Chipi Limited
Silverdale, Auckland, New Zealand
NZBN: 9429053537539
Chiều thứ Sáu, trưởng dự án mở bảng chấm công để duyệt. Một lập trình viên khai đủ 40 giờ, cả tuần chỉ một dòng: “Dự án A”. Trưởng dự án biết trong tuần đó cậu ấy sửa hai lỗi cho một dự án đã bàn giao từ tháng trước, ngồi ước lượng cho một khách mới, và mất gần nửa buổi chờ khách gửi tài khoản môi trường thử nghiệm. Nhưng trên bảng, cả 40 giờ đều thuộc dự án A, và không ai biết bao nhiêu giờ trong đó khách thật sự trả tiền.
Câu hỏi “giờ nào khách trả tiền” nghe đơn giản, vậy mà phần lớn công ty phần mềm và agency chưa có câu trả lời dùng chung. Mỗi trưởng dự án phân loại một kiểu, nên số liệu giữa các đội không so được với nhau. Tài liệu tiếng Việt về chủ đề này cũng gần như chỉ có bản dịch từ nguồn nước ngoài, không kèm tình huống quen thuộc của công ty Việt như presales (làm đề xuất, ước lượng cho khách chưa ký), bảo hành hay yêu cầu nhỏ làm luôn không báo.
Giờ tính phí và giờ không tính phí là gì
Giờ tính phí (billable hours) là giờ làm việc mà khách đồng ý trả tiền theo hợp đồng đã ký. Giờ không tính phí (non billable hours) là giờ làm việc thật, công ty vẫn trả lương đủ, nhưng không có khách nào trả tiền trực tiếp cho giờ đó.
Nhiều người hiểu nhầm rằng giờ không tính phí là giờ vô ích. Xếp loại chỉ nói giờ đó có hợp đồng nào trả tiền hay không. Một buổi đào tạo nội bộ có thể giá trị hơn nhiều giờ code, nhưng vẫn là giờ không tính phí, vì không khách nào trả tiền cho nó.
Ranh giới thay đổi theo loại hợp đồng
Cùng một giờ họp với khách, ở hợp đồng này là giờ tính phí, ở hợp đồng khác lại không. Vì vậy trước khi đặt quy tắc phân loại, cần biết công ty đang chạy những kiểu hợp đồng nào.
Hợp đồng theo giờ (T&M) và thuê đội (ODC)
Với T&M (time and material, tính tiền theo giờ thực làm) và ODC (offshore development center, khách thuê cả đội theo tháng), giờ tính phí là giờ được ghi lên hóa đơn hoặc báo cáo giờ gửi khách. Chỗ cần đọc kỹ là điều khoản: hợp đồng có cho tính giờ họp, giờ chờ khách cung cấp tài liệu, giờ chuyển giao khi đổi người hay không. Nếu hợp đồng không nói, trưởng dự án sẽ tự quyết theo từng tuần, và đó là lúc số liệu bắt đầu lệch.
Hợp đồng trọn gói
Với hợp đồng trọn gói (fixed price), không có giờ nào được xuất hóa đơn theo giờ, nên nhiều công ty cho rằng không cần phân loại. Thực ra vẫn cần, chỉ là đổi cách hiểu: giờ tính phí là giờ nằm trong phạm vi đã báo giá. Giờ vượt ước lượng nhưng vẫn trong phạm vi vẫn là giờ tính phí, chỉ có điều nó làm biên mỏng đi, chủ đề của bài sai số ước lượng dự án. Còn giờ làm việc ngoài phạm vi mà chưa có phụ lục thì khách không trả, đó là phần đã được tính ra tiền trong bài scope creep tính ra tiền.
Ba nhóm giờ cần tách
Nguồn tiếng Anh thường chia hai nhóm. Khi áp vào công ty dịch vụ ở Việt Nam, chia ba nhóm cho kết quả hữu ích hơn:
- Giờ tính phí. Việc trong phạm vi hợp đồng, khách trả tiền.
- Giờ không tính phí. Presales, họp nội bộ và quản trị, đào tạo, chờ việc giữa hai dự án. Đây là chi phí vận hành, công ty cần có, và cần nhìn thấy để biết mình đang chi bao nhiêu.
- Giờ cho không. Giờ phục vụ một khách cụ thể nhưng khách không trả tiền: sửa lỗi bảo hành, làm lại do hiểu sai yêu cầu, yêu cầu nhỏ ngoài phạm vi làm luôn không báo.
Nhóm thứ ba đáng đo nhất. Họp nội bộ hay đào tạo là khoản công ty chủ động chi. Với giờ cho không, công ty làm việc cho khách, khách nhận đủ kết quả, nhưng tiền không về. Gộp nhóm này vào chung với họp và đào tạo thì con số không còn chỉ ra được chỗ nào cần sửa.
Trong bảng chấm công, nhóm hai và nhóm ba cùng ghi loại giờ là “không tính phí”. Hai nhóm được tách bằng cột lý do, đúng cấu trúc của mẫu Excel chấm công theo dự án.
Bảng phân loại cho các tình huống hay gặp
Bảng dưới gom những tình huống trưởng dự án hay phải quyết khi duyệt chấm công. Cột “Lý do” là chữ ghi vào bảng chấm công khi giờ đó không tính phí.
| Tình huống | Nhóm giờ | Lý do ghi trong chấm công |
|---|---|---|
| Code tính năng trong phạm vi hợp đồng | Tính phí | |
| Họp sprint review (buổi trình bày kết quả cuối mỗi đợt làm việc) với khách | Tính phí (nếu hợp đồng cho tính) | |
| Họp daily (họp nhanh đầu ngày) nội bộ của đội dự án | Tính phí với T&M có điều khoản họp, không tính phí với các hợp đồng khác | Họp nội bộ |
| Làm đề xuất, ước lượng cho khách chưa ký | Không tính phí | Presales |
| Làm bản thử (PoC) cho khách tiềm năng | Không tính phí | Presales |
| Sửa lỗi bảo hành dự án đã bàn giao | Cho không | Bảo hành, gắn về dự án cũ |
| Code lại do hiểu sai yêu cầu | Cho không | Làm lại |
| Chờ khách cấp môi trường thử nghiệm | Không tính phí, trừ khi hợp đồng cho tính | Chờ khách |
| Yêu cầu nhỏ ngoài phạm vi làm luôn | Cho không, cho tới khi có phụ lục | Ngoài phạm vi |
| Chuyển giao khi đổi người giữa dự án | Không tính phí | Chuyển giao |
| Học công nghệ cho dự án sắp bắt đầu | Không tính phí | Đào tạo |
| Họp với khách Nhật, khách Mỹ ngoài giờ | Tính phí nếu là việc dự án; phần làm thêm giờ xem thỏa thuận với khách |
Gặp tình huống chưa có trong bảng, hãy hỏi một câu: theo hợp đồng hiện tại, khách có đồng ý trả cho giờ này không? Nếu có thì là giờ tính phí. Nếu không, nhưng giờ đó phục vụ một khách cụ thể, thì là giờ cho không. Còn nếu không phục vụ riêng khách nào thì là giờ không tính phí.
Một tuần làm việc quy ra tiền
Quay lại lập trình viên khai 40 giờ một dòng ở đầu bài. Nếu tách theo ba nhóm, tuần đó có thể trông như sau:
| Việc | Giờ | Nhóm |
|---|---|---|
| Code tính năng trong phạm vi | 24 | Tính phí |
| Họp sprint review với khách | 2 | Tính phí |
| Sửa lỗi bảo hành dự án đã bàn giao | 3 | Cho không |
| Code lại do hiểu sai yêu cầu | 3 | Cho không |
| Yêu cầu nhỏ ngoài phạm vi làm luôn | 2 | Cho không |
| Ước lượng cho khách mới | 2 | Không tính phí |
| Họp nội bộ công ty | 2 | Không tính phí |
| Chờ khách cấp môi trường thử nghiệm | 2 | Không tính phí |
Tuần đó có 26 giờ tính phí (65%), 8 giờ cho không và 6 giờ không tính phí. Nhìn bảng chấm công một dòng, trưởng dự án thấy 40 giờ cho dự án A. Tách ra mới thấy gần một phần năm thời gian của người này đi vào việc khách không trả tiền (*).
Tám giờ đó tốn bao nhiêu? Giả sử đây là một lập trình viên middle, lương gross (trước thuế và bảo hiểm) 28 triệu đồng một tháng. Chia lương cho 176 giờ làm, mỗi giờ khoảng 159.100 đồng, nên tám giờ trông như chỉ hơn 1,2 triệu. Nhưng công ty còn trả bảo hiểm, thưởng, thiết bị, văn phòng, và người đó không bán được hết số giờ có mặt, nên cost rate (đơn giá chi phí của một giờ công) tính trên mỗi giờ bán được là 288.647 đồng, theo cách tính trong mẫu Excel tính cost rate. Bạn có thể thay lương thật của công ty mình vào file đó để ra con số riêng (*).
Theo cost rate này, tám giờ cho không là 2.309.176 đồng một tuần. Nhân bốn tuần, khoảng 9,2 triệu đồng một tháng cho một người. Một đội mười người có tuần làm việc tương tự sẽ cho không khách khoảng 92 triệu đồng mỗi tháng, và khoản này không nằm trên dòng nào của báo cáo lãi lỗ, vì nó đã trộn vào giờ của các dự án đang chạy (*).
Ghi nhận cho đúng trong bảng chấm công
Muốn thấy được ba nhóm giờ, bảng chấm công cần đủ ba điều:
- Mỗi dòng có loại giờ và lý do. Loại giờ là tính phí hay không tính phí; lý do cho biết giờ không tính phí đó thuộc presales, bảo hành, làm lại hay chờ khách.
- Giờ bảo hành gắn về dự án cũ. Sửa lỗi cho dự án đã bàn giao mà ghi vào dự án đang chạy thì dự án mới gánh chi phí của dự án cũ, còn dự án cũ trông lãi hơn thực tế.
- Trưởng dự án duyệt theo tuần. Để tới cuối tháng thì không ai nhớ ba giờ chiều thứ Ba đã làm gì, và mọi thứ sẽ được ghi thành giờ tính phí cho nhanh.
Có một lỗi hay gặp khi công ty bắt đầu theo dõi tỷ lệ giờ tính phí: các đội dán nhãn tính phí cho mọi thứ để bảng số đẹp. Tỷ lệ tăng lên, nhưng giờ cho không vẫn còn đó, chỉ là không ai nhìn thấy nữa. Đặt chỉ tiêu cho tỷ lệ giờ tính phí trước khi dữ liệu đủ sạch thường dẫn tới đúng tình huống này.
Nếu công ty chưa có bảng chấm công gắn dự án, mẫu Excel chấm công theo dự án của CostDesk đã có sẵn cột loại giờ và cột lý do, đủ để bắt đầu từ tuần này.
Giảm giờ cho không, đừng ép giảm mọi giờ không tính phí
Khi đã thấy số, phản xạ đầu tiên thường là cắt mọi giờ không tính phí. Cách đó dễ làm hỏng việc khác. Presales là chi phí để có hợp đồng tiếp theo, đào tạo là chi phí để đội làm được dự án khó hơn. Hai khoản này cần nhìn thấy và kiểm soát, không cần cắt về không.
Giờ cho không thì nên xử lý theo nguồn gốc của nó:
- Bảo hành nhiều. Xem lại khâu kiểm thử trước bàn giao. Mỗi lỗi lọt ra sau bàn giao tốn giờ của cả người sửa lẫn người kiểm lại.
- Làm lại nhiều. Xem lại khâu chốt yêu cầu với khách. Loại giờ này chỉ thẳng vào chỗ quy trình đang hỏng.
- Ngoài phạm vi nhiều. Ghi thành phụ lục, hoặc nếu muốn làm miễn phí thì ghi thành khoản giảm giá có số trên biên bản gửi khách, như cách bài scope creep tính ra tiền đã trình bày.
Còn một trường hợp nữa: giờ tính phí đã được ghi đúng, nhưng lúc xuất hóa đơn công ty tự giảm vì ngại khách. Phần này đo bằng realization rate (tỷ lệ tiền thực thu trên tiền lẽ ra thu), đã giải thích trong bài utilization rate.
Từ phân loại giờ tới utilization và lãi lỗ
Giờ tính phí là tử số của utilization rate (tỷ lệ giờ tính phí trên giờ khả dụng), chỉ số quyết định lãi lỗ ở cấp công ty. Phân loại sai thì utilization sai theo, và mọi quyết định tuyển thêm người hay nhận thêm dự án dựa trên con số đó cũng lệch.
Giờ không tính phí và giờ cho không đều là chi phí không có doanh thu đi kèm. Chúng làm biên của cả công ty mỏng đi, dù từng dự án nhìn riêng vẫn có thể báo lãi. Cách giờ công chảy thành chi phí dự án được trình bày trong bài quản lý chi phí dự án cho công ty phần mềm, còn cách đọc kết quả từng dự án nằm ở bài báo cáo lãi lỗ từng dự án. Chi phí ghế trống, tức giờ không có dự án nào để làm, được tính riêng ở bài chi phí ghế trống, còn cách tổ chức chấm công theo dự án sẽ có bài riêng trong loạt nội dung này.
Câu hỏi thường gặp
Giờ presales có tính là giờ tính phí không?
Không. Giờ presales phục vụ một khách chưa ký hợp đồng, nên chưa có ai trả tiền cho nó. Nên ghi riêng với lý do “presales” để biết công ty tốn bao nhiêu giờ cho mỗi hợp đồng thắng được.
Giờ họp nội bộ của dự án tính vào đâu?
Tùy hợp đồng. Hợp đồng T&M có điều khoản tính giờ họp thì là giờ tính phí. Các trường hợp khác ghi là giờ không tính phí, lý do “họp nội bộ”, nhưng vẫn gắn vào dự án để tính đủ chi phí dự án.
Giờ bảo hành tính cho dự án nào?
Cho dự án đã bàn giao, nơi phát sinh lỗi. Ghi vào dự án đang chạy thì dự án mới gánh chi phí của dự án cũ.
Hợp đồng trọn gói có cần tách giờ tính phí không?
Có. Với hợp đồng trọn gói, giờ tính phí là giờ trong phạm vi đã báo giá. Không tách thì không thấy được bao nhiêu giờ đã đi vào việc ngoài phạm vi.
Làm thêm giờ mà khách không trả thì ghi thế nào?
Ghi đúng việc đã làm. Nếu việc trong phạm vi thì vẫn là giờ tính phí, chỉ là chi phí giờ đó cao hơn vì phải trả lương làm thêm. Nếu do làm lại hay ngoài phạm vi thì ghi là giờ cho không với lý do tương ứng.
Giờ của PM (quản lý dự án), BA (chuyên viên phân tích nghiệp vụ) có tính phí không?
Có, khi hợp đồng tính tiền cho vai trò đó hoặc khi phạm vi báo giá đã gồm công quản lý và phân tích. Giờ PM dùng cho việc nội bộ của công ty, như báo cáo cho ban giám đốc, là giờ không tính phí.
Thực tập sinh làm việc cho dự án có tính phí không?
Chỉ khi hợp đồng cho tính vai trò đó. Thường thì giờ của thực tập sinh là giờ không tính phí với lý do đào tạo, dù họ làm việc trong dự án.
Tỷ lệ giờ tính phí bao nhiêu là ổn?
Không có một con số chung cho mọi công ty, vì nó phụ thuộc cơ cấu chi phí và giá bán. Cách tự tính ngưỡng hòa vốn cho công ty mình nằm trong bài utilization rate.
Billable rate khác billable hours thế nào?
Billable hours là số giờ tính phí. Billable rate là đơn giá bán cho mỗi giờ đó. Một con số đo thời gian, một con số đo giá.
Để tự kiểm tra, hãy chọn một người trong đội và xem lại tuần vừa rồi của họ: bao nhiêu giờ đi vào việc phục vụ khách mà không có ai trả tiền? Nếu bảng chấm công hiện tại không trả lời được câu hỏi đó, thì con số 92 triệu ở trên có thể đang diễn ra ở công ty bạn mà không ai biết.
(*) Số giả định để minh họa
CostDesk Newsletters
Đăng ký nhận bản tin miễn phí hàng tuần từ CostDesk
[email protected]
Đăng ký