Yêu cầu báo giá (RFQ) là gì và cách so sánh báo giá

Một công ty mời năm nhà cung cấp báo giá cùng một hạng mục. Năm bản chào về, giá thấp nhất kém giá cao nhất gần bốn mươi phần trăm. Người mua chọn bên rẻ nhất, thấy mình vừa tiết kiệm được một khoản (*).

Ba tháng sau mới lộ ra: bên rẻ nhất báo giá chưa gồm vận chuyển tới công trường, bảo hành sáu tháng thay vì hai năm, và thời gian giao dài gấp đôi. Cộng hết vào thì bên đó đắt hơn bên xếp thứ ba.

Đây không phải lỗi của người chọn. Đây là lỗi của bản yêu cầu báo giá, vì nó không buộc năm bên chào trên cùng một nền. Bài này nói về bước đó, bước nằm giữa Đề nghị mua và Phiếu đặt hàng trong chuỗi mua sắm.

Mục lục bài viết

Yêu cầu báo giá là gì

Yêu cầu báo giá (Request for Quotation, viết tắt RFQ) là văn bản công ty gửi tới nhiều nhà cung cấp, mô tả thứ cần mua và đề nghị họ chào giá theo cùng một bộ điều kiện.

Vị trí của nó trong chuỗi khá rõ: đề nghị mua xác nhận nhu cầu là chính đáng, yêu cầu báo giá tìm xem mua của ai thì hợp lý nhất, phiếu đặt hàng chốt lựa chọn đó thành cam kết. Bức tranh cả chuỗi nằm ở bài Đề nghị mua, Phiếu đặt hàng và Hoàn ứng.

Yêu cầu báo giá khác RFI và RFP chỗ nào

Ba chữ viết tắt này hay bị dùng lẫn, dù chúng dùng cho ba tình huống khác nhau. Dịch gọn thì RFI là hỏi thông tin, RFQ là hỏi giá, RFP là mời đề xuất phương án.

Loại	Dùng khi	Câu hỏi gửi đi	Cái nhận về
RFI (Request for Information)	Chưa biết thị trường có gì	Ai làm được việc này	Danh sách bên có năng lực
RFQ (Request for Quotation)	Đã biết rõ cần mua gì	Giá bao nhiêu, điều kiện gì	Bản chào giá so sánh được
RFP (Request for Proposal)	Biết vấn đề, chưa biết cách giải	Bạn đề xuất làm thế nào	Phương án kèm giá

Nhầm ở đây gây lãng phí thật. Gửi RFQ khi thật ra cần RFP thì nhận về năm bản chào cho năm cách hiểu khác nhau về công việc, không so được với nhau. Ngược lại, gửi RFP cho một món hàng đã biết rõ quy cách chỉ làm nhà cung cấp mất công viết đề xuất mà công ty không cần đọc.

Bản yêu cầu báo giá cần gì để nhận về báo giá so sánh được

Đây là toàn bộ giá trị của bước này. Một bản yêu cầu báo giá viết hời hợt vẫn nhận về đủ năm bản chào, chỉ là năm bản đó không đặt cạnh nhau được.

Tám mục nên có đủ:

Mô tả kỹ thuật của thứ cần mua, đủ chi tiết để hai bên không hiểu khác nhau. Với vật tư là quy cách và tiêu chuẩn, với dịch vụ là phạm vi công việc.
Số lượng và đơn vị tính, ghi rõ có phải đơn hàng một lần hay chia nhiều đợt.
Địa điểm giao, vì giao tại kho người bán và giao tới công trường là hai mức giá khác hẳn.
Thời hạn giao mong muốn và mức chấp nhận được nếu chậm.
Điều khoản thanh toán công ty muốn áp, ví dụ trả sau bao nhiêu ngày kể từ khi nhận hàng.
Yêu cầu bảo hành, ghi rõ thời gian và phạm vi.
Giá phải gồm những gì, nêu thẳng vận chuyển, bốc xếp, thuế đã bao gồm hay chưa.
Hạn nộp báo giá và thời hạn hiệu lực của giá chào.

Mục thứ bảy là mục hay bị bỏ nhất và cũng là mục gây ra tình huống mở đầu bài này. Không nói rõ thì mỗi bên tự hiểu một kiểu, và người mua ngồi so năm con số không cùng gốc.

Một mẹo nhỏ đáng làm

Gửi kèm một bảng trống theo đúng cấu trúc bạn muốn nhận về, đề nghị nhà cung cấp điền vào đó thay vì gửi mẫu báo giá của họ. Cách này tốn của bạn mười lăm phút và tiết kiệm hàng giờ ngồi quy đổi về sau. Bên nào không chịu điền cũng là một thông tin đáng ghi nhận.

So sánh báo giá: cột giá không phải cột duy nhất

Khi năm bản chào đã về, việc so sánh nên làm trên một bảng có ít nhất bốn cột chứ không chỉ cột giá.

Giá đã quy về cùng điều kiện. Nếu một bên chưa gồm vận chuyển, cộng chi phí vận chuyển ước tính vào rồi mới so. Con số này gọi là giá đã quy đổi, và nó thường xếp hạng khác hẳn giá chào gốc.
Thời gian giao. Chậm hơn hai tuần với một dự án đang chạy có thể tốn hơn khoản chênh lệch giá.
Điều khoản thanh toán. Bên cho trả sau ba mươi ngày và bên đòi trả trước năm mươi phần trăm là hai tác động khác nhau lên dòng tiền, dù giá bằng nhau.
Bảo hành và trách nhiệm khi hỏng. Với thiết bị và thầu phụ, cột này đôi khi quan trọng hơn cột giá.

Sau khi có bảng, việc còn lại là ghi một hoặc hai câu vì sao chọn bên đó. Câu này không phải thủ tục. Nó là thứ duy nhất còn lại để trả lời sáu tháng sau, khi có người hỏi vì sao không chọn bên rẻ hơn.

Hai bảng xếp hạng báo giá đặt cạnh nhau, bên rẻ nhất theo giá chào tụt xuống hạng ba sau khi cộng vận chuyển và quy về cùng điều kiện bảo hành

Ba bẫy hay gặp

Mời báo giá cho có. Đã định chọn bên quen nhưng vẫn mời thêm hai bên nữa cho đủ hồ sơ. Việc này tốn thời gian của cả ba bên, và tệ hơn là làm hỏng quan hệ với hai bên bị mời hình thức, những bên có thể thật sự hữu ích ở lần sau.

Mời quá nhiều bên. Mười bên báo giá không cho quyết định tốt gấp đôi ba bên. Nó chỉ tạo ra mười bản chào cần đọc và làm loãng sự nghiêm túc của mọi người. Ba tới năm bên thường là khoảng hợp lý cho phần lớn khoản mua.

Để lộ giá của bên này cho bên kia. Dùng báo giá của bên A để ép bên B hạ giá là cách nhanh nhất để lần sau không ai chào giá thật với bạn nữa. Thương lượng thì được, tiết lộ số cụ thể thì không.

Khi nào bỏ qua bước yêu cầu báo giá

Không phải khoản mua nào cũng đáng đi đường này. Ba trường hợp bỏ qua được:

Khoản nhỏ, khi thời gian bỏ ra để mời và so sánh còn đắt hơn phần chênh lệch giá có thể tiết kiệm.
Đã có hợp đồng khung với nhà cung cấp, giá và điều kiện đã chốt sẵn cho cả kỳ, từng lần mua chỉ phát hành phiếu đặt hàng chiếu theo hợp đồng đó.
Chỉ có một nguồn cung thật sự, ví dụ phụ tùng chính hãng cho thiết bị đang dùng. Trường hợp này nên ghi rõ lý do chỉ định một nguồn thay vì bịa ra hai bên báo giá cho đủ hồ sơ.

Yêu cầu báo giá trên CostDesk

Trên CostDesk, yêu cầu báo giá nằm trong nhóm chức năng mua sắm, cùng với so sánh báo giá, nhận hàng và quản lý kho. Một đề nghị mua đã duyệt có thể đi tiếp thành yêu cầu báo giá gửi nhiều nhà cung cấp, các bản chào nhận về đặt cạnh nhau để so, rồi bên được chọn sẽ sinh ra phiếu đặt hàng giữ nguyên tham chiếu về đề nghị gốc.

Vì cả chuỗi nằm trên một hệ thống, câu hỏi “khoản này khi trước có mời báo giá không, mời mấy bên, vì sao chọn bên đó” trả lời được bằng cách mở lại chứng từ, không phải bằng cách hỏi người đã nghỉ việc.

Câu hỏi thường gặp

Nên mời bao nhiêu nhà cung cấp báo giá?
Ba tới năm bên là khoảng hợp lý cho phần lớn khoản mua. Ít hơn ba thì khó biết giá thị trường, nhiều hơn năm thì tốn công mà không cải thiện được quyết định.

Báo giá có giá trị ràng buộc không?
Trong thời hạn hiệu lực ghi trên bản chào thì nhà cung cấp thường phải giữ giá. Hết hạn đó thì không, nên hạn hiệu lực là thông tin cần yêu cầu ngay từ đầu.

Có bắt buộc chọn bên báo giá thấp nhất không?
Không. Điều nên bắt buộc là ghi lại lý do chọn. Chọn bên đắt hơn vì giao nhanh hơn hoặc bảo hành dài hơn là quyết định hợp lý, miễn là lý do đó được viết ra.

Yêu cầu báo giá khác đấu thầu chỗ nào?
Yêu cầu báo giá là hoạt động mua sắm nội bộ của doanh nghiệp, thủ tục do công ty tự đặt. Đấu thầu theo quy định pháp luật có trình tự và ràng buộc riêng, thường áp cho dự án dùng vốn nhà nước.

Nhà cung cấp báo giá thiếu mục nào đó thì xử lý sao?
Hỏi lại và yêu cầu bổ sung trước hạn nộp, đừng tự suy đoán rồi cộng thêm một con số ước tính vào bảng so sánh. Một bản chào thiếu mục quan trọng mà vẫn đem so là cách tạo ra tình huống ở đầu bài này.

Có nên lưu lại các báo giá không được chọn không?
Nên. Chúng là dữ liệu giá thị trường cho lần mua sau, và là bằng chứng cho thấy lựa chọn đã qua so sánh thật.

Thử lại với một khoản mua gần nhất của công ty bạn: mở các bản báo giá đã nhận, kiểm xem cả mấy bên có cùng gồm vận chuyển, cùng thời hạn bảo hành và cùng điều khoản thanh toán hay không. Nếu không, thứ bạn so khi đó không phải giá, mà là mấy con số tình cờ nằm cạnh nhau.

(*) Tình huống giả định để minh họa