Giá thành công trình là gì và cách tính cho nhà thầu

Có một câu hỏi tôi hay hỏi các chủ nhà thầu khi mới ngồi xuống: “Trong mười công trình năm ngoái, anh biết chắc công trình nào lãi, công trình nào lỗ chứ?” Phần lớn gật đầu. Hỏi tiếp “lãi lỗ từng công trình là bao nhiêu, và số đó ở đâu ra?”, thì câu trả lời gần như luôn quy về một con số tổng của cả năm trên báo cáo thuế, chia ngược lại theo cảm giác.

Đó chính là khoảng trống mà giá thành công trình lấp vào. Cả năm lãi hay lỗ là con số của kế toán tài chính; còn từng công trình tốn thật bao nhiêu, lãi thật bao nhiêu là con số của quản trị, và hai con số đó không tự nhiên trùng nhau. Bài này đi từ định nghĩa, qua cách tính từng bước, đến chỗ khó nhất là hợp nhất số quản trị với số kế toán, để bạn tính được giá thành cho từng công trình thay vì đoán.

Mục lục bài viết

Giá thành công trình là gì?

Giá thành công trình là tổng chi phí thực tế để làm ra một công trình, tập hợp riêng cho đúng công trình đó, từ khi khởi công đến khi bàn giao. Nói cách khác, nó trả lời một câu duy nhất: công trình này ngốn hết bao nhiêu tiền của tôi? Khái niệm này trong quản trị quốc tế gọi là Job Costing (tính giá thành theo công việc), tức là mỗi công trình được coi như một “job” độc lập, gom chi phí và tính lãi lỗ tách bạch, thay vì trộn chung vào một nồi.

Điểm cần phân biệt ngay là giá thành khác giá bán. Giá bán là giá trúng thầu, con số bạn ký với chủ đầu tư. Giá thành là giá vốn, con số bạn thực sự bỏ ra để làm. Phần chênh giữa hai con số này, sau khi trừ hết mọi thứ, mới là lãi. Một nhà thầu trúng gói 20 tỷ nghe thì lớn, nhưng nếu giá thành đội lên 19,5 tỷ thì công trình đó chỉ còn 500 triệu, và chỉ cần vài khoản phát sinh không đòi được là âm.

Vì sao phải tính riêng cho từng công trình mà không gộp cả công ty? Vì gộp lại thì công trình lãi sẽ gánh cho công trình lỗ, và bạn mất khả năng nhìn thấy cỗ máy nào đang đốt tiền. Một công ty năm nay lãi 2 tỷ có thể thực chất là bốn công trình lãi tổng 3 tỷ nuôi một công trình lỗ 1 tỷ. Không tính giá thành riêng, bạn sẽ lặp lại đúng công trình lỗ đó vào năm sau vì tưởng cả công ty đang khỏe.

Các loại chi phí cấu thành giá thành

Giá thành gom hai nhóm lớn: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí trực tiếp là những khoản gắn thẳng được vào một công trình cụ thể, gồm bốn cửa chính:

Nhóm chi phí trực tiếp	Đặc điểm	Điểm khó
Vật tư	Thường là nhóm lớn nhất	Hao hụt, thất thoát, trượt giá
Nhân công	Lớn thứ hai	Chấm công, năng suất, tăng ca
Thầu phụ	Tùy mô hình, có thể rất lớn	Nghiệm thu khối lượng, công nợ
Máy thi công	Tùy loại công trình	Ca máy, nhiên liệu, máy nằm chờ

Nhóm thứ hai là chi phí gián tiếp và chi phí chung: lương ban chỉ huy công trường, lán trại, điện nước thi công. Về kế toán, đây là chi phí chung phát sinh ở đội và ở công trường, còn chi phí quản lý doanh nghiệp thì đứng ngoài giá thành sản xuất; phân bổ thêm phần quản lý doanh nghiệp về từng công trình là một lựa chọn quản trị, để biết công trình có nuôi nổi bộ máy hay không. Đặc điểm của nhóm này là không gắn thẳng được vào một hạng mục khối lượng nào, nên phải phân bổ theo một tiêu thức, và đây là chỗ giá thành hay bị tính sai nhất vì nhiều nhà thầu bỏ quên hẳn nhóm này khi báo giá.

Có một khoản cần tách bạch: chi phí nào không được tính vào giá thành. Các khoản không phục vụ thi công công trình, như chi phí bán hàng, chi phí tiếp khách chung của công ty, hay khoản phạt do vi phạm hành chính, không được đưa vào giá thành công trình. Trộn chúng vào sẽ làm giá thành phồng giả, khiến bạn tưởng công trình lỗ trong khi thực ra khoản lỗ nằm ở chỗ khác.

Bốn phiên bản của giá thành trong vòng đời công trình

Một sai lầm gốc rễ là coi giá thành như một con số duy nhất. Thực tế, cùng một công trình có tới bốn con số giá thành ở bốn thời điểm, và chúng gần như luôn khác nhau. Hiểu bốn phiên bản này là hiểu vì sao “công trình lãi trên báo giá” lại thành “công trình lỗ khi quyết toán”.

Giá dự thầu là con số đầu tiên, do bộ phận dự toán bóc tách khi đấu thầu. Đây là giá thành dự kiến cộng lãi mục tiêu, dùng để chào chủ đầu tư. Sai số ở đây nguy hiểm nhất vì nó khóa cứng doanh thu: bóc thiếu khối lượng nghĩa là công trình khởi công đã âm sẵn.

Giá thành kế hoạch là con số thứ hai, sinh ra ngay sau khi trúng thầu, khi bạn chuyển giá trúng thầu thành ngân sách thi công nội bộ. Nó bằng giá trúng thầu trừ đi lãi mục tiêu, chia theo mã chi phí, và trở thành cột mốc để so sánh suốt quá trình thi công.

Giá thành thực tế lũy kế là con số thứ ba, chạy động mỗi ngày trong lúc thi công. Đây là tổng chi phí đã thực sự phát sinh tính đến hôm nay, đặt cạnh giá thành kế hoạch để biết công trình đang bám ngân sách hay đã trượt. Con số này càng cập nhật sát thời điểm thì càng có giá trị cứu chữa.

Giá thành quyết toán là con số cuối cùng, chốt khi công trình xong. Với nhà thầu quản kém, đây là lần đầu tiên lãi lỗ thật lộ diện, và một bất ngờ ở bước này luôn là dấu hiệu ba con số trước đã không được theo dõi tử tế.

Cách tính giá thành công trình từng bước

Quy trình tính giá thành gói trong năm bước, và bước nào làm ẩu thì các bước sau đều lệch theo.

Bước một là lập hệ thống mã chi phí. Đây là bộ mã thống nhất để mọi khoản chi được gắn nhãn giống nhau trên toàn công ty, ví dụ mã cho thép kết cấu, mã cho bê tông, mã cho nhân công phần thô. Thiếu bộ mã này, chi phí gom về sẽ là một đống hỗn độn không đối chiếu được với ngân sách.

Bước hai là tập hợp chi phí theo mã. Mỗi phiếu xuất kho, mỗi bảng chấm công, mỗi hóa đơn thầu phụ được ghi vào đúng mã của đúng công trình, càng gần thời điểm phát sinh càng tốt. Chất lượng của cả hệ thống nằm ở bước này, vì đây là lúc dữ liệu vào hoặc sai ngay từ nguồn.

Bước ba là phân bổ chi phí chung. Các khoản gián tiếp không gắn thẳng vào công trình nào được chia về từng công trình theo một tiêu thức nhất quán, thường là theo tỷ trọng chi phí trực tiếp hoặc theo doanh thu. Quan trọng là chọn một tiêu thức và giữ nguyên, vì đổi tiêu thức giữa chừng khiến các công trình không còn so sánh được với nhau.

Bước bốn là đánh giá chi phí dở dang cuối kỳ. Với công trình chưa xong tại thời điểm chốt sổ, phần chi phí đã bỏ ra nhưng chưa nghiệm thu được treo lại là dở dang (WIP, work in progress). Bước này quyết định con số giá thành kỳ này phản ánh đúng phần việc đã hoàn thành hay bị méo.

Bước năm là tính giá thành và lãi gộp. Lấy doanh thu được nghiệm thu trong kỳ trừ giá thành tương ứng, ra lãi gộp của công trình tại mốc đó. Con số này, tính đều theo từng giai đoạn thay vì đợi đến cuối, chính là thứ cho bạn thấy đường cong lãi đi xuống khi còn kịp xoay.

Ví dụ tính giá thành một công trình dân dụng

Lấy một công trình nhà phố, hợp đồng trúng thầu 3 tỷ đồng, thi công trong 6 tháng. Giám đốc chốt lãi mục tiêu 8%, nên giá thành kế hoạch được đóng khung ở 2,76 tỷ, chia theo mã chi phí.

Đến khi quyết toán, chi phí thực tế tập hợp theo mã như sau:

Nhóm mã chi phí	Kế hoạch	Thực tế	Chênh lệch
Vật tư (thô, hoàn thiện)	1.660	1.780	+120
Nhân công	550	540	-10
Thầu phụ (điện, nước, sơn)	340	355	+15
Máy thi công	60	58	-2
Chi phí chung phân bổ	150	165	+15
Tổng giá thành	2.760	2.898	+138

Đơn vị: triệu đồng. Doanh thu nghiệm thu đủ 3 tỷ, giá thành thực tế 2,898 tỷ, nên lãi gộp còn 102 triệu, tương đương 3,4% thay vì 8% như kế hoạch. Phần lãi bốc hơi 138 triệu nằm phần lớn ở mã vật tư, do một đợt trượt giá thép giữa kỳ và hao hụt gạch ốp cao hơn dự tính.

Điểm đáng nói không phải con số 102 triệu, mà là việc công ty biết chính xác 138 triệu mất ở mã nào. Cùng công trình đó ở một nhà thầu không tính giá thành theo mã, kết quả cuối vẫn là 102 triệu, nhưng không ai biết vì sao, nên năm sau lại vấp đúng chỗ đó.

Giá thành kế hoạch và thực tế: đọc chênh lệch thế nào

Bảng ở trên chính là công cụ quản trị mạnh nhất trong quản lý chi phí: phân tích chênh lệch theo mã. Thay vì nhìn một con số tổng, bạn nhìn từng mã lệch bao nhiêu so với ngân sách, và mã nào phình lên trước sẽ tự tố cáo mình.

Cái khó là biết ngưỡng nào cần hành động. Một mã lệch 2% có thể chỉ là dao động bình thường, nhưng cùng mức 2% trên nhóm vật tư của công trình chục tỷ đã là con số đáng họp. Nguyên tắc thực dụng: đặt ngưỡng cảnh báo theo giá trị tuyệt đối cho các mã lớn, và soi kỹ nhất nhóm vật tư vì đó là nơi phần lớn thất thoát ẩn nấp. Quan trọng hơn con số tuyệt đối là xu hướng: một mã lệch nhỏ nhưng tháng nào cũng nhích lên nguy hiểm hơn một mã lệch một lần rồi đứng yên.

Giá thành công trình dưới góc kế toán

Đây là chỗ nhiều nhà thầu Việt lúng túng nhất, vì tài liệu quốc tế nói “job costing” còn kế toán trong nước nói theo hệ tài khoản. Thực ra hai bên là một việc nhìn từ hai phía. Nhưng trước khi tra tài khoản, phải biết công ty mình đang theo chế độ kế toán nào, vì hai chế độ hiện hành ghi chi phí sản xuất khác hẳn nhau.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp Thông tư 133/2016/TT-BTC không có các tài khoản 621, 622, 623, 627. Mọi chi phí sản xuất vào thẳng TK 154 (chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang), theo dõi chi tiết theo nơi phát sinh và theo từng công trình. Doanh nghiệp theo chế độ kế toán chung thì dùng bốn tài khoản tập hợp: TK 621 nguyên liệu vật liệu trực tiếp, TK 622 nhân công trực tiếp, TK 623 chi phí sử dụng máy thi công, TK 627 chi phí sản xuất chung, cuối kỳ kết chuyển về TK 154, rồi khi công trình bàn giao thì sang TK 632 (giá vốn hàng bán). Lưu ý chế độ chung này từ ngày 01/01/2026 là Thông tư 99/2025/TT-BTC, thay cho Thông tư 200/2014 đã hết hiệu lực, nên tài liệu cũ dẫn Thông tư 200 giờ đã lỗi thời.

Điểm ít người để ý: tính giá thành theo từng công trình không phải một lựa chọn quản trị, đó là quy định, và cả hai chế độ đều nói giống nhau. Thông tư 133 viết rằng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp phải theo từng công trình, hạng mục công trình, theo bốn khoản mục của giá trị dự toán xây lắp: chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí chung. Thông tư 99 lặp lại đúng yêu cầu đó, thêm câu buộc làm theo pháp luật về quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành. Nói cách khác, kế toán của bạn đã buộc phải làm job costing rồi.

Có hai chỗ hay hiểu sai. Thứ nhất, chi phí quản lý doanh nghiệp không nằm trong giá thành sản xuất: nó đi vào tài khoản chi phí quản lý riêng và chỉ gặp lại công trình ở bước tính lãi cuối cùng. Phần chi phí chung được tính vào giá thành sản xuất chỉ gồm khoản phát sinh ở đội và ở công trường. Thứ hai, phần vật liệu và nhân công vượt trên mức bình thường cũng không được tính vào giá thành công trình mà đẩy thẳng vào giá vốn hàng bán của kỳ đó.

Vấn đề còn lại nằm ở độ trễ và độ chi tiết. Số kế toán đúng chuẩn mực nhưng thường chốt sau khi kỳ đã đóng, và gom theo tài khoản chứ không theo mã chi phí đủ mịn để biết mã thép lệch bao nhiêu. Số quản trị thì cần ngay trong tuần và chi tiết đến từng mã. Cách hợp nhất tốt nhất không phải dựng hai hệ thống ghi chép song song, mà là dùng chung một bộ mã chi phí, để mỗi khoản chi vừa khớp được vào tài khoản kế toán vừa khớp được vào mã quản trị, nhập một lần dùng cho cả hai. Thông tư 99 mở đường cho cách làm này: doanh nghiệp được sửa tên, số hiệu và kết cấu tài khoản cho hợp với cách quản lý của mình, miễn là ban hành quy chế hạch toán nội bộ và không làm sai lệch báo cáo tài chính.

Khi nào không cần job costing chi tiết

Một bài trung thực phải nói cả trường hợp bạn chưa cần đến bộ máy này. Nếu công trình rất nhỏ và ngắn, ví dụ một hợp đồng sửa chữa vài chục triệu làm trong một tuần, thì dựng hệ mã chi phí chi tiết là lãng phí, ghi tổng thu tổng chi là đủ.

Tương tự, nếu bạn khoán trọn gói toàn bộ công trình cho một đội và chỉ chịu rủi ro ở mức giá khoán đã chốt, thì phần chi tiết bên trong là việc của đội khoán, bạn chỉ cần theo dõi giá khoán so với giá bán. Nhưng cần cẩn trọng: mô hình khoán trọn gói đẩy rủi ro chất lượng và tiến độ về phía bạn, và ngay khi có một hạng mục tự làm hoặc một khoản phát sinh ngoài khoán, nhu cầu tính giá thành chi tiết quay lại. Ngưỡng thực tế để bắt đầu làm job costing nghiêm túc là khi bạn tự thi công phần lớn khối lượng và chạy từ hai công trình song song trở lên.

Sai lầm phổ biến khi tính giá thành

Sai lầm hay gặp nhất là lấy chính file dự toán dự thầu làm mức chi trong thi công, tức tự cho phép tiêu bằng giá bán và ăn hết cả phần lãi. Sai lầm thứ hai là bỏ quên chi phí chung, chỉ cộng vật tư với nhân công rồi tưởng đó là giá thành, đến khi phân bổ đủ lương gián tiếp và lán trại thì lãi teo lại. Sai lầm thứ ba là tính giá thành quá thưa, theo quý hoặc chỉ khi quyết toán, khiến mọi vấn đề chạy tự do hàng tháng trời. Danh sách đầy đủ các cơ chế làm đội giá thành nằm trong bài vì sao công trình lỗ.

Excel hay phần mềm để tính giá thành?

Với một đến hai công trình song song và một người nhập liệu kỷ luật, Excel tính được giá thành đến mức khá tốt: một mẫu bảng chuẩn, một bộ mã chung và nhịp cập nhật tuần là đủ. Điểm gãy đến theo quy mô, khi số công trình, số kho và số tổ đội tăng lên thì việc nhập trùng, lệch phiên bản và độ trễ số liệu bắt đầu đắt hơn chi phí một công cụ chuyên dụng. Bản so sánh sòng phẳng giữa Excel và phần mềm đi sâu vào ngưỡng chuyển đổi này. CostDesk là một trong các công cụ được xây theo đúng logic giá thành mô tả ở trên: mỗi khoản chi ghi tại hiện trường được gắn mã và gắn công trình ngay, để giá thành thực tế lũy kế luôn sẵn sàng thay vì phải tổng hợp thủ công cuối kỳ.

Giá thành kết nối với dòng tiền và lợi nhuận

Tính được giá thành mới là nửa việc. Giá thành cho biết công trình tốn bao nhiêu, nhưng nó không phải là tiền đã chi ra: một công trình có giá thành đẹp vẫn có thể làm cạn két nếu tiền bị kẹt ở khối lượng chưa nghiệm thu và công nợ chưa đòi, đúng nghịch lý có lãi mà vẫn thiếu tiền. Ở chiều ngược lại, giá thành là đầu vào trực tiếp để tính lãi gộp và lợi nhuận từng công trình, đích đến cuối cùng của mọi việc quản chi phí. Hai chủ đề đó nối tiếp ngay sau bài này.

Câu hỏi thường gặp

Job costing là gì, dịch sang tiếng Việt thế nào? Job costing là phương pháp tính giá thành theo từng công việc hoặc từng đơn hàng, trong xây dựng là từng công trình. Nó không có một từ dịch cố định; gần nhất là “tính giá thành theo công trình” hoặc “tập hợp chi phí theo công trình”.

Kỳ tính giá thành nên là tháng, quý hay theo giai đoạn? Với mục đích quản trị, nên cập nhật giá thành thực tế lũy kế hàng tuần và chốt lãi gộp theo từng đợt nghiệm thu. Kỳ tháng hoặc quý là kỳ của kế toán tài chính, quá thưa cho việc điều hành thi công.

Công trình kéo dài 2 năm thì tính giá thành thế nào? Tính theo phương pháp lũy kế và đánh giá dở dang cuối mỗi kỳ, ghi nhận doanh thu và giá thành theo phần trăm hoàn thành thay vì đợi đến khi bàn giao toàn bộ, để lãi lỗ không dồn hết vào một kỳ cuối.

Chi phí lãi vay có tính vào giá thành không? Không. Cả Thông tư 133 lẫn Thông tư 99 đều viết cùng một câu: nhà thầu không vốn hóa lãi vay khi đi vay để thi công, xây dựng công trình cho khách hàng, kể cả khi đó là khoản vay riêng cho đúng công trình đó. Việc vốn hóa phải theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 16 và chỉ đặt ra khi bạn vay để xây tài sản của chính mình. Về quản trị cũng nên tách riêng, để thấy giá thành thi công thuần và gánh nặng tài chính là hai vấn đề khác nhau.

Chi phí bảo hành hạch toán vào đâu? Trích lập một khoản dự phòng phải trả, và nó nằm ngoài giá thành sản xuất của công trình. Chỗ ghi thì hai chế độ khác nhau: theo Thông tư 99, dự phòng bảo hành công trình xây dựng lập cuối năm cho từng công trình trên cơ sở doanh thu xây dựng đã thực hiện trong kỳ và tính vào chi phí bán hàng, trích thừa thì hoàn nhập cũng vào chi phí bán hàng. Theo Thông tư 133, khoản này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, hết hạn bảo hành trích thừa thì ghi tăng thu nhập khác, trích thiếu thì vào giá vốn hàng bán. Dù theo chế độ nào cũng đừng để khoản này rơi ra ngoài, vì đó là chi phí thật gắn với công trình.

Công ty làm 10 công trình cùng lúc thì phân bổ chi phí văn phòng thế nào? Chọn một tiêu thức nhất quán, phổ biến là phân bổ theo tỷ trọng chi phí trực tiếp hoặc theo doanh thu của từng công trình, rồi giữ nguyên tiêu thức đó cả năm để các công trình còn so sánh được với nhau.

Giá thành thực tế cao hơn giá trúng thầu thì xử lý sao? Trước hết xác định phần vượt nằm ở mã nào và do nguyên nhân gì, phát sinh có đòi được hay không. Phần đã lỗ thì không cứu được, nhưng phần công trình còn lại vẫn có đòn bẩy: siết thất thoát, hoàn thiện hồ sơ phát sinh và đàm phán lại các gói chưa ký.

Thử làm một phép kiểm tra một phút cho công ty bạn: chọn công trình gần nhất vừa quyết toán, và hỏi xem có ai trả lời được ngay lãi lỗ của nó nằm ở mã chi phí nào không. Nếu câu trả lời là một con số tổng kèm chữ “khoảng”, thì hệ thống giá thành của bạn đang dừng ở mức ghi chép, chưa tới mức quản trị.

Bạn đang tính giá thành công trình theo cách nào, và mất bao lâu để biết một công trình lãi hay lỗ? Chia sẻ ở phần bình luận. Nếu thấy bài hữu ích, hãy lưu lại để đối chiếu khi lập ngân sách cho công trình kế tiếp.