Mẫu Excel tính lãi lỗ từng dự án và từng khách hàng

Báo cáo tài chính cuối năm nói công ty lãi. Câu đó đúng và gần như vô dụng, vì nó không cho biết dự án nào tạo ra khoản lãi ấy và dự án nào đang ăn vào nó. Một công ty có thể lãi ở mức tổng trong khi ba trên năm dự án đang lỗ, phần lãi đến từ hai dự án còn lại gánh hết.

File trong bài này trả lời câu hỏi ở cấp từng dự án và từng khách hàng, dựa trên giờ công thực tế nhân với giá vốn thật, và không phải chờ kế toán khóa sổ.

Mục lục bài viết

Tải file

Các anh chị để lại email ở ô bên dưới. Chỉ một ô email.

Bộ mẫu Excel quản lý chi phí dự án, ba file

Mẫu chấm công theo dự án
Mẫu tính cost rate theo giờ
Mẫu tính lãi lỗ từng dự án

Các file nối nhau thành một hệ nên gửi cùng lúc trong một thư. Có mẫu mới thì chúng tôi gửi tiếp. Hủy nhận bất cứ lúc nào.

Thư gửi về có cả ba file, vì bảng lãi lỗ này chỉ chạy khi có số từ hai bảng kia: bảng chấm công cho số giờ, bảng cost rate cho đơn giá.

File có sẵn dữ liệu mẫu của ba dự án thuộc hai khách hàng, trong đó một dự án được dựng cố ý để rơi vào đúng cái bẫy hay gặp nhất. Mọi con số trong bài này lấy từ chính bộ dữ liệu mẫu đó.

Vì sao báo cáo lãi lỗ cấp công ty không đủ

Ở cấp công ty, mọi thứ trộn vào nhau. Dự án làm tốt và dự án làm hỏng cộng lại thành một con số, và con số đó thường vẫn dương, đủ để không ai đặt câu hỏi.

Vấn đề xuất hiện ở lần báo giá tiếp theo. Không biết dự án loại nào đang lỗ thì không biết nên từ chối loại việc gì, nên tăng giá với ai, nên bố trí đội hình ra sao. Công ty tiếp tục nhận đúng loại việc đã làm mình lỗ, vì trên báo cáo tổng thì nó khuất.

Với doanh nghiệp bán chất xám theo dự án, mức lãi vốn đã mỏng nên chuyện này càng đáng nói. Ngay cả doanh nghiệp công nghệ lớn nhất Việt Nam cũng chỉ có biên lợi nhuận trước thuế quanh 5,8% ở mảng dịch vụ công nghệ thông tin trong nước trong năm tháng đầu 2026, cải thiện từ mức 3,0% cùng kỳ năm trước, theo báo cáo của SSI. Ở mặt bằng biên như vậy, một dự án ước lượng hụt vài trăm giờ là đủ xóa sạch phần lãi của một dự án khác.

Ba tầng biên lợi nhuận

File không đưa ra một con số lợi nhuận duy nhất, mà ba tầng, vì mỗi tầng trả lời một câu hỏi khác nhau.

Biên gộp là doanh thu trừ chi phí nhân công và chi phí mua ngoài. Nó trả lời câu hỏi việc này tự nó có đáng làm không.

Biên sau phân bổ trừ tiếp phần chi phí chung mà dự án phải gánh, gồm lương bộ phận không khai giờ vào dự án nào, tiền thuê văn phòng, chi phí bán hàng. Nó trả lời câu hỏi dự án có nuôi nổi bộ máy đứng sau nó không.

Biên sau bảo hành trừ tiếp khoản trích trước cho phần sửa lỗi sẽ phát sinh sau bàn giao. Đây là con số cuối cùng, dùng khi đóng sổ một dự án.

Cách dựng và đọc báo cáo này ở mức nguyên lý nằm ở bài báo cáo lãi lỗ từng dự án.

Khoảng cách giữa ba tầng là chỗ nhiều công ty ngã. Nhìn dự án DA01 trong dữ liệu mẫu:

Chỉ tiêu	Giá trị
Doanh thu ghi nhận	880.000.000
Biên gộp	100.121.280
Tỷ lệ biên gộp	11,4%
Biên sau phân bổ	-24.363.846
Trích trước bảo hành (5%)	44.000.000
Biên sau bảo hành	-68.363.846

Đọc ở tầng một, dự án lãi 100 triệu, mỏng nhưng vẫn là lãi. Sang tầng hai, sau khi gánh phần chi phí chung, nó đã âm 24 triệu. Tới tầng ba thì âm 68 triệu. Cùng một dự án, cùng một bộ dữ liệu, khác nhau ở chỗ dừng lại sớm hay đi hết.

Để so sánh, dự án DA02 trong cùng bộ dữ liệu có biên gộp 28,7% và vẫn còn 71,2 triệu sau khi trừ đủ ba tầng. Một dự án lành thì trông như vậy.

File lấy số từ đâu

Bốn nguồn, hai nguồn dán vào và hai nguồn nhập tay.

Giờ công dán từ vùng “Theo dự án và người” ở cuối sheet tổng hợp của mẫu chấm công theo dự án. Vùng đó đã cộng sẵn theo từng cặp dự án và nhân sự, xếp đúng thứ tự bốn cột ở đây. Đơn giá dán từ mẫu tính cost rate, lấy cột cost rate trên giờ khả dụng chứ không phải cột giờ bán được, vì ở đây ta đang đo tiền đã chi chứ không đặt giá.

Chi phí nhân công tính trên toàn bộ giờ đã bỏ vào dự án, cả giờ tính phí lẫn giờ không tính phí. Giờ sửa lỗi bảo hành và giờ làm lại vẫn là tiền công ty đã trả, nên chúng phải nằm trong chi phí của chính dự án sinh ra chúng chứ không được biến mất.

Ba file này là một hệ, thứ tự điền và cách nối chúng nằm ở bộ mẫu Excel quản lý chi phí dự án.

Doanh thu và chi phí mua ngoài thì nhập tay. Doanh thu lấy phần đã nghiệm thu tính tới kỳ báo cáo, không lấy giá trị hợp đồng, để tránh trường hợp dự án mới chạy nửa chặng mà đã ghi đủ doanh thu trong khi chi phí thì mới có một nửa.

Cam kết và thực chi, hai con số đừng nhầm

Mỗi dòng chi phí mua ngoài có hai cột tiền. Cam kết là khoản đã hứa trả nhưng chưa trả: hợp đồng freelancer đã ký, gói máy chủ đã đặt, bản quyền sắp gia hạn. Thực chi là khoản đã có hóa đơn hoặc đã trả.

Biên lợi nhuận tính trên thực chi, nên cột cam kết còn mở cho biết còn bao nhiêu tiền chắc chắn sẽ ra khỏi dự án nhưng chưa hiện lên trong biên. Trong dữ liệu mẫu, DA01 còn 12 triệu cam kết cho hợp đồng sửa lỗi bảo hành đã ký mà chưa xuất hóa đơn, DA02 còn 9 triệu cho gói dịch vụ bản đồ gia hạn quý sau.

Nghĩa là DA01 còn xấu hơn con số âm 68 triệu đang hiện. Một dự án nhìn có lãi mà cam kết còn mở lớn thì thực ra mới chỉ là chưa trả hết tiền.

Chọn tiêu thức phân bổ chi phí gián tiếp

Đây là chỗ chủ quan nhất trong cả file, nên nó được để thành một ô cho bạn chọn thay vì ép một cách.

Ba lựa chọn: chia theo giờ công, chia theo doanh thu, chia theo số người tham gia. Chọn xong, toàn bộ bảng tính lại.

Kết quả với cùng một bộ dữ liệu mẫu và cùng 200 triệu chi phí gián tiếp trong kỳ:

Dự án	Theo giờ công	Theo doanh thu	Theo đầu người
DA01	-68.363.846	-62.797.639	-32.767.609
DA02	71.160.087	58.469.135	56.667.333
DA03	-22.122.551	-14.997.806	-43.226.034

Không có dòng nào đổi dấu, nhưng độ nặng thì đổi hẳn. DA03 lỗ 15 triệu theo cách này và lỗ 43 triệu theo cách kia. Nếu bạn đang cân nhắc có nên giữ hợp đồng bảo trì đó không, hai con số ấy dẫn tới hai quyết định khác nhau.

Khuyến nghị mặc định là chia theo giờ công, vì với công ty bán giờ thì giờ là nguồn lực khan hiếm thật sự, và dự án ngốn nhiều giờ cũng là dự án chiếm nhiều sự chú ý của bộ máy quản lý. Chia theo doanh thu có xu hướng nhẹ tay với các dự án đơn giá cao mà tốn ít công. Chia theo đầu người bỏ qua chuyện một người có thể dành 90% thời gian cho dự án này và 10% cho dự án kia.

Điều quan trọng hơn việc chọn cách nào là chọn xong thì giữ nguyên qua các kỳ. Đổi tiêu thức giữa chừng khiến các kỳ không so được với nhau. Bàn kỹ hơn về chuyện này ở bài phân bổ chi phí gián tiếp về từng dự án.

Đọc bảng thế nào

Dấu hiệu gấp nhất là cam kết còn mở lớn hơn phần biên đang có. Dự án chưa lỗ trên giấy nhưng đã lỗ trong thực tế, chỉ là hóa đơn chưa về, và chuyện này nên xử lý ngay chứ đừng đợi hết kỳ.

Kế đó là biên gộp thấp hơn ngưỡng bạn đặt. File tự tô đỏ dòng vi phạm, mặc định ngưỡng 20%, nhưng bạn nên đặt lại bằng tỷ lệ gián tiếp cộng biên mục tiêu của chính công ty mình.

Hai dấu hiệu còn lại chậm hơn nhưng cũng đáng theo. Một dự án khởi đầu 30% rồi xuống 22% rồi xuống 15% là dự án đang có vấn đề về phạm vi, nên xem lại trước khi nó chạm đáy. Còn khi giờ không tính phí dồn vào một dự án, thường là do làm lại, hiểu sai yêu cầu, hoặc hỗ trợ ngoài phạm vi mà không ai tính tiền. Phần giờ này đã nằm trong chi phí nhân công của dự án, nên nó vừa giải thích vì sao biên mỏng vừa chỉ ra chỗ cần sửa.

Lãi lỗ theo khách hàng

Sheet cuối gom nhiều dự án của cùng một khách, cộng thêm một cột nhập tay cho giờ hỗ trợ ngoài hợp đồng, phần việc lặt vặt không thuộc dự án nào nhưng vẫn tốn người.

Đây là chỗ hay lộ ra thứ khó chịu nhất. Trong dữ liệu mẫu:

Khách hàng	Số dự án	Doanh thu	Biên lũy kế	Tỷ lệ
Công ty Bình Minh	2	1.000.000.000	-57.886.397	-5,8%
Nhà bán lẻ An Phát	1	480.000.000	83.060.087	17,3%

Khách lớn nhất theo doanh thu lại là khách âm biên, sau khi cộng 60 giờ hỗ trợ ngoài hợp đồng. Ở hầu hết công ty, đây cũng chính là khách được ưu tiên và được cử người giỏi nhất.

Với agency chạy nhiều job nhỏ cho cùng một khách, đây thường là bảng đáng đọc nhất trong cả file, xem thêm quản lý chi phí và lợi nhuận cho agency.

Biết con số này không có nghĩa phải bỏ khách. Nó cho bạn cơ sở để đàm phán lại đơn giá ở hợp đồng tiếp theo, hoặc để đưa phần hỗ trợ ngoài hợp đồng vào một gói có tính tiền. Cách rẻ nhất thường là siết lại quy trình tiếp nhận yêu cầu phát sinh, vì phần lớn khoản âm đến từ những việc nhỏ không ai kịp ghi. Cách nhận ra sớm nằm ở bài khách hàng lỗ ngầm.

Số này có khớp với sổ kế toán không

Không khớp hoàn toàn, và không cần khớp.

Đây là báo cáo quản trị, phục vụ việc ra quyết định trong khi dự án còn đang chạy. Sổ kế toán phục vụ nghĩa vụ báo cáo, tuân theo quy định về thời điểm ghi nhận và chứng từ. Hai bên lệch nhau ở vài chỗ có thể đoán trước: cách phân bổ chi phí gián tiếp, khoản trích trước bảo hành, và thời điểm ghi nhận doanh thu.

Điều cần tránh là dùng lẫn lộn. Đừng lấy con số trong file này để lên báo cáo tài chính, và cũng đừng chờ sổ kế toán chốt xong mới biết dự án lỗ, vì lúc đó dự án đã bàn giao rồi. Cách tập hợp chi phí sao cho hai bên nói chuyện được với nhau nằm ở bài chi phí dở dang của dự án dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

Dự án fixed price và time and material tính khác nhau chỗ nào?

Cách tính chi phí giống hệt. Khác ở phần doanh thu: dự án tính theo thời gian thực tế thì doanh thu tăng theo giờ, nên biên khá ổn định, còn dự án khoán giá thì doanh thu cố định trong khi giờ có thể phình ra, nên biên chỉ có một chiều đi xuống. Vì vậy dự án khoán giá cần theo dõi dày hơn.

Doanh thu ghi theo hợp đồng hay theo phần đã nghiệm thu?

Theo phần đã nghiệm thu tính tới kỳ báo cáo. Ghi theo giá trị hợp đồng sẽ làm dự án trông rất lãi ở giai đoạn đầu rồi xấu dần, mà đó là ảo giác của cách ghi chứ không phải diễn biến thật.

Chi phí freelancer đưa vào đâu?

Vào sheet chi phí mua ngoài, không vào bảng giờ công, vì họ tính theo hợp đồng chứ không theo cost rate nội bộ. Nhớ điền cả cột cam kết nếu hợp đồng đã ký mà chưa thanh toán.

Chi phí máy chủ dùng chung nhiều dự án tính thế nào?

Nếu tách được theo dự án thì nhập thẳng vào từng dự án. Nếu dùng chung không tách được, để nó trong khoản chi phí gián tiếp và cho phân bổ như các chi phí chung khác. Đừng chia đều thủ công, vì làm vậy là đang phân bổ theo đầu dự án, cách thô nhất trong các cách.

Trích trước bảo hành bao nhiêu phần trăm là hợp lý?

Không có con số chung. Cách làm được là nhìn lại các dự án đã đóng của chính công ty, cộng số giờ đã bỏ ra sau bàn giao, chia cho doanh thu của các dự án đó. Trước khi có dữ liệu, dùng mức thấp cho dự án tính theo thời gian và mức cao hơn cho dự án khoán giá, vì dự án khoán giá thường bàn giao trong tình trạng gấp gáp hơn.

Dự án kéo dài nhiều năm thì xem theo kỳ nào?

Xem lũy kế từ đầu dự án để biết tình trạng chung, và xem theo quý để thấy xu hướng. Chỉ nhìn lũy kế thì một quý xấu bị pha loãng trong kết quả tốt của các quý trước, và bạn phát hiện vấn đề muộn.

Bao lâu nên cập nhật bảng này một lần?

Hàng tháng là đủ cho phần lớn công ty, với điều kiện chấm công được cập nhật hàng tuần. Riêng dự án khoán giá đang chạy thì nên nhìn hai tuần một lần, vì đó là loại dự án mà thời gian phát hiện muộn phải trả giá đắt nhất.

Nếu bạn chỉ làm một việc sau khi đọc bài này, hãy lấy dự án có doanh thu lớn nhất năm ngoái, tính đủ ba tầng biên cho nó, rồi so con số cuối với cảm giác của bạn về dự án đó trước khi tính. Khoảng cách giữa hai thứ ấy chính là phần công ty đang ra quyết định bằng trực giác.