Phiếu đặt hàng (Purchase Order) là gì và vì sao cần

Có một câu hỏi mà phần lớn người quản lý dự án trả lời sai: dự án còn bao nhiêu tiền để tiêu.

Họ mở báo cáo, thấy ngân sách 2 tỷ, đã chi 1 tỷ 200, kết luận còn 800 triệu. Con số đó đúng theo sổ kế toán và sai theo thực tế, vì trong ngăn kéo còn những phiếu đặt hàng đã ký, hàng chưa về, hóa đơn chưa tới. Nếu số đó là 500 triệu thì tiền thật còn lại chỉ là 300, không phải 800 (*).

Phiếu đặt hàng là chỗ khoảng cách này sinh ra. Bài này giải thích nó. Bức tranh so sánh với hai cửa còn lại nằm ở bài Đề nghị mua, Phiếu đặt hàng và Hoàn ứng.

Mục lục bài viết

Phiếu đặt hàng là gì

Phiếu đặt hàng (Purchase Order, viết tắt PO) là văn bản công ty gửi cho nhà cung cấp, nêu rõ mua gì, số lượng bao nhiêu, giá nào, giao khi nào và thanh toán ra sao. Khi nhà cung cấp xác nhận, phiếu này trở thành thỏa thuận có giá trị ràng buộc giữa hai bên.

Khác biệt lớn nhất so với Đề nghị mua: đề nghị mua là chuyện trong nhà, phiếu đặt hàng là chuyện với bên ngoài. Hủy đề nghị mua chỉ cần một câu nói. Hủy phiếu đặt hàng đã xác nhận có thể phải đền, và chắc chắn phải giải thích.

Nội dung bắt buộc trên một phiếu đặt hàng

Một phiếu thiếu thông tin là một phiếu sẽ phải tranh cãi về sau. Bảy mục nên có đủ:

Mã phiếu, để mọi chứng từ sau này tham chiếu về được
Thông tin nhà cung cấp, gồm pháp nhân đầy đủ chứ không chỉ tên gọi tắt
Danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi dòng có số lượng, đơn giá, thành tiền
Thuế áp dụng và tổng tiền sau thuế
Địa điểm và thời hạn giao
Điều khoản thanh toán, gồm thời hạn và điều kiện
Dự án hoặc bộ phận gánh chi phí

Mục cuối cùng không phải nhà cung cấp cần, mà công ty cần. Thiếu nó thì khoản chi về tới kế toán mà không biết thuộc dự án nào, và toàn bộ nỗ lực theo dõi chi phí theo dự án đứt ngay tại đây.

Chi phí cam kết: phần ngân sách đã bị giữ chỗ

Ngay khi phiếu đặt hàng được xác nhận, công ty mắc một khoản nợ tương lai với nhà cung cấp. Khoản này gọi là chi phí cam kết (committed cost). Nó chưa phải chi phí kế toán, vì chưa có hóa đơn hợp lệ, nhưng nó đã là tiền không còn tự do nữa.

Ba trạng thái của cùng một khoản mua, xếp theo thời gian:

Trạng thái	Sổ kế toán ghi chưa	Tiền còn tự do không
Đã ký phiếu đặt hàng, hàng chưa về	Chưa	Không, đã bị giữ chỗ
Hàng đã về, hóa đơn chưa tới	Chưa hoặc ghi tạm	Không
Hóa đơn đã về, đã ghi sổ	Rồi	Không, đã thành nợ phải trả

Người quản lý dự án chỉ nhìn cột giữa sẽ luôn thấy dự án dư dả hơn thực tế trong suốt quãng thời gian hàng đang trên đường. Với dự án xây dựng, quãng này có thể kéo hàng tháng, và trong hàng tháng đó người ta vẫn tiếp tục duyệt chi dựa trên một con số đã lỗi thời.

Ngân sách khả dụng, con số nên nhìn thay thế

Con số đáng nhìn không phải “đã chi bao nhiêu” mà là ngân sách khả dụng: lấy ngân sách trừ đi chi phí thực tế, trừ tiếp chi phí cam kết. Đây là số tiền thật sự còn có thể đem đi quyết định.

Cùng ví dụ ở đầu bài: ngân sách 2 tỷ, chi thực tế 1 tỷ 200, cam kết 500 triệu, ngân sách khả dụng là 300 triệu. Nếu chỉ nhìn con số 800 triệu, người quản lý có thể duyệt tiếp một khoản 400 triệu và đẩy dự án vượt ngân sách mà không hề biết, cho tới khi hóa đơn của phiếu đặt hàng cũ về tới.

Hai thanh ngang so sánh ngân sách dự án, thanh trên là cách nhìn thiếu chi phí cam kết nên tưởng còn 800 triệu, thanh dưới tính đủ nên chỉ còn 300 triệu

Phiếu đặt hàng không chỉ dành cho vật tư

Đây là giới hạn tự đặt ra khiến nhiều công ty mất quyền kiểm soát ở đúng chỗ tốn tiền nhất. Phiếu đặt hàng áp dụng được cho mọi thứ mua từ bên ngoài:

Thầu phụ, thường là khoản lớn nhất trong dự án xây dựng và cơ điện
Dịch vụ, từ thuê tư vấn tới thuê thiết kế
Thuê máy móc thiết bị theo ca hoặc theo tháng
Tài khoản phần mềm và hạ tầng công nghệ trả theo kỳ

Với thầu phụ và dịch vụ, phiếu đặt hàng còn quan trọng hơn với vật tư, vì kết quả bàn giao khó đo hơn. Một tấn thép về công trường thì cân được. Một hạng mục thi công hoàn thành bao nhiêu phần trăm thì phải thỏa thuận trước, và phiếu đặt hàng chính là chỗ ghi lại thỏa thuận đó.

Thay đổi sau khi ký: phải quay lại vòng duyệt

Khối lượng phát sinh, giá vật liệu tăng, nhà cung cấp báo giao chậm. Những thay đổi này là chuyện thường, và cách xử lý chúng quyết định phiếu đặt hàng còn giá trị kiểm soát hay chỉ còn là giấy tờ.

Nguyên tắc: mọi thay đổi về khối lượng, đơn giá hoặc phạm vi đều phải quay lại vòng phê duyệt, tạo ra một bản sửa đổi có ghi rõ lý do, chứ không sửa đè lên phiếu gốc. Lý do không phải để hành nhau, mà vì mỗi lần thay đổi là một lần chi phí cam kết đổi theo. Sửa đè lên phiếu gốc thì không ai truy lại được vì sao con số cuối khác con số đầu, và bài học rút ra cho dự án sau cũng mất luôn.

Đối chiếu ba chiều trước khi trả tiền

Trước khi thanh toán, thông lệ là đặt ba chứng từ cạnh nhau: phiếu đặt hàng, biên bản nhận hàng và hóa đơn nhà cung cấp. Cách làm này gọi là đối chiếu ba chiều (three way match).

Ba chứng từ khớp thì trả tiền. Lệch thì dừng lại tìm nguyên nhân. Ba kiểu lệch hay gặp:

Hóa đơn nhiều hơn phiếu đặt hàng, thường do phát sinh chưa được duyệt, hoặc do nhà cung cấp tự tính thêm phí
Nhận hàng ít hơn phiếu đặt hàng, giao thiếu hoặc giao làm nhiều đợt, cần đối chiếu lũy kế thay vì từng đợt
Có hóa đơn nhưng không có biên bản nhận hàng, là trường hợp đáng dừng lâu nhất, vì có thể đang trả tiền cho thứ chưa từng nhận

Bỏ bước đối chiếu này là bỏ lớp bảo vệ cuối cùng trước khi tiền thật rời tài khoản.

Nhận hàng nhiều đợt và đóng phiếu

Một phiếu đặt hàng có thể được giao thành nhiều đợt, mỗi đợt một biên bản nhận hàng. Trong lúc đó phiếu vẫn ở trạng thái mở, và phần chưa giao vẫn tính là chi phí cam kết.

Phiếu chỉ nên đóng khi đã nhận đủ và thanh toán xong, hoặc khi hai bên thống nhất dừng phần còn lại. Phiếu mở quên đóng là nguyên nhân phổ biến khiến chi phí cam kết bị thổi phồng: hàng đã nhận đủ từ lâu nhưng hệ thống vẫn giữ chỗ ngân sách cho một phần không bao giờ tới.

Phiếu đặt hàng trên CostDesk

Trên CostDesk, đây là module Phiếu đặt hàng, có sẵn ngay trong gói miễn phí. Mỗi phiếu gắn với một dự án, nên chi phí cam kết của phiếu được cộng thẳng vào bức tranh ngân sách của dự án đó, không phải chờ tới lúc hóa đơn về mới xuất hiện.

Phiếu có thể sinh ra từ một Đề nghị mua đã duyệt và một vòng yêu cầu báo giá, hoặc lập trực tiếp với khoản mua dưới ngưỡng cần đề nghị. Mọi thay đổi khối lượng hay giá đều đi lại qua vòng phê duyệt, và từng lần sửa được lưu lại riêng thay vì ghi đè lên phiếu cũ.

Nếu muốn dựng thử cách theo dõi chi phí cam kết trước khi dùng phần mềm, bài quản lý chi phí dự án bằng Excel và bộ mẫu Excel lãi lỗ dự án là chỗ bắt đầu ít tốn kém nhất.

Câu hỏi thường gặp

Phiếu đặt hàng khác đơn đặt hàng hay hợp đồng mua bán chỗ nào?
Phiếu đặt hàng và đơn đặt hàng là hai cách gọi của cùng một thứ. So với hợp đồng, phiếu đặt hàng gọn hơn và dùng cho từng lần mua, còn hợp đồng khung đặt ra điều khoản chung rồi từng lần mua vẫn phát hành phiếu riêng chiếu theo hợp đồng đó.

Nhà cung cấp không xác nhận phiếu thì phiếu có giá trị không?
Chưa. Phiếu đặt hàng thành ràng buộc khi bên kia chấp nhận. Trước lúc đó nó mới là đề nghị giao kết, và chi phí cam kết cũng chưa nên tính.

Chi phí cam kết có phải ghi vào sổ kế toán không?
Không. Đây là công cụ quản trị nội bộ để nhìn trước phần ngân sách đã bị giữ chỗ. Sổ kế toán chỉ ghi khi có chứng từ hợp lệ theo quy định.

Mua lặt vặt hàng ngày có cần phiếu đặt hàng không?
Không cần. Những khoản này hợp với đường Hoàn ứng hơn. Phiếu đặt hàng dành cho khoản đủ lớn hoặc có giao nhận cần đối chiếu.

Một phiếu đặt hàng có gắn được nhiều dự án không?
Về kỹ thuật thì có, nhưng nên tránh. Phiếu gắn nhiều dự án buộc phải phân bổ tay khi ghi chi phí, và đây là chỗ sai số hay len vào. Tách thành nhiều phiếu sẽ sạch hơn.

Phiếu đặt hàng đã ký mà dự án bị dừng thì xử lý sao?
Thương lượng với nhà cung cấp để hủy hoặc chuyển sang dự án khác, và ghi nhận phần chi phí hủy nếu có. Điều không nên làm là để phiếu mở treo đó, vì nó tiếp tục giữ chỗ ngân sách của một dự án không còn chạy.

Thử ngay với dự án đang chạy của bạn: cộng tổng giá trị các phiếu đặt hàng đã ký mà hàng chưa về hết, rồi trừ con số đó khỏi phần ngân sách bạn tưởng là còn. Nếu kết quả nhỏ hơn nhiều so với con số trong đầu, đó là khoảng cách giữa sổ sách và tiền thật mà dự án đang phải sống chung.

(*) Số giả định để minh họa