Chi phí ghế trống (bench cost): khoản lỗ không ai ghi sổ

Họp tổng kết quý, bốn trưởng dự án lần lượt báo cáo. Dự án nào cũng lãi, dự án tốt nhất lãi gộp gần 30%. Rồi kế toán trưởng báo cáo lãi của cả công ty, thấp hơn tổng lãi bốn dự án cộng lại cả trăm triệu. Không ai giải thích được phần chênh, vì nó không nằm trong dự án nào.

Một phần của khoản chênh đó là chi phí gián tiếp: văn phòng, quản lý, hành chính. Phần còn lại hay bị bỏ quên hơn: lương của những ngày nhân sự có mặt, sẵn sàng làm việc, nhưng không có việc của khách để làm.

Mục lục bài viết

Chi phí ghế trống là gì

Chi phí ghế trống (bench cost) là tiền lương và các chi phí đi kèm của những giờ nhân sự sẵn sàng làm việc nhưng không có việc tính phí nào được giao. Người đó không nghỉ phép, không ốm, vẫn ngồi ở công ty hoặc vẫn online, chỉ là không có dự án nào cần họ trong khoảng thời gian đó.

Bài utilization rate (tỷ lệ giờ tính phí trên giờ khả dụng) tính gộp mọi giờ không tính phí vào ghế trống, đủ để thấy công ty mất bao nhiêu. Muốn biết phải sửa chỗ nào thì cần tách giờ không tính phí ra ba loại, vì mỗi loại sửa ở một khâu khác nhau:

Giờ ghế trống. Không có việc của khách để làm: chờ dự án mới, chờ khách khởi động, kỹ năng không khớp dự án đang có. Sửa ở khâu kế hoạch nguồn lực và bán hàng.
Giờ nội bộ. Có việc, nhưng là việc của công ty: họp, đào tạo, presales (làm đề xuất, ước lượng cho khách chưa ký). Sửa ở khâu quản trị nội bộ, và nhiều phần trong đó là khoản đầu tư cần giữ.
Giờ cho không. Làm cho khách nhưng khách không trả: bảo hành, làm lại, việc ngoài phạm vi. Sửa ở khâu bàn giao và hợp đồng, đã phân tích trong bài giờ tính phí và không tính phí.

Bài này chỉ bàn loại thứ nhất.

Vì sao báo cáo dự án không thấy khoản này

Ghế trống không có hóa đơn, không có phiếu chi, không gắn được vào dự án nào. Kế toán ghi lương tháng của một lập trình viên như mọi tháng khác, dù tháng đó người ấy có mười ngày không làm gì cho khách.

Báo cáo lãi lỗ từng dự án chỉ cộng những giờ đã gắn vào dự án. Giờ ghế trống không thuộc dự án nào nên không xuất hiện trong báo cáo của dự án nào. Nó đi thẳng vào chi phí chung, rồi hiện ra ở cuối năm dưới dạng khoảng cách giữa “dự án nào cũng lãi” và “công ty lãi ít hơn dự tính”.

Khoản này cũng giải thích một hiện tượng nhiều chủ doanh nghiệp gặp: doanh thu tăng mà lãi không tăng theo. Công ty dịch vụ tăng doanh thu chủ yếu bằng cách tăng người. Người mới thường bắt đầu bằng vài tuần ghế trống, chờ dự án, chờ quen hệ thống, chờ được xếp vào đội. Mỗi đợt tăng trưởng vì thế kéo theo một đợt ghế trống, và lãi tăng chậm hơn doanh thu.

Ghế trống đến từ đâu, và ai nên trả

Bài utilization rate đã nêu các nguyên nhân chính. Ở đây thêm một câu hỏi cho từng nguyên nhân: công ty phải gánh khoản này, hay đòi được một bên nào đó trả, hoặc ít nhất ghi vào đúng chỗ?

Chờ giữa hai dự án. Dự án cũ đóng, dự án mới chưa mở. Công ty gánh. Cách giảm là gối đầu: bắt đầu xếp người cho dự án tiếp theo từ khi dự án trước còn vài tuần.
Dự án xong sớm hoặc khách dời ngày khởi động. Đội đã giữ người theo lịch khách xác nhận, rồi khách dời một tháng. Nếu lịch đã được khách xác nhận bằng văn bản, công ty có thể đàm phán điều khoản báo trước khi dời lịch, hoặc phí giữ người cho hợp đồng thuê đội.
Lệch kỹ năng. Công ty có việc, nhưng việc cần lập trình mobile (ứng dụng di động) còn người đang rảnh lại là lập trình viên backend (hệ thống phía máy chủ). Công ty gánh. Cách giảm là nhìn trước nhu cầu kỹ năng và đào tạo chéo.
Tuyển trước cho hợp đồng chưa ký. Tuyển một senior (cấp cao) để kịp khởi động khi khách ký. Nếu khách ký chậm, giờ chờ của người đó nên ghi là chi phí bán hàng của hợp đồng ấy. Cách ghi này giúp anh chị biết chi phí để ký được hợp đồng.
Người mới chưa vào được dự án. Công ty gánh. Nên đo thời gian từ ngày nhận việc tới giờ tính phí đầu tiên, vì con số này cho biết mỗi lần tuyển người tốn thêm bao nhiêu ngoài lương.

Tính chi phí ghế trống ra tiền

Công thức gọn: chi phí ghế trống = số giờ ghế trống x cost rate trên giờ khả dụng, trong đó cost rate (đơn giá chi phí của một giờ công) là tổng chi phí sở hữu một nhân sự trong năm chia cho số giờ.

Bộ số mẫu của loạt bài này dựng cho hai người: senior lương gross (trước thuế và bảo hiểm) 45 triệu đồng một tháng, middle (cấp trung) 28 triệu. Lương chia cho giờ làm thì chỉ khoảng 255.700 và 159.100 đồng một giờ. Cost rate cao hơn vì cộng thêm thưởng, thiết bị, các khoản ngoài lương, rồi chia cho giờ khả dụng (1.816 giờ một năm sau khi trừ phép và lễ) chứ không phải giờ trên lịch. Kết quả là 342.511 đồng một giờ cho senior và 220.815 đồng cho middle, chưa gồm bảo hiểm bắt buộc. Anh chị thay lương của công ty mình vào mẫu Excel tính cost rate để ra con số thật.

Mẫu đó có hai loại cost rate, và rất dễ dùng nhầm. Loại trên giờ khả dụng (220.815 cho middle) là chi phí thật của một giờ có mặt. Loại trên giờ bán được (288.647 cho middle) đã cộng sẵn phần ghế trống và giờ nội bộ, dùng để định giá. Nhân giờ ghế trống với loại thứ hai là tính ghế trống hai lần. Vì vậy, khi tính chi phí ghế trống, luôn dùng loại trên giờ khả dụng.

Đi kèm công thức tiền là một tỷ lệ: tỷ lệ ghế trống = giờ ghế trống / giờ khả dụng. Tỷ lệ này dùng để so giữa các kỳ, giữa các đội, và so với con số đã giả định trong giá bán.

Một quý của đội mười người

Một đội gồm ba senior và bảy middle. Mỗi người có 454 giờ khả dụng một quý, cả đội 4.540 giờ. Trong quý có bốn sự việc làm người phải ngồi chờ, mỗi ngày tính tám giờ:

Sự việc	Người	Số ngày	Giờ ghế trống	Chi phí (đồng)
Dự án ngân hàng xong sớm hai tuần	2 senior, 2 middle	10	320	90.132.160
Khách bán lẻ dời ngày khởi động	3 middle	15	360	79.493.400
Tuyển trước một senior cho hợp đồng chưa ký	1 senior	25	200	68.502.200
Một middle backend chờ việc đúng kỹ năng	1 middle	20	160	35.330.400
Cộng			1.040	273.458.160

Đội để trống 1.040 trên 4.540 giờ khả dụng, tỷ lệ ghế trống 22,9%, tương đương khoảng 273 triệu đồng trong một quý. Không dự án nào báo lỗ vì khoản này, vì không giờ nào trong số đó được ghi vào dự án (*).

Đối chiếu với năm nguyên nhân ở phần trước, dòng thứ hai có thể đem ra đàm phán với khách bán lẻ nếu lịch đã được xác nhận, và dòng thứ ba là chi phí bán hàng của một hợp đồng cụ thể. Công ty gánh chi phí ở hai dòng còn lại, và có thể giảm hai khoản này bằng kế hoạch nguồn lực tốt hơn.

So với phần ghế trống đã tính trong giá

Nếu công ty định giá theo cách tính giá dự án phần mềm, giá sàn đã gánh sẵn một tỷ lệ ghế trống giả định. Với giả định 15%, mỗi giờ bán ra của một middle phải gánh thêm khoảng 39.000 đồng cho phần giờ trống của chính người đó (220.815 chia 0,85 ra 259.782 đồng), senior khoảng 60.400 đồng. Con số này chưa tính phần giờ nội bộ, phần đó cộng tiếp mới ra 288.647 và 447.727 đồng (*).

Ở quy mô đội trên, tổng chi phí một quý của mười người là khoảng 1,17 tỷ đồng. 15% của khoản đó, khoảng 175 triệu, là phần ghế trống mà giá bán đã tính trước, với điều kiện công ty bán đủ giờ ở mức giá sàn. Thực tế quý này ghế trống tốn 273 triệu. Phần hụt khoảng 98 triệu chưa được tính vào giá bán, nên làm giảm biên lợi nhuận mục tiêu (*).

Chi phí ghế trống một quý của đội mười người: 273 triệu đồng, giá sàn đã tính khoảng 175 triệu, hụt khoảng 98 triệu

Trường hợp xấu hơn là báo giá không tính ghế trống: đơn giá tính từ lương nhân hệ số, hoặc từ cost rate trên giờ khả dụng. Khi đó toàn bộ 273 triệu trừ thẳng vào lãi công ty, và mọi báo cáo dự án vẫn báo lãi bình thường.

Ghi nhận ghế trống trong sổ quản trị

Muốn thấy khoản này mỗi tháng thay vì cuối năm, cần ba việc.

Ghi giờ chờ việc vào bảng chấm công. Loại giờ là không tính phí, lý do là “chờ dự án”. Đừng để nhân sự bỏ trống ngày chờ việc trên bảng chấm công, cũng đừng ghi vào dự án vừa kết thúc. Mẫu Excel chấm công theo dự án có sẵn cột lý do với năm lựa chọn; thêm “chờ dự án” vào danh sách là đủ.
Đưa ghế trống thành một dòng riêng trong báo cáo quản trị. Đặt nó giữa tổng lãi các dự án và lãi công ty, cạnh chi phí gián tiếp. Cuộc họp quý khi đó có câu trả lời cho khoản chênh.
Đo theo tháng, đọc theo quý. Ghế trống dao động theo lịch dự án, tỷ lệ cao trong một tháng chưa đủ để kết luận. Hai quý liền vượt tỷ lệ đã giả định trong giá thì phải sửa giá hoặc sửa kế hoạch nguồn lực.

Cả ba việc đều cần cùng một điều kiện: dữ liệu chấm công gắn với dự án, đủ chi tiết để biết giờ nào làm cho khách, giờ nào không. Đây cũng là chỗ một hệ thống quản lý chi phí dự án như CostDesk giúp được, vì giờ ghế trống tự tách ra khi mọi giờ đều được gắn với dự án và ghi rõ lý do.

Giảm ghế trống mà không ép đội

Cách giảm nhanh nhất trên giấy là gắn giờ chờ vào một dự án đang chạy. Tỷ lệ ghế trống về gần 0, nhưng dự án đó gánh chi phí không phải của nó, báo cáo dự án sai, và khoản lỗ vẫn còn nguyên. Các cách giải quyết thật sự thì chậm hơn:

Gối đầu dự án. Xếp người cho dự án tiếp theo từ khi dự án trước còn vài tuần, thay vì đợi dự án đóng.
Nhìn lịch nguồn lực trước ít nhất một quý. Biết trước ai sắp rảnh, rảnh bao lâu, kỹ năng gì, để đội kinh doanh ưu tiên đúng loại hợp đồng. Chủ đề kế hoạch nguồn lực CostDesk sẽ có bài riêng trong thời gian sắp tới.
Đưa điều khoản giữ người vào hợp đồng. Với khách thuê đội hoặc khách đã xác nhận lịch, điều khoản báo trước khi dời lịch chuyển một phần rủi ro về đúng bên gây ra nó.
Đặt hạn cho tuyển trước. Tuyển trước cho một hợp đồng chưa ký thì ghi rõ thời hạn chờ, quá hạn mà khách chưa ký thì xếp người vào việc khác. So sánh tuyển thêm với dùng người bên ngoài theo chi phí thật cũng sẽ có bài riêng.
Dùng giờ trống có chủ đích. Đào tạo, làm công cụ nội bộ, viết tài liệu kỹ thuật. Vẫn ghi là ghế trống, kèm việc đã làm, để biết công ty đang đầu tư bao nhiêu từ thời gian chờ.

Câu hỏi thường gặp

Giờ ghế trống khác giờ không tính phí thế nào?
Giờ không tính phí là mọi giờ khách không trả tiền. Ghế trống là một phần trong đó: giờ không có việc của khách để làm. Hai phần còn lại là giờ nội bộ và giờ cho không.

Nhân sự bench là gì?
Là nhân sự đang không được xếp vào dự án tính phí nào, thường do chờ dự án mới hoặc kỹ năng chưa khớp việc đang có. Họ vẫn nhận đủ lương trong thời gian đó.

Tỷ lệ ghế trống bao nhiêu là ổn?
Không có con số chung đáng tin cho mọi công ty. Cách thực tế là so với tỷ lệ đã giả định trong giá bán: thấp hơn thì giá đang gánh đủ, cao hơn thì phần vượt đang ăn vào lợi nhuận.

Đang chờ dự án mà đi học thì ghi là đào tạo hay ghế trống?
Ghi là ghế trống, đồng thời ghi rõ lý do và việc đã làm. Nếu ghi là đào tạo, công ty sẽ thấy đào tạo tăng vọt đúng những tháng thiếu việc và không xác định được nguyên nhân thực sự.

Có nên chia chi phí ghế trống về các dự án không?
Không nên chia vào báo cáo từng dự án, vì nó không do dự án nào gây ra. Chỗ của nó là trong giá bán, qua tỷ lệ giả định trong cost rate trên giờ bán được, và trong báo cáo quản trị cấp công ty.

Freelancer (người làm việc tự do) có chi phí ghế trống không?
Thường không, vì họ được trả theo việc. Đó là một lý do nhiều công ty dùng freelancer cho phần nhu cầu lúc nhiều lúc ít, dù đơn giá có thể cao hơn.

Công ty chưa đo bao giờ thì giả định tỷ lệ bao nhiêu?
Lấy lịch phân bổ người của năm trước, đếm số ngày từng người không có dự án, chia cho số ngày khả dụng. Con số thô này tốt hơn một tỷ lệ chép từ nơi khác. Anh chị có thể điều chỉnh dần khi có dữ liệu chấm công.

Ghi ghế trống riêng có ảnh hưởng gì tới sổ kế toán thuế không?
Không. Lương vẫn là chi phí lương như cũ. Tách ghế trống chỉ diễn ra trong sổ quản trị, để người điều hành thấy tiền đang đi đâu.

Để tự kiểm tra, anh chị lãnh đạo công ty hãy mở lịch phân bổ người của quý vừa rồi và đếm số ngày mỗi người không có dự án nào. Đổi số ngày đó ra giờ rồi nhân với cost rate, rồi so với tỷ lệ ghế trống đã giả định khi báo giá. Nếu chưa từng giả định tỷ lệ nào, toàn bộ khoản đó đang trừ thẳng vào lãi công ty mà chưa ai thấy.

(*) Số giả định để minh họa