Đề nghị mua (Purchase Request) là gì và khi nào cần

Trong ba cửa tiền ra khỏi công ty, đề nghị mua là cửa duy nhất còn kịp nói không mà không mất gì. Đây cũng là cửa hay bị bỏ qua nhất, vì nó là bước duy nhất chưa tạo ra thứ gì cầm được: chưa có hàng, chưa có hóa đơn, chưa có ai phải trả tiền.

Bài này nói riêng về bước đó. Nếu bạn cần bức tranh so sánh cả ba cửa, đọc bài Đề nghị mua, Phiếu đặt hàng và Hoàn ứng trước.

Mục lục bài viết

Đề nghị mua là gì

Đề nghị mua (Purchase Request, viết tắt PR) là yêu cầu nội bộ do người cần dùng lập ra, xin công ty đồng ý chi tiền cho một thứ gì đó. Nó chỉ đi trong nhà, từ người dùng lên người duyệt, chưa chạm tới nhà cung cấp nào.

Câu hỏi đề nghị mua trả lời là “công ty có đồng ý chi cho việc này không”. Câu hỏi nó chưa trả lời là “mua của ai, giá bao nhiêu”. Hai câu hỏi này bị gộp làm một là nguyên nhân của phần lớn nhầm lẫn quanh khái niệm đề nghị mua.

Một đề nghị mua đầy đủ gồm những gì

Tối thiểu sáu thông tin:

Thứ cần mua, mô tả đủ rõ để người duyệt hiểu mà không phải hỏi lại
Số lượng và đơn vị tính
Thời điểm cần có, vì hạn này quyết định có kịp đi đường yêu cầu báo giá hay không
Dự án, bộ phận hoặc trung tâm lợi nhuận sẽ gánh khoản chi
Lý do cần, viết theo hệ quả nếu không mua chứ không viết theo mong muốn
Ước tính giá trị, dù chỉ là con số áng chừng

Trường thứ tư là trường hay bị bỏ trống nhất và cũng là trường quan trọng nhất. Không gắn dự án ngay từ đề nghị thì khoản chi sẽ đi hết chuỗi mà không ai biết nó thuộc về đâu, tới cuối kỳ rơi vào chi phí chung.

Trường thứ sáu không cần chính xác. Mục đích của nó là để hệ thống biết đề nghị này phải đi qua cấp duyệt nào, chứ không phải để chốt giá.

Đề nghị mua không phải chi phí, cũng không phải đơn hàng

Đây là hai nhầm lẫn thường gặp, và chúng gây ra hai loại sai khác nhau.

Nhầm đề nghị mua là chi phí làm báo cáo lãi lỗ phồng lên. Một đề nghị đã duyệt vẫn có thể bị hủy mà công ty không mất đồng nào, nên cộng nó vào chi phí dự án là ghi nhận một khoản chưa tồn tại. Chỉ khi đề nghị đó biến thành phiếu đặt hàng thì mới sinh ra chi phí cam kết.

Nhầm đề nghị mua là đơn hàng gây hậu quả nặng hơn. Có người cầm đề nghị đã duyệt đi báo với nhà cung cấp rằng công ty đã chốt mua. Nếu sau đó bộ phận mua hàng tìm được bên khác giá tốt hơn, công ty rơi vào thế đã hứa với một bên và muốn mua của bên khác. Đề nghị mua chỉ cho phép đi tiếp sang bước tìm nhà cung cấp, nó không cho phép hứa với ai cả.

Khi nào cần và khi nào là thủ tục thừa

Bước đề nghị mua chỉ tạo ra giá trị trong hai tình huống.

Tình huống thứ nhất: người cần dùng và người quyết chi là hai người khác nhau. Chỉ huy công trường biết cần thêm giàn giáo nhưng không có quyền chi, giám đốc có quyền chi nhưng không ở công trường. Đề nghị mua là cách chuyển thông tin giữa hai người này thành một bản ghi có thể tra lại, thay vì một cuộc gọi điện không ai nhớ nội dung.

Tình huống thứ hai: khoản mua đủ lớn để đáng dừng lại cân nhắc. Với những khoản này, khoảng thời gian chờ duyệt chính là giá trị, vì nó tạo ra cơ hội để ai đó hỏi câu hỏi hữu ích, chẳng hạn dự án bên cạnh có sẵn thiết bị này đang rảnh không.

Ngoài hai tình huống trên, bắt mọi khoản chi qua đề nghị mua chỉ làm chậm việc. Một công ty năm người, giám đốc ngồi cách kế toán ba mét, thì quy trình đề nghị mua bằng phần mềm chậm hơn một câu hỏi trực tiếp.

Đặt ngưỡng thay vì áp cho tất cả

Cách phân định thực dụng là đặt ngưỡng tiền. Dưới ngưỡng thì đi thẳng tới phiếu đặt hàng hoặc chi rồi xin hoàn ứng, trên ngưỡng thì bắt buộc qua đề nghị mua.

Ngưỡng này nên đặt theo quy mô chi tiêu thật của công ty, không sao chép từ tài liệu doanh nghiệp lớn. Một cách chọn ngưỡng: lấy toàn bộ khoản mua của quý vừa rồi, sắp theo giá trị giảm dần, rồi tìm điểm mà từ đó trở lên chiếm khoảng tám phần mười tổng tiền. Đặt ngưỡng ở đó thì công ty kiểm soát được gần hết dòng tiền mà chỉ phải xử lý một phần nhỏ số lượng chứng từ.

Cảnh giác với việc chia nhỏ để lách

Có ngưỡng thì sẽ có người chia nhỏ khoản mua để đi dưới ngưỡng. Ba đề nghị mua mỗi cái mười triệu thay vì một đề nghị ba mươi triệu, cùng một nhà cung cấp, cùng một tuần.

Đây không phải lý do để bỏ ngưỡng, mà là lý do để thêm một lớp kiểm tra: cộng dồn theo nhà cung cấp và theo khoảng thời gian, thay vì chỉ xét từng chứng từ riêng lẻ. Việc cộng dồn này gần như không làm được bằng tay, và đây là một trong những lý do rõ ràng nhất để dùng phần mềm thay cho file Excel.

Sơ đồ ngưỡng duyệt, một khoản ba mươi triệu phải qua hai cấp duyệt, còn ba khoản mười triệu tách nhỏ thì lọt xuống dưới ngưỡng chỉ cần một cấp

Ma trận phê duyệt: ai duyệt tới mức nào

Một đề nghị mua thường không chỉ đi qua một người. Cách tổ chức phổ biến là ma trận phê duyệt nhiều cấp, trong đó mỗi bước gắn với một người hoặc một vai trò, kèm hạn mức tiền riêng.

Ví dụ một luồng ba cấp: quản lý dự án duyệt trong hạn mức của mình, vượt hạn mức đó chuyển lên giám đốc tài chính, vượt tiếp thì lên tổng giám đốc. Có thể xen thêm bước kiểm tra không mang quyền duyệt, chẳng hạn kế toán kiểm xem dự án còn ngân sách hay không trước khi trình lên.

Hai nguyên tắc đáng giữ khi thiết kế ma trận này. Thứ nhất, số cấp duyệt nên tăng theo giá trị chứ không cố định, vì bắt một khoản năm triệu đi qua ba chữ ký là cách nhanh nhất để nhân viên tìm đường lách. Thứ hai, mỗi cấp phải có lý do tồn tại riêng, nếu cấp trên chỉ ký lại y hệt cấp dưới thì cấp đó không thêm được kiểm soát nào, chỉ thêm thời gian chờ.

Dữ liệu đề nghị mua dùng được vào việc gì

Nhiều công ty coi đề nghị mua là thủ tục phải làm cho xong. Thực ra tập hợp các đề nghị mua đang chờ duyệt và đã duyệt là một nguồn dữ liệu ít ai khai thác.

Dự báo dòng tiền gần. Các đề nghị đã duyệt nhưng chưa thành phiếu đặt hàng là phần tiền sắp phải chi trong vài tuần tới. Cộng chúng lại sẽ được một con số mà báo cáo kế toán chưa hiển thị.

Gom nhu cầu để mua chung. Ba dự án cùng cần một loại vật tư trong cùng tháng, nếu nhìn được cả ba đề nghị trên một màn hình thì có thể gộp thành một lần mua với giá tốt hơn. Nhìn rời từng cái thì cơ hội này biến mất.

Đo tốc độ duyệt. Thời gian trung bình từ lúc lập đề nghị tới lúc duyệt xong là chỉ số nói lên quy trình đang giúp hay đang cản. Nếu con số này kéo dài tới mức người ta thà bỏ tiền túi mua rồi xin hoàn ứng, thì quy trình đã hỏng, dù trên giấy nó vẫn đầy đủ các bước.

Đề nghị mua trên CostDesk

Trên CostDesk, đây là module Đề nghị mua. Mỗi đề nghị bắt buộc gắn với một dự án hoặc bộ phận ngay lúc lập, nên khi nó đi tiếp thành Phiếu đặt hàng rồi thành chi phí thực tế, đường đi của khoản tiền vẫn liền mạch, không đứt ở khúc nào.

Luồng duyệt chạy trên ma trận phê duyệt nhiều cấp đã nói ở trên, cấu hình được theo người, theo vai trò và theo hạn mức tiền.

Một lưu ý về gói: Đề nghị mua và quy trình phê duyệt nhiều cấp thuộc gói Pro, không có trong gói miễn phí. Gói miễn phí có sẵn Phiếu đặt hàng và Hoàn ứng, đủ để một công ty nhỏ bắt đầu, và bổ sung lớp đề nghị mua khi số người duyệt chi bắt đầu nhiều hơn một.

Câu hỏi thường gặp

Đề nghị mua khác đề xuất mua sắm hay giấy xin mua chỗ nào?
Không khác. Đây là các cách gọi khác nhau của cùng một loại chứng từ. Tên tiếng Anh chuẩn là Purchase Request, một số hệ thống gọi là Purchase Requisition.

Đề nghị mua đã duyệt có bắt buộc phải mua không?
Không. Duyệt đề nghị là cho phép đi tiếp, không phải cam kết mua. Công ty vẫn có thể dừng sau khi nhận báo giá và thấy giá không hợp lý.

Một đề nghị mua có thể sinh ra nhiều phiếu đặt hàng không?
Có. Đề nghị gồm nhiều món có thể tách mua ở nhiều nhà cung cấp, mỗi bên một phiếu đặt hàng riêng, tất cả cùng tham chiếu về đề nghị gốc.

Cần đề nghị mua cho dịch vụ hay chỉ cho hàng hóa?
Cho cả hai. Thuê thầu phụ, thuê tư vấn, mua tài khoản phần mềm đều là khoản chi cần cân nhắc trước, không khác gì mua vật tư.

Nếu việc gấp, không kịp chờ duyệt thì làm sao?
Đặt sẵn một luồng rút gọn cho trường hợp khẩn, ví dụ một người có quyền duyệt nhanh trong hạn mức nhỏ, kèm yêu cầu bổ sung hồ sơ sau. Không có đường chính thức cho việc gấp thì người ta sẽ tự tạo đường không chính thức.

Đề nghị mua bị từ chối có nên xóa đi không?
Không nên. Các đề nghị bị từ chối là dữ liệu cho biết nhu cầu nào đang bị chặn và chặn vì lý do gì. Nếu cùng một nhu cầu bị từ chối nhiều lần, có thể vấn đề nằm ở ngân sách chứ không nằm ở đề nghị.

Một cách kiểm tra nhanh quy trình đề nghị mua của công ty bạn: lấy mười đề nghị gần nhất, đo thời gian từ lúc lập tới lúc duyệt xong. Nếu con số trung bình dài hơn thời gian nhân viên chịu đựng được, họ đã tìm đường khác từ lâu rồi, và phần chi tiêu đi đường đó là phần bạn không nhìn thấy.