Chipi Limited
Silverdale, Auckland, New Zealand
NZBN: 9429053537539
Tháng thứ năm của một công trình 14 tháng, giám đốc một nhà thầu dân dụng nhận được báo cáo: phần móng và kết cấu đã tiêu vượt ngân sách 18%. Câu đầu tiên anh hỏi kế toán: “Còn hạng mục nào đang vượt mà chưa ai báo?” Cả phòng im lặng, vì muốn trả lời thì phải đợi gom chứng từ đến cuối tháng sau.
Vượt ngân sách trong xây dựng gần như là chuyện mặc định. Khác biệt giữa nhà thầu giữ được lãi và nhà thầu mất lãi nằm ở hai chữ: phát hiện sớm bao nhiêu, và truy đúng nguyên nhân nào. Cùng một con số vượt 18%, nguyên nhân là trượt giá thép sẽ cần cách xử lý khác hẳn nguyên nhân là bóc thiếu khối lượng từ đầu.
Mười nguyên nhân, xếp theo giai đoạn phát sinh
Điều ít người để ý: một phần đáng kể các vụ vượt ngân sách đã được “cài đặt” từ trước ngày khởi công. Bảng dưới xếp 10 nguyên nhân theo giai đoạn, kèm mức độ phổ biến và thiệt hại điển hình theo kinh nghiệm của chúng tôi khi trao đổi với các nhà thầu:
| # | Nguyên nhân | Giai đoạn | Tần suất | Thiệt hại |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bóc thiếu khối lượng | Trước khởi công | Rất thường gặp | Lớn |
| 2 | Bỏ giá thấp để trúng thầu | Trước khởi công | Thường gặp | Lớn |
| 3 | Thi công bằng file dự toán dự thầu | Trước khởi công | Rất thường gặp | Vừa, kéo dài |
| 4 | Phát sinh làm trước, giấy tờ sau | Trong thi công | Rất thường gặp | Lớn |
| 5 | Hao hụt và thất thoát vật tư | Trong thi công | Rất thường gặp | Vừa, âm ỉ |
| 6 | Trượt giá vật tư | Trong thi công | Theo chu kỳ thị trường | Lớn |
| 7 | Năng suất thấp, tăng ca tràn lan | Trong thi công | Thường gặp | Vừa |
| 8 | Chậm tiến độ kéo chi phí chung | Trong thi công | Thường gặp | Vừa, tăng dần |
| 9 | Số liệu về trễ | Trong thi công | Gần như mọi nơi | Khuếch đại mọi nguyên nhân khác |
| 10 | Hồ sơ thiếu, bị cắt khối lượng | Thanh quyết toán | Thường gặp | Lớn |
Một lưu ý trước khi đi vào từng nguyên nhân: vượt ngân sách chưa phải là lỗ. Ngân sách đã bao gồm lãi mục tiêu, nên vượt vài phần trăm nghĩa là lãi mỏng đi chứ chưa âm. Nhưng nó là chuông báo giữa trận đấu.
Nhóm 1: ba nguyên nhân định sẵn từ trước khởi công
Nguyên nhân 1: bóc thiếu khối lượng
Thiếu vài đầu mục khi bóc tách khối lượng nghĩa là ngân sách sinh ra đã nhỏ hơn chi phí thật. Đến khi thi công tới hạng mục bị sót, tiền vẫn phải chi mà ngân sách không có dòng nào để trừ. Dấu hiệu nhận biết sớm: chi phí vượt tập trung ở một vài mã cụ thể ngay từ những tháng đầu, trong khi các mã khác vẫn bám sát kế hoạch. Cách xử lý duy nhất tử tế là thừa nhận sớm: rà lại toàn bộ phần chưa thi công để tìm các chỗ sót còn lại, cập nhật ngân sách và báo cáo thẳng, thay vì hy vọng phần sau bù phần trước. Danh sách các lỗi bóc tách hay gặp có trong bài sai lầm khi lập dự toán.
Nguyên nhân 2: bỏ giá thấp để trúng thầu
Có những công trình được nhận về với giá thấp hơn giá thành dự kiến, vì cần việc cho quân, vì muốn giữ quan hệ với chủ đầu tư. Đó là một quyết định kinh doanh, và nó hợp lệ nếu được quyết định một cách có ý thức. Vấn đề chỉ nảy sinh khi công ty bỏ giá thấp mà không biết mình đang bỏ thấp, rồi cả năm sau đi tìm “ai làm vượt ngân sách” trong khi ngân sách vốn đã âm từ ngày ký. Dấu hiệu: chênh lệch xuất hiện đều ở gần như mọi nhóm chi phí, mỗi nhóm một ít, không dồn vào mã nào.
Nguyên nhân 3: thi công bằng chính file dự toán dự thầu
Dự toán dự thầu là giá bán. Rất nhiều nhà thầu trúng thầu xong dùng luôn file đó làm căn cứ chi tiêu, nghĩa là cho phép mình tiêu hết cả phần lãi. Chuyển dự toán trúng thầu thành ngân sách thi công nội bộ, trừ sẵn lãi mục tiêu ra trước, là bước rẻ nhất trong toàn bộ chuỗi kiểm soát chi phí nhưng cũng là bước hay bị bỏ qua nhất.
Nhóm 2: sáu nguyên nhân rỉ ra trong thi công
Nguyên nhân 4: phát sinh làm trước, giấy tờ sau
Chủ đầu tư yêu cầu đổi vật liệu, dời vách, thêm hạng mục. Công trường làm ngay để giữ tiến độ, giấy tờ tính sau, và “sau” thường là không bao giờ. Chi phí phát sinh khi đó chui vào ngân sách của phần việc gốc, vừa làm vượt ngân sách vừa mất luôn quyền đòi tiền. Quy trình ghi nhận, trình duyệt và đòi thanh toán phát sinh đủ chi tiết nằm trong bài quản lý phát sinh trong xây dựng; nguyên tắc lõi chỉ có một câu: chưa có xác nhận thì chưa thi công phần thay đổi.
Nguyên nhân 5: hao hụt và thất thoát vật tư
Vật tư chiếm phần lớn giá thành, nên chỉ cần hao hụt vượt định mức vài phần trăm là ngân sách rung. Xi măng hao 5% thay vì 2%, thép cắt lãng phí, cát đá “bốc hơi” khỏi bãi. Dấu hiệu sớm: lượng xuất kho chạy nhanh hơn khối lượng thi công quy đổi. Phần chống thất thoát có chủ đích cần cách tiếp cận khác với hao hụt kỹ thuật, vì một bên là bài toán quy trình, một bên là bài toán con người.
Nguyên nhân 6: trượt giá vật tư
Ký hợp đồng trọn gói lúc thép 14 triệu một tấn, thi công lúc thép 17 triệu. Không có điều khoản điều chỉnh giá thì toàn bộ phần chênh ăn vào ngân sách. Biến động giá vật tư không ngăn được, nhưng phòng được từ khâu hợp đồng và giảm nhẹ được bằng chiến lược chốt giá sớm cho các vật tư chiếm tỷ trọng lớn.
Nguyên nhân 7: năng suất thấp và tăng ca tràn lan
Cùng một khối lượng, tổ đội làm 20 công hay 28 công là khoảng cách giữa đúng ngân sách và vượt 40% chi phí nhân công cho hạng mục đó. Tăng ca là van xả quen thuộc: chậm thì tăng ca, và tăng ca không được phê duyệt trước trở thành khoản chi tự động không ai kiểm soát. Dấu hiệu: tỷ lệ giờ tăng ca trên tổng công tăng dần qua các tuần.
Nguyên nhân 8: chậm tiến độ kéo chi phí chung
Mỗi tháng kéo dài là thêm một tháng lương ban chỉ huy, thuê lán trại, điện nước, máy móc nằm chờ. Các khoản này không gắn với khối lượng nào nên ít bị soi, nhưng cộng dồn thì đáng kể: công trình trễ 3 tháng có thể đội chi phí chung thêm 20-25% so với kế hoạch. Khi đánh giá thiệt hại của chậm tiến độ, đừng chỉ tính phạt hợp đồng; hãy tính cả dòng chi phí chung chạy thêm từng ngày.
Nguyên nhân 9: số liệu về trễ
Nguyên nhân này đặc biệt ở chỗ nó không trực tiếp tạo ra đồng vượt chi nào, nhưng khuếch đại tất cả các nguyên nhân khác. Hao hụt vật tư phát hiện sau 2 tháng thì đã hao thêm 2 tháng. Phát sinh phát hiện khi thanh toán thì hết đường đòi. Một hệ thống theo dõi chi phí đưa số liệu về theo tuần không làm nguyên nhân biến mất, nhưng cắt ngắn thời gian mỗi nguyên nhân được phép chạy tự do.
Nhóm 3: nguyên nhân chốt sổ ở khâu thanh quyết toán
Nguyên nhân 10: hồ sơ thiếu, khối lượng bị cắt
Làm đủ nhưng không chứng minh được là làm đủ. Biên bản nghiệm thu thiếu chữ ký, bản vẽ hoàn công không khớp, nhật ký thi công ghi sơ sài, và khi quyết toán, phần khối lượng không có hồ sơ đỡ bị gạt khỏi giá trị thanh toán. Ngân sách chi thật, doanh thu bị cắt: hình thức vượt ngân sách đau nhất vì nó xảy ra khi mọi việc đã xong. Phòng bằng cách làm hồ sơ thanh toán đúng chuẩn ngay từ đợt đầu tiên, không dồn về cuối.
Dấu hiệu cảnh báo sớm: nhìn chỉ số nào, ngưỡng bao nhiêu
Mười nguyên nhân trên đều phát tín hiệu trước khi thành hậu quả. Vấn đề là có ai nhìn đúng chỗ hay không:
| Chỉ số | Nhịp xem | Ngưỡng nên hành động |
|---|---|---|
| Chênh lệch chi phí theo từng mã | Tuần | Vượt 5% ngân sách của mã đó |
| Dự báo chi phí hoàn thành (EAC) | Tháng | EAC vượt tổng ngân sách |
| Giá trị phát sinh chưa được duyệt | Tuần | Vượt 2-3% giá trị hợp đồng |
| Xuất kho so với khối lượng quy đổi | Tuần | Lệch quá định mức hao hụt |
| Giờ tăng ca trên tổng công | Tuần | Xu hướng tăng 3 tuần liên tiếp |
| Số lần hồ sơ thanh toán bị trả lại | Mỗi đợt | Từ 2 lần cho cùng một đợt |
Cách dựng ngưỡng cảnh báo cho từng nhóm chi phí được bàn kỹ hơn trong bài kiểm soát vượt ngân sách bằng cảnh báo sớm, và công thức tính EAC có bài riêng.
Phòng ngừa: biến đối chiếu thành thói quen tuần
Nhà thầu kiểm soát tốt thường không có công cụ gì thần kỳ, họ chỉ có kỷ luật nhịp: mỗi tuần một buổi đối chiếu chi phí thực tế với ngân sách chừng 30 phút cho mỗi công trình, đi qua đúng bảng chỉ số ở trên, chốt ai xử lý gì trước buổi sau. Mỗi tháng cập nhật lại dự báo chi phí hoàn thành một lần. Nghe đơn giản đến mức nhiều người bỏ qua, cho đến khi so kết quả cuối năm với nhà thầu bên cạnh.
Khi Excel không phát hiện kịp vượt chi
Nếu doanh nghiệp bạn dính nguyên nhân số 9, gần như chắc chắn thủ phạm không phải con người mà là cách dữ liệu di chuyển: hiện trường ghi sổ, cuối tháng gửi về, kế toán gõ lại, sang tháng sau mới ra báo cáo. Excel không sai, nó chỉ trả lời chậm hơn tốc độ tiêu tiền của công trường. CostDesk xử lý đúng điểm nghẽn đó: khoản chi được gắn mã và so với ngân sách ngay khi phát sinh, nên bảng cảnh báo ở trên là thứ có sẵn mỗi sáng thay vì thứ phải ngồi ráp mỗi cuối tháng.
Vượt ngân sách mới là triệu chứng
Chuỗi hậu quả thường đi tiếp: vượt ngân sách ăn vào lãi, lãi mỏng đi kéo theo dòng tiền căng, và nếu không chặn được thì thành công trình lỗ. Ba bài toán này chung một bộ số liệu, chỉ khác câu hỏi đặt ra, nên xử lý được khâu số liệu là xử lý được cả ba.
Câu hỏi thường gặp
Vượt ngân sách bao nhiêu phần trăm là bình thường trong xây dựng? Không có con số chuẩn chung, nhưng thực tế nếu chốt được trong vòng 3-5% với công trình dân dụng thì đã thuộc nhóm kiểm soát tốt. Quan trọng hơn con số tổng là biết phần vượt nằm ở mã nào và đã ngừng phình chưa.
Phát hiện vượt ngân sách giữa chừng thì nên làm gì trước? Khoanh vùng trước, xử lý sau: xác định mã nào vượt, từ thời điểm nào, rồi mới truy nguyên nhân. Nhảy thẳng vào “siết chi tiêu toàn công trường” khi chưa biết chỗ vượt thường siết nhầm chỗ đang làm tốt.
Chi phí dự phòng bao nhiêu thì đủ? Tùy loại công trình và loại hợp đồng, thường quanh 3-7% và nên chia theo nhóm rủi ro thay vì để một cục. Có bài riêng về cách tính chi phí dự phòng.
Vượt ngân sách do chủ đầu tư thay đổi thiết kế thì ai chịu? Về nguyên tắc là chủ đầu tư, với điều kiện thay đổi đó được ghi nhận thành phát sinh có xác nhận. Không có giấy xác nhận thì trên thực tế người chịu là nhà thầu, bất kể lỗi của ai.
Làm sao biết đội thi công báo chi phí ảo? Đối chiếu chéo ba nguồn độc lập: chi phí báo về, khối lượng nghiệm thu và định mức. Chi phí tăng mà khối lượng không tăng tương ứng là điểm cần hỏi. Cách đối chiếu cụ thể cho vật tư và nhân công nằm trong hai bài chuyên sâu của từng cluster.
Quay lại công trình ở đầu bài: sau khi rà, hóa ra 18% vượt ở phần móng gồm ba nguyên nhân chồng nhau, gồm bóc thiếu một đầu mục ép cọc, trượt giá thép và phát sinh chưa có xác nhận. Ba nguyên nhân, ba cách xử lý khác nhau, và không cách nào tìm ra được nếu chỉ nhìn con số tổng. Còn ở công trình của bạn, nếu ngay bây giờ có một mã chi phí đang vượt, bạn sẽ biết sau mấy ngày, hay mấy tuần?
Doanh nghiệp bạn từng vượt ngân sách vì nguyên nhân nào trong 10 nguyên nhân trên? Chia sẻ ở phần bình luận. Lưu bài này lại để dùng làm checklist rà soát cho công trình kế tiếp.
CostDesk Newsletters
Đăng ký nhận bản tin miễn phí hàng tuần từ CostDesk
[email protected]
Đăng ký