Phần mềm quản lý công việc và quản lý chi phí khác gì

Một dự án vừa bàn giao. Giám đốc mở công cụ quản lý công việc: mọi thẻ việc đã sang cột hoàn thành, các mốc đều có ngày đóng, giờ làm của cả đội đã ghi đủ. Hôm sau kế toán gửi bảng tổng hợp chi phí của đúng dự án đó, và dự án lỗ.

Hai màn hình nói về cùng một dự án mà không mâu thuẫn nhau. Chúng trả lời hai câu hỏi khác nhau, và nhiều công ty phần mềm, agency đang hỏi công cụ thứ nhất câu hỏi của công cụ thứ hai.

Mục lục bài viết

Hai loại công cụ trả lời hai câu hỏi khác nhau

Phần mềm quản lý công việc trả lời câu hỏi: ai đang làm gì, khi nào xong, việc đang kẹt ở đâu. Dữ liệu gốc của nó là đầu việc. Mỗi thẻ việc có người nhận, hạn chót, trạng thái, bình luận, và thường có thêm số giờ đã làm. Người dùng chính là đội làm việc, mở công cụ nhiều lần mỗi ngày.

Phần mềm quản lý chi phí trả lời câu hỏi: dự án tốn bao nhiêu, còn lãi bao nhiêu, khoản nào cần duyệt trước khi chi. Dữ liệu gốc của nó là khoản tiền gắn với dự án, gồm cả giờ công đã quy ra tiền. Người dùng chính là giám đốc, trưởng dự án, kế toán, xem theo tuần hoặc theo tháng.

	Phần mềm quản lý công việc	Phần mềm quản lý chi phí
Dữ liệu gốc	Đầu việc và giờ làm	Khoản tiền gắn dự án
Ai nhập	Cả đội, hằng ngày	Đội nhập giờ, kế toán và quản lý nhập phần còn lại
Ai đọc	Đội, trưởng nhóm	Giám đốc, trưởng dự án, kế toán
Nhịp xem	Nhiều lần mỗi ngày	Mỗi tuần, mỗi kỳ báo cáo
Câu hỏi chính	Việc có xong đúng hạn không	Dự án có lãi không

Công ty thường mua công cụ quản lý công việc trước, vì việc giao qua tin nhắn bị trôi là chuyện xảy ra mỗi ngày. Câu hỏi lãi lỗ chỉ gấp vào cuối quý, nên hay bị đẩy sang Excel.

Ranh giới đang mờ, nhưng dữ liệu thì không

Nhiều công cụ quản lý công việc đã có ô ghi giờ, ô ngân sách, có cái còn xuất được hóa đơn theo giờ. Vì vậy người dùng dễ nghĩ mình đã có công cụ quản lý chi phí, chỉ là đội chưa dùng hết tính năng.

Hai loại công cụ tách nhau ở dữ liệu. Để ra được lãi lỗ một dự án, cần ba nguồn dữ liệu mà công cụ quản lý công việc thường không giữ:

Đơn giá chi phí của từng người. Giờ chỉ thành tiền khi nhân với đơn giá, và đơn giá đến từ bảng lương.
Các khoản không phải giờ. Mua ngoài, thuê freelancer (người làm việc tự do), license (bản quyền phần mềm), trích trước bảo hành, phần chi phí gián tiếp dự án phải gánh.
Doanh thu theo hợp đồng. Giá bán, mốc thanh toán, phần phát sinh đã thu thêm được.

Một công cụ có ô ngân sách nhưng thiếu ba nguồn này thì vẫn chỉ đếm được giờ. Còn khi có đủ cả ba, công cụ đó đã làm việc của phần mềm quản lý chi phí, dù trên giấy nó được bán dưới tên nào.

Giờ đã ghi chưa phải là chi phí

Giờ thành tiền phải nhân với cost rate (đơn giá chi phí của một giờ công). Lấy hai mức lương gross (lương trước thuế và bảo hiểm) 45 triệu cho một senior (nhân sự cấp cao) và 28 triệu cho một middle (nhân sự cấp trung). Chia thẳng cho 176 giờ một tháng thì được khoảng 255.700 và 159.100 đồng một giờ. Cost rate thật cao hơn nhiều, vì phải cộng các khoản ngoài lương và chia cho số giờ thực sự bán được cho khách. Theo mẫu Excel tính cost rate, cost rate trên giờ bán được là 447.727 đồng cho senior và 288.647 đồng cho middle, chưa gồm bảo hiểm bắt buộc (*).

Từ đây có hai chỗ đứt. Chỗ thứ nhất là lương. Lương là dữ liệu nhạy cảm, ít công ty muốn đưa lên một công cụ mà cả đội cùng mở hằng ngày. Nếu ô đơn giá có tồn tại, người quản trị thường điền một con số chung cho mọi người, và thế là mất khoản chênh hơn 55% giữa một giờ senior và một giờ middle. Khi đó, dự án dùng nhiều senior sẽ trông rẻ hơn thực tế.

Chỗ thứ hai là những giờ không gắn với đầu việc nào. Giờ ngồi chờ dự án mới, giờ làm đề xuất cho khách chưa ký, giờ họp nội bộ không nằm trên thẻ việc của dự án nào, nên công cụ quản lý công việc không tính chúng vào đâu cả. Đó lại chính là chi phí ghế trống và phần giờ không tính phí, hai khoản làm lãi công ty thấp hơn tổng lãi các dự án.

Muốn giờ thành tiền đúng, cần ghi giờ theo dự án và theo loại giờ ngay từ đầu. Mẫu Excel chấm công theo dự án là một cách làm việc này khi chưa có công cụ riêng.

Một dự án, hai màn hình

Lấy dự án mẫu trong bài dự án phần mềm lãi trên báo giá, lỗ khi bàn giao. Báo giá 1.600 giờ, chi phí kỳ vọng 676,4 triệu, giá bán 900 triệu, biên kỳ vọng 24,8%. Khi bàn giao, giờ thực là 2.080, chi phí quyết toán 955,3 triệu, dự án lỗ 55,3 triệu (*).

Trên công cụ quản lý công việc, dự án này trông bình thường: mọi thẻ đã đóng, bàn giao xong, 2.080 giờ đã ghi. Người tinh ý sẽ thấy giờ vượt 30% so với ước lượng. Nhưng công cụ không nói được 480 giờ vượt đó là bao nhiêu tiền, và không thấy gần 100 triệu không nằm trong giờ nào. Đặt sáu nguồn rò rỉ của dự án vào hai cột (*):

Nguồn rò rỉ	Công cụ quản lý công việc thấy	Sổ chi phí thấy (triệu đồng)
Sai số ước lượng	160 giờ senior vượt ở hạng mục tích hợp	71,6
Scope creep (phạm vi phình ra) không thu thêm	160 giờ, nếu thẻ việc có gắn nhãn ngoài phạm vi	52,5
Chi phí ẩn	60 giờ họp và chờ khách; không thấy 18 triệu mua ngoài	44,9
Giờ làm lại	100 giờ, nếu thẻ việc có gắn nhãn sửa lỗi	28,9
Bảo hành sau bàn giao	Chưa có giờ nào ở ngày bàn giao	45,0
Chi phí gián tiếp gánh thêm	Không thấy	36,0
Cộng	480 giờ vượt	278,9

Bốn dòng đầu công cụ quản lý công việc có thấy, nhưng chỉ ở dạng giờ, và hai trong bốn dòng chỉ thấy được nếu đội chịu gắn nhãn cho từng thẻ. Ba khoản 18 triệu mua ngoài, 45 triệu trích trước bảo hành và 36 triệu chi phí gián tiếp, cộng 99 triệu, thì không có chỗ nào trong bảng việc để ghi. Đó là lý do bảng việc toàn màu xanh mà báo cáo lãi lỗ từng dự án lại báo lỗ (*).

Một dự án hai màn hình: công cụ quản lý công việc thấy 2.080 giờ, sổ chi phí thấy 955,3 triệu trên giá bán 900 triệu, lỗ 55,3 triệu

Câu hỏi nào nên hỏi công cụ nào

Để biết công ty cần gì, anh chị hãy liệt kê những câu lãnh đạo thường hỏi mỗi tuần, rồi xem câu nào trả lời được bằng dữ liệu đang có.

Câu hỏi	Trả lời bằng	Ghi chú
Ai đang quá tải tuần này	Quản lý công việc	Đếm việc đang nhận và hạn chót
Việc nào trễ, đang kẹt ở ai	Quản lý công việc	Trạng thái thẻ việc
Dự án đã dùng bao nhiêu giờ so với ước lượng	Cả hai	Công cụ việc có giờ; công cụ chi phí so được với báo giá
Dự án này đang lãi hay lỗ	Quản lý chi phí	Cần cost rate, khoản ngoài giờ, doanh thu
Khách nào lỗ ngầm qua nhiều dự án	Quản lý chi phí	Cộng lãi lỗ theo khách, như mẫu lãi lỗ dự án
Utilization rate (tỷ lệ giờ tính phí trên giờ khả dụng) của đội tháng này	Cả hai	Cần cả giờ khả dụng, không chỉ giờ đã ghi
Chi phí ghế trống quý này bao nhiêu	Quản lý chi phí	Giờ không gắn dự án nhân cost rate
Khoản mua ngoài nào đã cam kết mà chưa duyệt	Quản lý chi phí	Cần luồng duyệt chi gắn dự án
Giá sàn cho báo giá tiếp theo	Quản lý chi phí	Dựa trên giờ thực và đơn giá của dự án cũ
Còn bao nhiêu tiền chưa thu theo mốc hợp đồng	Quản lý chi phí	Cần dữ liệu hợp đồng

Hai câu đầu là việc của công cụ quản lý công việc, và nó làm tốt hơn mọi bảng tính. Hai câu “cả hai” là chỗ hai công cụ gặp nhau: utilization rate cần giờ đã ghi từ phía công việc và giờ khả dụng từ phía nhân sự. Sáu câu còn lại cần dữ liệu tiền. Nếu phần lớn câu hỏi của lãnh đạo nằm ở nhóm cuối mà công ty chỉ có công cụ quản lý công việc, cuối mỗi quý sẽ có người ngồi ghép file xuất giờ với bảng lương và hóa đơn trên Excel.

Dùng cả hai mà không nhập hai lần

Đội đã quen công cụ quản lý công việc thì không cần bỏ nó. Thứ cần tránh là bắt đội ghi giờ hai lần, một lần trên bảng việc và một lần trên bảng chấm công. Giờ nên ghi một lần ở nơi đội làm việc hằng ngày, rồi chảy một chiều sang nơi quy ra tiền.

Để giờ chảy được, cần chuẩn bị ba việc trước:

Mã dự án dùng chung. Dự án trên bảng việc và dự án trên sổ chi phí phải cùng một mã, kể cả các dự án nội bộ như presales (làm đề xuất cho khách chưa ký) hay đào tạo.
Quy ước loại giờ. Mỗi giờ ghi phải nói được là giờ tính phí hay không tính phí, và nếu không tính phí thì vì sao. Quy ước này đặt ngay từ phía công cụ quản lý công việc, vì đó là nơi giờ được ghi.
Người duyệt giờ. Giờ chỉ được quy ra tiền sau khi trưởng dự án duyệt, để giờ ghi nhầm dự án không chạy thẳng vào báo cáo.

Khi chưa có công cụ chi phí, phần “quy ra tiền” làm được bằng Excel ở quy mô nhỏ, như cách bài quản lý chi phí dự án bằng Excel mô tả: xuất giờ đã duyệt, nhân với cost rate trong một file, cộng các khoản khác trong một file nữa. CostDesk gom phần này vào một hệ thống: nhân sự chấm công theo dự án và theo hoạt động, giờ qua bước duyệt, và chi phí nhân công của mỗi giờ được tính theo đơn giá của từng người, nên giờ công thành tiền ngay khi được duyệt.

Khi nào cần loại công cụ thứ hai

Công ty nhỏ, ít dự án có thể chưa cần phần mềm quản lý chi phí riêng. Các dấu hiệu dưới đây cho thấy đã tới lúc:

Cuối quý cần một người ghép file vài ngày mới ra lãi lỗ dự án. Đó là chi phí cố định mỗi quý, và khi có số thì đã quá muộn để can thiệp vào dự án đang chạy.
Dự án nào cũng báo lãi mà công ty không lãi tương ứng. Phần chênh thường nằm ở ghế trống và chi phí gián tiếp, hai thứ bảng việc không ghi.
Báo giá dựa trên cảm giác. Không có giờ thực nhân đơn giá của các dự án cũ thì không biết sai số ước lượng của đội mình là bao nhiêu, và tính giá dự án chỉ là đoán.
Mua ngoài và thuê freelancer được duyệt qua tin nhắn. Khoản chi không gắn dự án lúc phát sinh thì cuối kỳ không ai gắn đúng nữa.
Có từ ba dự án song song với cách tính phí khác nhau. Fixed price (giá trọn gói), time and material (tính theo giờ thực tế) và retainer (phí cố định theo tháng) cùng chạy thì mỗi loại cần một cách đo lãi riêng, và bảng tính bắt đầu vỡ.

Nếu công ty đang có hai, ba dấu hiệu trên, bước tiếp theo là xác định mình cần một công cụ chi phí làm được những gì. Bài về tiêu chí chọn phần mềm cho công ty dịch vụ sẽ đi vào phần này.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý dự án có tính được lợi nhuận dự án không?
Một số công cụ có thêm ô ngân sách và hóa đơn theo giờ. Chúng tính được lợi nhuận nếu anh chị điền đủ đơn giá từng người, các khoản chi ngoài giờ và doanh thu hợp đồng. Thiếu một trong ba thì con số ra chỉ là giờ nhân một đơn giá chung.

Đội đang dùng tốt công cụ quản lý công việc, có cần đổi không?
Không cần. Công cụ quản lý chi phí đứng cạnh, không thay thế. Việc cần làm là cho giờ đã ghi chảy sang chỗ quy ra tiền, thay vì bắt đội ghi lại.

Ghi giờ trên công cụ quản lý công việc có thay được bảng chấm công không?
Thay được nếu mỗi giờ có mã dự án, có loại giờ tính phí hay không tính phí, và có người duyệt. Thiếu loại giờ thì sau này không tách được giờ cho không và giờ ghế trống.

Có nên đưa lương lên công cụ quản lý công việc để tính chi phí không?
Không nên, nếu cả đội cùng xem được công cụ đó. Đơn giá nên nằm ở nơi chỉ quản lý và kế toán xem, giờ thì đến từ nơi đội làm việc.

Agency có khác công ty phần mềm không?
Có thêm một khoản lớn ngoài giờ là tiền mua quảng cáo cho khách, cần tách khỏi doanh thu thật của agency. Phần này nằm ở bài quản lý chi phí dự án cho agency.

Công ty dưới 20 người có cần công cụ chi phí riêng không?
Thường chưa cần. Một file Excel do một người giữ, nhận giờ đã duyệt mỗi tuần, là đủ ở quy mô này. Khi bắt đầu có các dấu hiệu ở mục trên thì mới nên tính tới công cụ riêng.

Hai công cụ nên do ai quản lý?
Công cụ quản lý công việc do trưởng nhóm, trưởng dự án quản lý. Công cụ chi phí do kế toán hoặc người phụ trách tài chính giữ, trưởng dự án duyệt giờ và duyệt chi cho dự án của mình.

Để tự kiểm tra, anh chị hãy lấy dự án vừa bàn giao gần nhất và hỏi: dự án đó lãi bao nhiêu, và mất bao lâu mới có con số này? Nếu câu trả lời là “phải đợi kế toán ghép file cuối quý”, thì câu hỏi lãi lỗ ở công ty anh chị vẫn chưa có công cụ nào trả lời.

(*) Số giả định để minh họa