngay.

Lỗi cuối là bỏ trống hạng mục. Tổng giờ vẫn đúng, nhưng bạn mất khả năng đối chiếu với ước lượng ban đầu. Khi muốn biết vì sao dự án vượt giờ, bạn chỉ thấy một cục tổng chứ không thấy phần kiểm thử đã ngốn gấp đôi dự kiến.

Dữ liệu này dùng tiếp vào đâu

Bảng chấm công tự nó chưa nói được gì về tiền, nó mới là nguyên liệu.

Ghép với mẫu tính cost rate theo giờ để quy số giờ thành số tiền, rồi cả hai đổ vào mẫu tính lãi lỗ từng dự án. Đường đi cụ thể là vùng “Theo dự án và người” ở cuối sheet tổng hợp, chép rồi dán giá trị sang sheet giờ công của file lãi lỗ. Đó là lúc câu hỏi dự án nào lãi mới có câu trả lời bằng số.

Riêng cột loại giờ còn nuôi một chỉ số nữa: tỷ lệ giờ tính phí trên giờ khả dụng, thứ quyết định lãi lỗ của cả công ty chứ không riêng một dự án. Cách phân loại giờ cho chuẩn có bài riêng ở giờ billable và non billable.

Cả bộ mẫu và cách nối chúng với nhau nằm ở bộ mẫu Excel quản lý chi phí dự án. Bối cảnh đầy đủ của cách làm này thì ở bài quản lý chi phí dự án cho công ty phần mềm.

Câu hỏi thường gặp

Nhân sự chạy ba dự án cùng lúc thì khai thế nào?

Khai ba dòng trong cùng một ngày, mỗi dòng một dự án và số giờ tương ứng. File không giới hạn số dòng một người khai trong ngày, chỉ chặn khi tổng giờ một dòng vượt 16.

Khai theo giờ hay theo buổi là đủ?

Theo giờ, nhưng không cần chính xác tới phút. Làm tròn nửa giờ là đủ dùng cho mọi phép tính phía sau. Khai theo buổi thì mất khả năng tách một ngày làm nhiều dự án, mà đó lại là tình huống phổ biến nhất.

Giờ làm thêm khai ở đâu?

Khai như giờ thường trong file này, vì đây là bảng đo công sức bỏ vào dự án. Phần hệ số tính lương làm thêm theo quy định là việc của bảng lương, không phải của bảng này. Nếu muốn tách, thêm một cột đánh dấu ở sheet chấm công.

Ai nên là người duyệt?

Người nắm được thực tế công việc, thường là quản lý dự án hoặc trưởng nhóm. Người duyệt cần biết tuần vừa rồi ai làm gì để phát hiện dòng bất thường. Kế toán duyệt được về mặt hình thức nhưng không kiểm được nội dung.

Dùng Google Sheet thay được không?

Được. File dùng công thức INDEX và MATCH cùng SUMIFS, đều chạy trên Google Sheet. Bản trên Google Sheet còn giải quyết được chuyện nhiều người cùng khai một bản mà không lệch phiên bản.

Đang dùng Jira rồi thì có cần file này không?

Nếu công cụ quản lý công việc của bạn đã ghi giờ theo dự án và tách được giờ tính phí, thì xuất dữ liệu ra và bỏ qua sheet chấm công, dùng thẳng sheet tổng hợp. Phần lớn cấu hình mặc định ghi thời gian theo task chứ không theo cách phân loại này, nên cần kiểm lại trước.

Freelancer có khai vào đây không?

Không. Chi phí freelancer tính theo hợp đồng chứ không theo cost rate nội bộ, nên nó vào sheet chi phí mua ngoài của mẫu lãi lỗ. Nếu bạn muốn theo dõi cả giờ của freelancer để đối chiếu khối lượng thì thêm họ vào danh mục nhân sự và đánh dấu riêng.

Chưa cần điền hết file. Việc đáng làm ngay hôm nay là trả lời một câu: tháng vừa rồi công ty bạn có bao nhiêu giờ không tính phí, và bao nhiêu phần trăm trong đó là sửa lỗi bảo hành? Chưa trả lời được thì đó cũng là lý do bảng lãi lỗ hiện tại chưa đáng tin.