Job costing là gì? Tính giá thành theo công việc cho SME

Job costing (tính giá thành theo công việc) là phương pháp tập hợp chi phí theo từng công việc hoặc dự án, rồi đối chiếu với doanh thu của chính dự án đó để biết từng dự án lãi hay lỗ. Tài liệu kế toán còn gọi cách làm này là job order costing (tính giá thành theo đơn đặt hàng). Câu hỏi “job costing là gì” thường đến từ người đang điều hành nhiều dự án cùng lúc và chỉ biết lãi lỗ của cả công ty vào cuối năm.

Điểm khác của job costing so với sổ kế toán đang có nằm ở thời điểm. Nó cho biết lãi lỗ thật của từng dự án khi dự án đang chạy, không đợi quyết toán.

Bài này định nghĩa job costing không gắn ngành. Hai hướng dẫn riêng cho nhà thầu xây dựng và cho công ty phần mềm nằm ở phần cuối.

Mục lục bài viết

Job costing là gì

Job costing là phương pháp tập hợp chi phí theo từng công việc hoặc dự án, rồi đối chiếu với doanh thu của chính dự án đó để biết từng dự án lãi hay lỗ. Đơn vị tập hợp chi phí gọi là “job”.

Một job là một đơn vị việc có giá bán riêng và chi phí riêng. Với nhà thầu, job là một công trình hoặc một hạng mục. Với công ty phần mềm là một hợp đồng, với agency là một chiến dịch, với xưởng gia công là một đơn hàng. Mọi khoản chi sinh ra vì job nào thì ghi vào job đó. Cuối cùng mỗi job có một con số giá thành và một con số lãi lỗ của riêng nó.

Tiếng Việt chưa có một tên thống nhất cho job costing. Mỗi nguồn gọi theo việc mình đang làm.

Nguồn	Cách gọi	Nghĩa là gì
Giáo trình kế toán quản trị	Tính giá thành theo đơn đặt hàng	Mỗi đơn hàng một thẻ tính giá thành
Nhà thầu xây dựng	Giá thành công trình, tập hợp chi phí theo công trình	Mỗi công trình một bộ sổ chi phí
Công ty phần mềm, agency	Lãi lỗ theo dự án	Mỗi hợp đồng một báo cáo lãi lỗ
Phần mềm kế toán	Tính giá theo công trình, vụ việc	Mỗi công trình hoặc vụ việc một đối tượng tập hợp chi phí

Bốn cách gọi này cùng chỉ một việc. Bài này dùng nguyên chữ “job costing” cho gọn và dùng “dự án” để gọi chung công trình, hợp đồng, chiến dịch và đơn hàng.

Doanh nghiệp nào cần job costing

Doanh nghiệp cần job costing khi có đủ ba điều kiện sau.

Sản phẩm khác nhau ở từng đơn. Hai công trình không giống nhau, hai phần mềm viết cho hai khách cũng vậy, nên giá thành của việc trước không dùng lại được cho việc sau.
Giá bán chốt trước khi làm. Hợp đồng ký trước, chi phí mới phát sinh. Phần lãi nằm ở chỗ chi phí thực tế thấp hơn giá đã ký bao nhiêu.
Chi phí phát sinh dần trong nhiều tháng. Tiền ra theo từng đợt mua, từng tháng lương, từng kỳ thanh toán thầu phụ. Không có mốc nào tự động cộng chúng lại.

Nhà thầu xây dựng, nhà thầu cơ điện, công ty phần mềm, agency và đơn vị tổ chức sự kiện đều đạt cả ba điều kiện. Xưởng sản xuất một mặt hàng với số lượng lớn không đạt điều kiện thứ nhất, nên dùng cách tính khác, nói ở phần so sánh với process costing (tính giá thành theo quy trình) bên dưới.

Về quy mô, không có ngưỡng cứng. Dấu hiệu đáng tin là công ty chạy từ hai, ba dự án song song trở lên và không ai trả lời ngay được dự án nào đang lãi.

Job costing gom những chi phí nào

Mỗi job nhận hai nhóm chi phí.

Chi phí trực tiếp là khoản sinh ra chỉ vì job đó: vật tư, nhân công hoặc giờ công, thầu phụ, máy thi công, dịch vụ mua ngoài. Nhóm này ghi thẳng vào job ngay khi phát sinh.
Chi phí gián tiếp (overhead) là khoản dùng chung cho nhiều job: văn phòng, lương quản lý, phần mềm dùng chung, bảo hiểm. Nhóm này phân bổ về từng job theo một tiêu thức, như tỷ trọng chi phí trực tiếp, giờ công hoặc doanh thu. Tiêu thức chọn một lần và giữ nguyên cả năm, để các job còn so sánh được với nhau.

Để chi phí ghi đúng chỗ, mỗi job cần một mã và mỗi khoản chi cần gắn mã đó ngay khi ghi. Cách xây hệ thống mã chi phí sẽ có bài riêng.

Ghi nhận lúc nào

Job costing ghi chi phí lúc phát sinh, không đợi hóa đơn. Hóa đơn thường đến sau khi tiền đã cam kết hoặc đã tiêu nhiều tuần. Một phiếu đặt hàng được duyệt đã tạo ra chi phí cam kết (committed cost), tức khoản công ty chắc chắn phải trả dù chưa có hóa đơn. Bỏ qua chi phí cam kết thì giá thành đang chạy luôn thấp hơn thật. Các thuật ngữ trong bài có định nghĩa riêng ở từ điển thuật ngữ chi phí dự án.

Phần chi phí đã tiêu nhưng chưa thành doanh thu gọi là chi phí dở dang (work in progress, WIP). Trong xây dựng, đó là khối lượng đã làm nhưng chưa nghiệm thu. Trong dịch vụ, đó là giờ công đã bỏ ra nhưng chưa xuất hóa đơn. Chi phí dở dang là chỗ vốn bị kẹt, và là lý do nhiều công ty có lãi mà vẫn thiếu tiền. Bài WIP trong ngành dịch vụ nói kỹ dạng WIP nằm trong từng giờ làm việc.

Job costing cho biết điều gì mà sổ kế toán không cho biết

Sổ kế toán tài chính tổng hợp theo kỳ và đóng sổ rồi mới có số. Mục đích của sổ kế toán là báo cáo đúng chuẩn mực và đúng nghĩa vụ thuế. Con số của kế toán là lãi lỗ của cả công ty trong một tháng, một quý hoặc một năm.

Job costing cắt cùng dữ liệu đó theo chiều dự án. Nó cho biết lãi lỗ của từng dự án, và cho biết ngay khi dự án còn đang chạy. Hai câu hỏi khác nhau nên cần hai cách sắp xếp số khác nhau.

Khoảng trống giữa hai cách sắp xếp lộ ra khi công ty có nhiều dự án. Một công ty lãi 2 tỷ trong năm có thể là bốn dự án lãi tổng cộng 3 tỷ đang nuôi một dự án lỗ 1 tỷ. Sổ kế toán chỉ cho thấy con số 2 tỷ. Không tách theo dự án, công ty sẽ nhận lại đúng loại dự án lỗ đó vào năm sau (*).

Trong vận hành thực tế, job costing là lớp nằm giữa hiện trường và kế toán. Dữ liệu sinh ra ở hiện trường: một đề nghị mua, một bảng chấm công, một phiếu hoàn ứng. Mỗi bản ghi gắn dự án ngay lúc tạo, nên lãi lỗ từng dự án có ngay khi dữ liệu vào. Kế toán dùng lại đúng bộ dữ liệu đó để lên báo cáo cuối kỳ.

Sơ đồ job costing: chi phí trực tiếp, gián tiếp và cam kết chảy vào một dự án, đối chiếu với doanh thu ra lãi lỗ dự án

Job costing khác process costing chỗ nào

Job costing tính giá thành cho từng job riêng lẻ. Process costing (tính giá thành theo quy trình) tính giá thành trung bình cho một lượng lớn sản phẩm giống nhau đi qua cùng một dây chuyền.

Tiêu chí	Job costing	Process costing
Đối tượng tập hợp chi phí	Một job: công trình, dự án, đơn hàng	Một công đoạn hoặc một kỳ sản xuất
Loại sản phẩm	Khác nhau từng đơn, làm theo yêu cầu	Giống nhau, sản xuất hàng loạt
Cách ra giá thành	Cộng mọi chi phí của job	Tổng chi phí kỳ chia cho số sản phẩm

Nhà máy sản xuất hàng loạt có chi phí dở dang nằm trên dây chuyền, nói kỹ ở bài WIP trong sản xuất. Doanh nghiệp vừa làm theo đơn vừa sản xuất hàng loạt thường dùng cả hai cách. Cách chọn giữa job costing và process costing theo loại hình doanh nghiệp sẽ có bài riêng.

Job costing vận hành thế nào

Một chu trình job costing có năm bước.

Mở job và gán mã. Mỗi dự án nhận một mã ngay khi ký hợp đồng. Dự toán hoặc báo giá được lưu theo mã đó để làm mốc so sánh.
Ghi chi phí tại nơi phát sinh. Người mua vật tư, người chấm công, người đi công tác ghi khoản chi kèm mã dự án ngay lúc tạo. Kế toán không phải phân bổ lại cuối kỳ.
Phân bổ chi phí gián tiếp. Cuối mỗi kỳ, chi phí dùng chung chia về từng job theo tiêu thức đã chọn.
Đối chiếu. Chi phí thực tế so với dự toán để thấy phần vượt. Chi phí thực tế so với doanh thu để thấy biên lợi nhuận của job.
Đóng job và rút định mức. Khi dự án bàn giao, giá thành cuối cùng được chốt. Chênh lệch giữa dự toán và thực tế trở thành định mức cho báo giá lần sau.

Năm bước giống nhau ở mọi ngành. Thứ khác nhau là loại chi phí ở bước hai và mẫu bảng ở bước bốn.

Job costing trong xây dựng và trong công ty phần mềm

Bài này dừng ở định nghĩa chung. Hai ngành dưới đây đã có hướng dẫn riêng trên blog.

Trong xây dựng, job costing chính là tính giá thành công trình. Chi phí nặng về vật tư, thầu phụ và máy thi công. Chế độ kế toán Việt Nam cũng buộc nhà thầu tập hợp chi phí và tính giá thành xây lắp theo từng công trình, hạng mục công trình. Định nghĩa, năm bước tính và cách nối số quản trị với số kế toán nằm ở bài giá thành công trình. Vòng đời chi phí từ dự toán đến quyết toán nằm ở bài quản lý chi phí dự án xây dựng.

Trong công ty phần mềm và agency, chi phí chủ yếu là giờ công và chi phí ghế trống, gần như không có vật tư. Giờ công không có hóa đơn, nên công ty phải tự dựng hệ thống chấm công gắn dự án và tính cost rate (đơn giá chi phí của một giờ công). Cách dựng hệ thống đó nằm ở bài quản lý chi phí dự án cho công ty phần mềm.

Hai ngành khác nhau ở thành phần chi phí. Nguyên tắc gốc thì giống nhau, vì phải gắn đúng chi phí vào đúng dự án mới biết dự án nào đang nuôi công ty. Chỗ khác nhau cụ thể giữa job costing phần mềm và job costing xây dựng sẽ có bài riêng.

Bắt đầu job costing từ đâu

Ba việc đầu tiên không cần phần mềm.

Lập danh sách dự án đang chạy và gán mỗi dự án một mã.
Thêm cột mã dự án vào mọi nơi đang ghi chi phí: sổ mua hàng, bảng chấm công, phiếu hoàn ứng.
Chọn một nhịp đối chiếu, mỗi tuần hoặc mỗi tháng, và giữ nhịp đó.

Excel làm được cả ba việc khi công ty có một, hai dự án và một người nhập liệu kỷ luật. Điểm gãy đến khi số dự án, số người nhập và số kho tăng lên. Lúc đó nhập trùng, lệch phiên bản và số liệu đến muộn bắt đầu tốn hơn chi phí một công cụ.

CostDesk là nền tảng job costing cho SME Việt Nam vận hành theo dự án, xây đúng theo lớp giữa hiện trường và kế toán mô tả ở trên. Đề nghị mua, chấm công và hoàn ứng gắn dự án ngay lúc tạo, nên lãi lỗ từng dự án hiện ra khi dự án đang chạy. Đội ngũ, pháp nhân và cách tiếp cận của sản phẩm có ở trang về CostDesk.

Câu hỏi thường gặp

Job costing tiếng Việt gọi là gì?
Không có một từ dịch cố định. Giáo trình gọi là tính giá thành theo đơn đặt hàng. Nhà thầu gọi là giá thành công trình. Công ty dịch vụ gọi là lãi lỗ theo dự án. Bài này chú thích là tính giá thành theo công việc và dùng nguyên chữ job costing.

Job costing có bắt buộc theo chế độ kế toán Việt Nam không?
Với hoạt động xây lắp, Thông tư 133 và Thông tư 99 yêu cầu tập hợp chi phí và tính giá thành theo từng công trình, hạng mục công trình. Với ngành khác, chế độ kế toán không bắt buộc, nhưng không làm thì không biết lãi lỗ từng dự án.

Công ty có mấy dự án thì nên làm job costing?
Không có ngưỡng cứng. Khi chạy từ hai, ba dự án song song và không ai trả lời ngay được dự án nào đang lãi, đó là lúc cần.

Job costing khác kế toán giá thành chỗ nào?
Kế toán giá thành là phần việc của kế toán, tính giá thành theo chuẩn mực để lên báo cáo tài chính. Job costing dùng chung dữ liệu đó nhưng phục vụ người điều hành, cần số theo từng dự án và cần sớm hơn kỳ đóng sổ.

Job costing và project accounting có phải một không?
Project accounting (kế toán dự án) rộng hơn một chút. Ngoài chi phí, nó còn theo dõi doanh thu, hóa đơn và tiến độ thu tiền theo dự án. Job costing là phần chi phí và giá thành nằm trong đó.

Chi phí dở dang trong job costing là gì?
Là phần chi phí đã ghi vào job nhưng chưa ghi nhận thành doanh thu, vì khối lượng chưa nghiệm thu hoặc giờ công chưa xuất hóa đơn. Nó nằm trong giá thành đang chạy và là chỗ vốn bị kẹt.

Để tự kiểm, chọn một dự án đang chạy và hỏi xem có ai trong công ty trả lời được ngay dự án đó tính đến hôm nay đang lãi hay lỗ không. Nếu câu trả lời phải đợi đến kỳ đóng sổ, công ty bạn chưa có job costing.

(*) Số giả định để minh họa