Quản lý chi phí dự án bằng Excel cho công ty dịch vụ

Tra “mẫu excel quản lý chi phí dự án” ra hàng chục bài, mỗi bài dăm bảy file. Tải hết về rồi ngồi mở từng cái, sẽ thấy chúng na ná nhau: biểu đồ Gantt theo dõi tiến độ, bảng thu chi chung, vài mẫu dự toán xây dựng.

Không mẫu nào trả lời được câu hỏi mà một công ty phần mềm hay một agency thật sự cần: dự án này lãi hay lỗ. Lý do đơn giản, các mẫu đó dựng cho việc theo dõi tiến độ và dòng tiền, còn công ty bán chất xám thì chi phí lớn nhất là giờ công, mà giờ công thì không có hóa đơn.

Bài này đưa ba file dựng theo hướng khác, nối nhau thành một chuỗi, và nói thẳng cả chỗ Excel hỏng lẫn chỗ Excel vẫn đủ dùng.

Bộ mẫu, tải về dùng ngay

File	Trả lời câu hỏi gì	Ai điền
Chấm công theo dự án	Giờ vừa rồi thuộc dự án nào, có bán được không	Người làm việc, quản lý dự án duyệt
Tính cost rate theo giờ	Một giờ của mỗi người tốn công ty bao nhiêu	Kế toán, một lần mỗi kỳ
Lãi lỗ từng dự án	Dự án nào đang nuôi công ty, khách nào đang ăn vào	Kế toán hoặc giám đốc

Mỗi file có một sheet hướng dẫn ở đầu, và dữ liệu mẫu tô nền vàng nhạt để bạn thấy nó chạy ra sao trước khi xóa đi và điền số của mình.

Hai mẫu nữa đang làm, một cho ngân sách và chi phí phát sinh, một cho tỷ lệ giờ tính phí theo tháng. Xong thì chúng tôi gửi cho những ai đã tải bộ này.

Vì sao lại làm thêm một bộ mẫu nữa

Các bộ đang lưu hành giải một bài toán khác. Một bảng Gantt cho biết việc nào chậm. Một bảng thu chi cho biết tháng này tiêu bao nhiêu. Cả hai đều hữu ích, và cả hai đều không cho biết dự án nào có lãi, vì chúng không nối giờ công với tiền.

Muốn nối được thì cần biết mỗi giờ thuộc dự án nào và một giờ của mỗi người tốn bao nhiêu, rồi mới nhân hai thứ đó với nhau và trừ khỏi doanh thu. Thiếu một trong hai là không tính tiếp được.

Ba file này là ba mảnh đó, và điểm khác biệt nằm ở chỗ chúng được thiết kế để đổ số cho nhau chứ không phải ba file rời tình cờ nằm cùng thư mục.

Các file này giải bài toán gì?

Chấm công theo dự án, nguồn dữ liệu gốc

Khác bảng chấm công tính lương ở ba cột: dự án nào, hạng mục gì, và giờ này có tính phí được hay không. Có thêm cột trạng thái duyệt, vì số liệu chưa ai kiểm mà chui vào báo cáo thì mọi thứ phía sau đều vô nghĩa. Chi tiết ở mẫu chấm công theo dự án.

Cost rate, quy giờ thành tiền

Đây là file ngắn nhất và cũng là file thay đổi cách nghĩ nhiều nhất. Nó cho ra hai con số mà phần lớn công ty đang gộp làm một: giá vốn tính trên toàn bộ giờ khả dụng, dùng cho báo cáo, và giá vốn tính trên phần giờ thật sự bán được, dùng cho báo giá.

Với dữ liệu mẫu trong file, một lập trình viên senior có hai con số là 342.511 đồng và 447.727 đồng một giờ. Chênh nhau 30,7%, và ai lấy nhầm con số thấp để báo giá thì đã bán lỗ ngay từ lúc ký. Chi tiết ở mẫu tính cost rate.

Lãi lỗ dự án, nơi hai file trên gặp nhau

File này nhận giờ từ bảng chấm công, đơn giá từ bảng cost rate, rồi cộng thêm chi phí mua ngoài và phần chi phí chung phân bổ. Kết quả là ba tầng biên lợi nhuận chứ không dừng ở một con số, vì mỗi tầng trả lời một câu khác nhau. Trong dữ liệu mẫu, dự án DA01 có biên gộp 11,4%, mỏng nhưng vẫn là lãi. Trừ tiếp chi phí chung thì nó đã âm, và sau khoản trích trước bảo hành thì lỗ 68 triệu. Chi tiết ở mẫu tính lãi lỗ từng dự án.

Cách nối các file thành một hệ

Dữ liệu chảy một chiều: chấm công cho ra số giờ theo dự án và theo người, cost rate cho ra đơn giá theo người, hai thứ đó gặp nhau trong bảng lãi lỗ.

Điền theo thứ tự nào

Cost rate trước, một lần cho cả kỳ. Nó cần vài tham số chung của công ty và bảng lương, làm một buổi là xong, và sáu tháng mới phải đụng lại.

Chấm công hàng ngày, duyệt hàng tuần.

Lãi lỗ hàng tháng. Mở bảng chấm công, kéo xuống cuối sheet tổng hợp lấy vùng “Theo dự án và người”, chép sang, rồi chép cột cost rate sang, nhập doanh thu đã nghiệm thu và các khoản mua ngoài. Bảng tự ra kết quả. Vùng đó xếp sẵn đúng bốn cột mà bảng lãi lỗ cần, nên dán là xong, không phải gom tay.

Khóa các ô công thức

Trong cả ba file, ô nền xám là công thức và ô nền trắng có viền là chỗ nhập. Tôi không bật khóa sheet, vì khóa sẽ chặn luôn thao tác dán dữ liệu mà dán là việc chính của file lãi lỗ. Đổi lại, ai dùng chung file cần biết quy ước màu này, nếu không sẽ có người gõ đè lên công thức rồi thắc mắc vì sao số sai.

Bắt đầu trong một tuần

Không cần dựng xong hết mới chạy. Lịch năm ngày:

Ngày 1. Điền danh mục nhân sự, danh mục dự án đang chạy, và khoảng năm tới bảy hạng mục công việc. Đừng chia hạng mục quá chi tiết lúc đầu.

Ngày 2. Tính cost rate. Đây là ngày tốn công nhất vì phải gom số từ bảng lương và ước vài khoản như thưởng cả năm. Ước hơi lệch vẫn tốt hơn bỏ trắng.

Ngày 3 tới 5. Mọi người bắt đầu khai giờ. Khai trong ngày, đừng dồn tới cuối tuần.

Cuối tuần. Duyệt timesheet rồi mở bảng lãi lỗ đọc kết quả đầu tiên.

Con số của tuần đầu sẽ xấu: tổng giờ thiếu, vài người quên khai hai ba ngày, vài dòng gắn nhầm dự án. Đó là chuyện bình thường, và bản thân nó cũng là thông tin, vì nó cho biết thói quen ghi chép hiện tại của công ty đang ở đâu. Từ tuần thứ ba dữ liệu mới đủ sạch để ra quyết định.

Excel hỏng ở đâu

Excel không hỏng vì bạn dùng sai. Nó chưa từng được thiết kế để nhiều người cùng ghi chép vào một chỗ theo thời gian thực.

Chỗ vỡ sớm nhất là chuyện nhiều người cùng sửa một file. Mỗi người giữ một bản, cuối tháng không ai chắc bản nào mới nhất. Google Sheet đỡ được riêng chỗ này, nhưng cả Excel lẫn Google Sheet đều không cho bạn biết ai đã đổi một con số từ 8 thành 12 và vì sao. Tới lúc số liệu được dùng để tính thưởng hoặc đàm phán với khách, đó thành vấn đề thật.

Hai chỗ nữa nằm ở khâu nhập liệu. Không có gì nhắc người ta khai giờ, nên đến thứ Sáu ngồi nhớ lại cả tuần thì mọi con số đều thành bội số của bốn hoặc tám. Cột trạng thái duyệt trong file cũng chỉ là một quy ước, ai cũng sửa được kể cả người khai, nên nó thay không nổi một vòng duyệt thật.

Hai chỗ cuối là chuyện kỹ thuật. Mọi bảng tính đều có trần, vì công thức chỉ được kéo sẵn tới một số dòng nhất định, và ai vượt qua đó mà quên kéo tiếp thì bảng tổng hợp bỏ sót trong im lặng. Ba file này chừa 500 dòng khai giờ và 80 cặp dự án với nhân sự trong một kỳ. Một đội mười lăm người khai đủ mỗi ngày là chạm trần trong khoảng một tháng, lúc đó phải kéo công thức xuống hoặc tách file theo từng kỳ. Còn muốn biết dự án đang thế nào thì vẫn phải chờ ai đó cập nhật xong, thường là cuối tháng.

Theo quan sát vận hành, các chỗ này bắt đầu lộ ra khi công ty chạy tới dự án thứ ba thứ tư song song, và nặng dần từ đó. Đây là kinh nghiệm chứ không phải ngưỡng có nghiên cứu đứng sau, nên đừng lấy làm mốc cứng, cứ nhìn xem file của mình đã dính mấy chỗ ở trên.

Khi nào thì Excel vẫn là lựa chọn đúng

Với nhiều công ty, câu trả lời là ngay bây giờ.

Dưới khoảng mười lăm tới hai mươi người, ít dự án chạy song song, và có một người chịu trách nhiệm rõ ràng về số liệu, thì ba file này đủ dùng và bạn chưa cần mua gì cả. Một bảng tính được cập nhật đều còn chạy tốt hơn hẳn một phần mềm đắt tiền mà không ai nhập liệu.

Quan trọng hơn công cụ là hai thói quen: khai giờ trong ngày, và mỗi tháng ngồi đọc bảng lãi lỗ một lần. Dựng được hai thói quen đó bằng Excel thì sau này chuyển sang bất kỳ hệ thống nào cũng nhẹ nhàng, vì phần khó nhất là con người thì đã xong. Ngược lại, mua công cụ khi chưa có thói quen thì chỉ đổi chỗ để dữ liệu trống.

Các mảnh ghép liên quan

Nếu bạn muốn hiểu bức tranh trước khi động vào file, đọc quản lý chi phí dự án cho công ty phần mềm, bài nền của cả chủ đề này.

Ba bài đi sâu vào từng con số: cost rate theo giờ gồm những gì, báo cáo lãi lỗ từng dự án, và tỷ lệ giờ tính phí trên giờ khả dụng.

Còn nếu đọc tới mục “Excel hỏng ở đâu” mà thấy công ty mình dính bốn năm chỗ, thì dấu hiệu nên bỏ Excel giúp bạn tự chấm xem đã thật sự đến lúc chưa, và phần mềm quản lý công việc và phần mềm quản lý chi phí khác nhau chỗ nào giải thích vì sao công cụ giao việc bạn đang dùng không thay được việc này.

Câu hỏi thường gặp

Các anh chị dùng email của tôi làm gì?

Gửi bộ file, và gửi tiếp khi có mẫu mới hoặc bản cập nhật. Không bán, không chuyển cho bên thứ ba. Mỗi thư đều có liên kết hủy nhận.

Dùng Google Sheet thay Excel được không?

Được. Cả ba file dùng INDEX, MATCH và SUMIFS, đều chạy trên Google Sheet. Bản trên Google Sheet còn giải quyết được chuyện nhiều người cùng khai mà không lệch phiên bản.

Công ty mười người có cần bộ này không?

Có, và càng nhỏ càng dễ làm vì ít dữ liệu. Chỉ cần rút gọn: bỏ bớt hạng mục công việc, tính cost rate theo cấp bậc thay vì từng người.

Chưa chấm công theo giờ bao giờ thì bắt đầu thế nào?

Bắt đầu bằng một đội hoặc một dự án, đừng triển khai cả công ty cùng lúc. Chạy hai tuần cho quen rồi mở rộng.

Cost rate tính lại bao lâu một lần?

Mỗi kỳ tăng lương, mỗi lần cơ cấu đội hình đổi đáng kể, và ít nhất sáu tháng một lần.

Có tính được lãi lỗ theo từng khách hàng không?

Có, file lãi lỗ có sheet riêng gom nhiều dự án của cùng một khách, cộng thêm phần giờ hỗ trợ ngoài hợp đồng mà thường không ai tính tiền.

File có khóa công thức không?

Không khóa, chỉ tô màu phân biệt. Khóa sheet sẽ chặn luôn thao tác dán dữ liệu.

Dự án khoán giá điền thế nào?

Doanh thu ghi theo phần đã nghiệm thu tính tới kỳ báo cáo, không ghi cả giá trị hợp đồng, nếu không dự án sẽ trông rất lãi ở giai đoạn đầu rồi xấu dần.

Chi phí freelancer đưa vào file nào?

Vào sheet chi phí mua ngoài của file lãi lỗ, không vào bảng chấm công, vì họ tính theo hợp đồng chứ không theo cost rate nội bộ.

Số liệu này có khớp với sổ kế toán không?

Không khớp hoàn toàn, và không cần khớp. Đây là báo cáo quản trị để ra quyết định trong khi dự án còn chạy, khác mục đích với sổ sách kế toán.

Bao nhiêu người dùng chung thì Excel bắt đầu gãy?

Không có con số chung. Dấu hiệu đáng tin hơn là khi bạn bắt đầu phải hỏi “bản nào mới nhất” hoặc phải chờ hết tháng mới biết dự án lỗ.

---

Nếu chưa muốn tải gì cả, vẫn có một việc làm được ngay hôm nay: mở file theo dõi chi phí hiện tại của công ty và kiểm xem nó có cột nào cho biết giờ này thuộc dự án nào và có bán được không. Không có hai cột đó thì dù file có đẹp tới đâu, nó vẫn chưa trả lời được câu hỏi dự án nào đang lãi.

CostDesk Newsletters Đăng ký nhận bản tin miễn phí hàng tuần từ CostDesk

[email protected] Đăng ký