Hoàn ứng (Expense Claim) là gì, khác tạm ứng chỗ nào

Trong ba cửa tiền ra khỏi công ty, hoàn ứng là cửa duy nhất không ngăn được. Khi một khoản hoàn ứng xuất hiện trên bàn người duyệt, tiền đã tiêu rồi. Câu hỏi còn lại không phải “có nên chi không” mà là “có trả lại cho người đã chi không”.

Đó là lý do hoàn ứng thường bị coi nhẹ, và cũng là lý do nó thường là lớp chi phí mờ nhất trong toàn bộ bức tranh lãi lỗ. Bài này nói riêng về nó. Bức tranh so sánh cả ba cửa nằm ở bài Đề nghị mua, Phiếu đặt hàng và Hoàn ứng.

Mục lục bài viết

Hoàn ứng là gì

Hoàn ứng (Expense Claim) là khoản nhân viên tự bỏ tiền chi cho công việc, sau đó nộp chứng từ xin công ty trả lại. Vé máy bay đi công tác, tiền taxi ra công trường, bữa ăn tiếp khách, phí gửi xe, tiền mua vội một món vật tư nhỏ khi công trường đang chờ.

Đặc điểm khiến hoàn ứng khác hẳn hai cửa còn lại: việc đã xong trước khi ai kịp duyệt. Quy trình phê duyệt ở đây không còn tác dụng ngăn chặn, nó chỉ còn hai tác dụng: xác nhận khoản chi là hợp lệ, và ghi nó về đúng chỗ trong sổ sách.

Hoàn ứng khác tạm ứng chỗ nào

Đây là chỗ nhầm nhiều nhất, và nhầm ở đây gây sai số thật trong sổ sách.

	Tạm ứng	Hoàn ứng
Tiền đi ra khi nào	Trước khi chi	Sau khi đã chi
Ai bỏ tiền ra trước	Công ty	Nhân viên
Bản chất khoản tiền	Khoản nợ nhân viên đang giữ	Khoản công ty đang nợ nhân viên
Việc phải làm tiếp	Quyết toán, nộp lại phần thừa	Trả lại tiền cho nhân viên
Ghi vào chi phí khi nào	Khi quyết toán, không phải khi ứng	Khi duyệt khoản cuối cùng

Điểm dễ sai nhất nằm ở dòng cuối. Tiền công ty chuyển cho nhân viên lúc tạm ứng chưa phải chi phí, nó mới là khoản phải thu. Ghi ngay lúc chuyển tiền sẽ thổi phồng chi phí kỳ đó, rồi khi quyết toán lại phải điều chỉnh ngược.

Trong thực tế, một chuyến công tác thường có cả hai: công ty tạm ứng một khoản để mua vé, nhân viên tự chi thêm những khoản phát sinh dọc đường rồi xin hoàn ứng phần chênh. Hai luồng này nên theo dõi tách bạch, gộp lại là mất dấu ai đang nợ ai.

Sơ đồ so sánh Tạm ứng và Hoàn ứng, tiền đi từ công ty sang nhân viên trước khi chi ở Tạm ứng, và đi ngược lại sau khi chi ở Hoàn ứng

Vì sao hoàn ứng thường là lớp chi phí mờ nhất

Ba nguyên nhân thường xuất hiện cùng lúc.

Mỗi khoản đều nhỏ. Không ai thấy một hóa đơn taxi hai trăm nghìn đáng để lập quy trình. Nhưng ba mươi người, mỗi người vài khoản mỗi tháng, cộng cả năm lại thì không còn nhỏ nữa, và không ai từng nhìn con số tổng đó.

Chứng từ nằm rải rác. Ảnh hóa đơn trong nhóm chat, trong thư viện ảnh điện thoại, trong file Excel riêng của kế toán. Ba nơi này không nơi nào tra cứu được theo dự án.

Không gắn dự án ngay lúc nộp. Đây là nguyên nhân gốc. Khoản chi không gắn dự án tại thời điểm nộp thì sau đó gần như không ai gắn được nữa, vì người duy nhất nhớ nó thuộc dự án nào là người đã chi, và người đó đã chuyển sang việc khác. Toàn bộ số này cuối kỳ rơi vào chi phí chung.

Hệ quả cụ thể: câu hỏi “tháng này dự án X chi bao nhiêu cho đi lại” mất vài giờ lục lại tin nhắn mới trả lời được, và câu trả lời vẫn không chắc đúng.

Ba trường bắt buộc để hoàn ứng thành dữ liệu

Một khoản hoàn ứng chỉ trở thành số liệu tài chính dùng được khi lúc nộp đã kèm đủ ba thứ.

Dự án hoặc bộ phận gánh chi phí. Thiếu trường này thì khoản chi không về được dự án nào, và mọi nỗ lực tính lãi lỗ theo dự án hụt đi một mảng.
Loại chi phí. Đi lại, ăn uống tiếp khách, vật tư nhỏ, phí hành chính. Thiếu trường này thì biết tổng chi bao nhiêu nhưng không biết chi vào đâu, nên không cải thiện được gì.
Ảnh chứng từ gốc. Thiếu trường này thì khoản chi không đưa vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế, tức là công ty trả tiền hai lần cho cùng một khoản.

Bắt buộc cả ba ngay tại bước nộp tốn của nhân viên khoảng mười giây. Bổ sung sau đó tốn của kế toán vài giờ mỗi tháng, và thường là bổ sung không đầy đủ.

Điểm cần hỏi kế toán về chứng từ

Chi phí muốn được trừ khi quyết toán thuế thì cần hóa đơn hợp lệ, và với hóa đơn giá trị lớn còn cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Ngưỡng giá trị và điều kiện cụ thể do quy định thuế hiện hành quy định và có thay đổi theo thời gian, nên đây là chỗ phải hỏi kế toán của công ty chứ không lấy con số từ bài viết trên mạng.

Điều đáng làm về mặt quy trình: chính sách hoàn ứng nên nói rõ khoản nào phải có hóa đơn giá trị gia tăng, khoản nào chấp nhận chứng từ khác, và khoản nào bắt buộc chuyển khoản thay vì trả tiền mặt. Nói rõ trước thì nhân viên biết đường làm. Nói sau khi họ đã chi thì chỉ còn cách chấp nhận hoặc bắt họ chịu.

Chính sách hoàn ứng nên có gì

Chính sách một trang là đủ, và nên trả lời năm câu hỏi:

Khoản nào được hoàn. Liệt kê theo loại, kèm vài ví dụ cụ thể thay vì mô tả chung chung.
Hạn mức từng loại. Bữa ăn tiếp khách tối đa bao nhiêu một người, đi lại trong thành phố dùng phương tiện nào.
Thời hạn nộp. Đây là điều khoản hay bị bỏ sót nhất. Không có hạn thì sẽ có người nộp hóa đơn ba tháng trước vào đúng lúc chốt sổ năm, và khoản đó rơi sai kỳ.
Ai duyệt tới mức nào. Nên chạy trên cùng ma trận phê duyệt với hai cửa còn lại, với hạn mức riêng vì giá trị thường nhỏ hơn.
Khi nào tiền về tài khoản nhân viên. Nói rõ chu kỳ trả, ví dụ mỗi tháng hai đợt. Không nói rõ thì nhân viên sẽ tự chọn cách an toàn hơn cho họ là hạn chế bỏ tiền túi, và việc bị chậm lại.

Khi hoàn ứng chiếm tỷ trọng quá lớn

Có một chỉ số gần như không công ty nào theo dõi, dù nó rất dễ tính: tỷ trọng chi tiêu đi qua đường hoàn ứng trên tổng chi của một dự án.

Con số này cao nghĩa là phần lớn tiền đang rời khỏi công ty ở chỗ không ai ngăn được. Nguyên nhân thường không phải nhân viên tùy tiện, mà là hai cửa còn lại đang quá chậm. Khi xin duyệt một khoản mất một tuần còn tự bỏ tiền ra mua mất mười phút, người ta chọn mười phút, và đó là lựa chọn hợp lý của họ.

Vậy nên khi thấy tỷ trọng hoàn ứng tăng, việc cần làm không phải siết chính sách hoàn ứng, mà đi đo thời gian duyệt của Đề nghị mua và Phiếu đặt hàng. Siết đầu ra trong khi đầu vào vẫn tắc chỉ làm nhân viên tự bỏ tiền rồi không xin lại, và khoản chi đó biến mất khỏi sổ sách hoàn toàn.

Hoàn ứng trên CostDesk

Trên CostDesk, đây là module Hoàn ứng, có sẵn ngay trong gói miễn phí. Mỗi khoản bắt buộc gắn dự án và loại chi phí lúc nộp, kèm ảnh chứng từ, nên sau khi duyệt xong nó tự cộng vào chi phí thực tế của dự án mà không cần ai tổng hợp lại.

Luồng duyệt chạy trên cùng ma trận phê duyệt với hai cửa còn lại, cấu hình theo người, theo vai trò và theo hạn mức tiền. Ví dụ một khoản có thể đi qua người kiểm chứng từ, rồi tới quản lý dự án trong hạn mức, rồi tới giám đốc tài chính khi vượt hạn mức đó.

Vì mọi khoản đều gắn dự án ngay từ đầu, câu hỏi “dự án X tháng này chi bao nhiêu cho đi lại” trả lời được bằng một bộ lọc, không phải bằng một buổi chiều ngồi lục tin nhắn.

Câu hỏi thường gặp

Hoàn ứng và tạm ứng có gộp chung một quy trình được không?
Không nên. Hai loại này ngược chiều nhau về dòng tiền và về thời điểm ghi chi phí. Gộp chung sẽ mất dấu khoản nào công ty đang nợ nhân viên, khoản nào nhân viên đang giữ tiền công ty.

Khoản hoàn ứng không có hóa đơn thì có duyệt được không?
Duyệt để trả lại tiền cho nhân viên thì được, nếu chính sách công ty cho phép. Nhưng khoản đó thường không đưa vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế, nên cần đánh dấu riêng thay vì trộn lẫn.

Nhân viên nộp hóa đơn từ mấy tháng trước thì xử lý sao?
Đây là lý do chính sách cần có thời hạn nộp. Quá hạn thì hoặc từ chối, hoặc chấp nhận nhưng ghi vào kỳ hiện tại và chấp nhận sai lệch kỳ, tùy mức độ ảnh hưởng.

Hoàn ứng có tính vào lãi lỗ dự án không?
Có, nếu lúc nộp đã gắn dự án, và tính từ thời điểm duyệt khoản cuối cùng. Không gắn dự án thì thường rơi vào chi phí chung.

Công ty đã dùng nhóm chat để duyệt hoàn ứng, có cần đổi không?
Nhóm chat làm tốt phần thông báo và phản hồi nhanh. Cái nó không làm được là truy vấn theo dự án, theo loại chi phí và theo khoảng thời gian. Nếu công ty chưa bao giờ cần trả lời những câu hỏi đó thì chưa cần đổi.

Có nên đặt hạn mức để khoản lớn phải đi đường phiếu đặt hàng không?
Nên. Đây là cách giữ cho hoàn ứng đúng vai trò của nó là xử lý khoản nhỏ phát sinh. Kèm theo đó nên kiểm việc chia nhỏ nhiều khoản trong cùng một ngày để đi dưới hạn mức.

Một phép tính đáng làm trong mười phút: lấy một dự án đã kết thúc, tách tổng chi phí thành ba phần theo ba cửa tiền ra. Nếu phần hoàn ứng lớn hơn bạn đoán, hãy đi đo thời gian duyệt của hai cửa còn lại trước khi kết luận nhân viên đang tiêu tùy tiện.