Từ điển thuật ngữ quản lý chi phí dự án

Trang này giải thích các thuật ngữ hay gặp khi quản lý chi phí và lợi nhuận dự án, gồm cả những chữ xuất hiện trong giao diện CostDesk. Mỗi mục viết gọn trong vài câu, đủ để hiểu ngay. Mục nào có bài viết đầy đủ thì tên thuật ngữ là đường dẫn sang bài đó.

Thuật ngữ xếp theo thứ tự chữ cái của tên tiếng Việt. Chữ nào quen dùng nguyên bản tiếng Anh thì giữ nguyên và xếp theo chữ đầu của nó.

Action

Cấp thấp nhất trong mô hình bảy cấp của CostDesk, chỉ một đầu việc cụ thể bên trong một work center. Đây là nơi chi phí được ghi nhận chi tiết nhất, và cũng là nơi chấm công gắn vào.

Báo cáo lãi lỗ dự án (Profit and Loss, P&L)

Bảng đặt doanh thu và toàn bộ chi phí của một dự án cạnh nhau để ra con số lãi lỗ thật của riêng dự án đó. Khác với báo cáo lãi lỗ toàn công ty ở chỗ nó trả lời được câu hỏi dự án nào đang nuôi dự án nào. Có bộ mẫu Excel lãi lỗ dự án để dựng thử.

Chấm công theo dự án (Timesheet)

Bản ghi giờ công của từng người, gắn với dự án, work center và action cụ thể. Đây là đầu vào để tính chi phí nhân công của dự án, và là dữ liệu gốc để tính utilization rate. Có mẫu Excel chấm công theo dự án dùng được ngay.

Chi phí cam kết (Committed cost)

Khoản tiền công ty đã hứa trả nhưng chưa ghi vào sổ, sinh ra ngay khi một phiếu đặt hàng được xác nhận. Hàng chưa về, hóa đơn chưa tới, nhưng phần ngân sách đó đã bị giữ chỗ. Đây là con số ít người nhìn nhất và cũng là nguyên nhân phổ biến khiến dự án vượt ngân sách mà phát hiện muộn.

Chi phí dở dang (Work in Progress, WIP)

Phần chi phí đã bỏ ra cho công việc chưa nghiệm thu, chưa xuất hóa đơn cho khách. Với công ty dịch vụ và nhà thầu, đây là chỗ tiền nằm im nhiều nhất, và là lý do một dự án có lãi trên sổ vẫn có thể làm công ty cạn tiền mặt.

Chi phí gián tiếp

Chi phí không gắn thẳng vào một dự án nào, ví dụ tiền thuê văn phòng, lương bộ phận hành chính, phần mềm dùng chung. Muốn biết lãi lỗ thật của từng dự án thì phải phân bổ phần này về các dự án theo một tiêu chí đã chọn trước, và tiêu chí đó cần thống nhất giữa các kỳ.

Cost rate theo giờ

Chi phí thật của một giờ công, gồm lương, các khoản đóng theo lương, và phần chi phí gián tiếp phân bổ về. Đây là con số cần có trước khi báo giá theo giờ hay theo man month, vì bán dưới cost rate là lỗ dù hợp đồng trông vẫn đẹp. Có mẫu Excel tính cost rate kèm cách tính.

Đề nghị mua (Purchase Request)

Yêu cầu nội bộ do người cần dùng lập ra, xin công ty đồng ý chi tiền, khi chưa biết mua của ai và giá bao nhiêu. Đề nghị mua đã duyệt vẫn chưa phải chi phí, nó chỉ cho phép đi tiếp sang bước tìm nhà cung cấp.

Đối chiếu ba chiều (Three way match)

Cách kiểm trước khi trả tiền, bằng việc đặt ba chứng từ cạnh nhau: phiếu đặt hàng, biên bản nhận hàng và hóa đơn nhà cung cấp. Khớp thì trả, lệch thì dừng lại tìm nguyên nhân. Bỏ bước này là bỏ lớp bảo vệ cuối cùng trước khi tiền rời tài khoản.

Finco

Pháp nhân tài chính trong mô hình bảy cấp của CostDesk, dùng cho doanh nghiệp có nhiều công ty con hoặc nhiều đầu mối hạch toán. Cho phép nhìn chi phí xuyên suốt cả nhóm mà vẫn tách được sổ sách của từng pháp nhân.

Giờ billable và giờ non billable

Giờ billable là giờ tính phí được cho khách hàng. Giờ non billable là giờ vẫn tốn lương nhưng không thu được tiền, ví dụ họp nội bộ, đào tạo, làm lại theo bảo hành. Tỷ lệ giữa hai loại này quyết định lãi lỗ của công ty bán giờ công.

Hóa đơn phải trả (Accounts Payable)

Khoản công ty đang nợ nhà cung cấp, đã có hóa đơn hợp lệ nhưng chưa tới hạn trả hoặc chưa trả. Khác với chi phí cam kết ở chỗ khoản này đã ghi sổ, còn chi phí cam kết thì chưa.

Hoàn ứng (Expense Claim)

Khoản nhân viên tự bỏ tiền chi cho công việc rồi nộp chứng từ xin công ty trả lại. Đây là cửa chi tiêu duy nhất không ngăn được, vì tiền đã tiêu xong trước khi ai kịp duyệt. Đừng nhầm với tạm ứng, hai thứ này ngược chiều nhau.

Job Costing

Cách tập hợp chi phí theo từng công việc hoặc từng dự án thay vì gộp chung toàn công ty. Nhờ vậy mới trả lời được câu hỏi dự án nào lãi, dự án nào lỗ, thay vì chỉ biết cả công ty lãi bao nhiêu.

Job Costing DNA

Cách tiếp cận riêng của CostDesk, ghi nhận dữ liệu chi phí vận hành ở bốn lớp chi tiết là Job, Resource, Cost và Value, rồi nối lên báo cáo lãi lỗ. Mục đích là để dữ liệu ghi ở hiện trường trở thành bức tranh lợi nhuận mà lãnh đạo đọc được mỗi kỳ.

Làm thêm giờ (Overtime, OT)

Giờ làm vượt thời gian làm việc bình thường, tính lương theo hệ số cao hơn theo luật lao động Việt Nam: từ 150% cho ngày thường, từ 200% cho ngày nghỉ, từ 300% cho ngày lễ, cộng thêm 20% cho ca đêm. Đây là khoản chi phí nhân công dễ vượt dự toán nhất nếu không theo dõi theo dự án.

Location

Cấp địa điểm trong mô hình bảy cấp, dùng cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều kho hoặc nhiều khu vực vận hành. Cho phép so sánh hiệu quả giữa các địa điểm với nhau.

Ma trận phê duyệt

Bảng quy định ai duyệt loại chứng từ nào, tới hạn mức tiền bao nhiêu. Mỗi bước có thể chỉ định người hoặc vai trò, và có thể là bước kiểm tra không mang quyền duyệt. Một ma trận tốt tăng số cấp duyệt theo giá trị chứ không áp cứng cho mọi khoản.

Mô hình bảy cấp

Cách CostDesk tổ chức dữ liệu theo bảy tầng: Organisation, Finco, Location, Profit Center, Project, Work Center và Action. Cùng một cấu trúc này dùng đồng thời cho phân quyền, tập hợp chi phí và lập báo cáo nhiều chiều.

Ngân sách khả dụng

Số tiền thật sự còn có thể đem đi quyết định, bằng ngân sách trừ chi phí thực tế rồi trừ tiếp chi phí cam kết. Khác với con số “còn lại” trên báo cáo kế toán, vốn chưa trừ phần đã ký phiếu đặt hàng mà hàng chưa về.

Organisation

Cấp cao nhất trong mô hình bảy cấp, đại diện cho toàn bộ tổ chức. Mọi cấp bên dưới đều quy về đây khi cần nhìn bức tranh tổng.

Phiếu đặt hàng (Purchase Order)

Văn bản công ty gửi nhà cung cấp, nêu rõ mua gì, giá nào, giao khi nào, thanh toán ra sao. Khi bên kia xác nhận thì phiếu thành thỏa thuận ràng buộc, và khoản chi phí cam kết cũng phát sinh từ lúc đó.

Project

Cấp dự án trong mô hình bảy cấp, là đơn vị chính để tập hợp chi phí và tính lãi lỗ. Với công ty dịch vụ, mỗi hợp đồng khách hàng thường là một dự án.

Tạm ứng

Khoản công ty chuyển trước cho nhân viên để đi chi, sau đó nhân viên quyết toán và nộp lại phần thừa. Ngược chiều với hoàn ứng, và tiền chuyển đi lúc tạm ứng chưa phải chi phí mà là khoản phải thu.

Trung tâm lợi nhuận (Profit Center)

Cấp trong mô hình bảy cấp, dùng để nhóm các dự án có chung một đầu mối chịu trách nhiệm về lãi lỗ. Nhờ vậy mới đo được hiệu quả của từng mảng kinh doanh chứ không chỉ từng dự án riêng lẻ.

Utilization rate

Tỷ lệ giữa giờ tính phí và giờ khả dụng của một người, một đội hoặc cả công ty. Đội bận rộn quanh năm không đồng nghĩa utilization cao, và đây thường là khoảng cách lớn nhất giữa cảm giác của người quản lý với con số thật.

Work Center

Cấp nằm giữa dự án và action trong mô hình bảy cấp, gom các đầu việc cùng nhóm lại với nhau. Ví dụ trong một dự án xây dựng có thể tách thành các work center theo hạng mục thi công.

Yêu cầu báo giá (Request for Quotation, RFQ)

Văn bản gửi nhiều nhà cung cấp, đề nghị họ chào giá theo cùng một bộ điều kiện. Giá trị của nó nằm ở chỗ buộc mọi bên chào trên cùng một nền, nếu không thì mấy bản chào nhận về không đặt cạnh nhau so sánh được.

Ba nhóm thuật ngữ nên đọc liền nhau

Đọc rời từng mục thì nhớ được nghĩa, đọc theo nhóm thì hiểu được cách chúng nối vào nhau.

Nhóm tiền ra khỏi công ty: Đề nghị mua, Yêu cầu báo giá, Phiếu đặt hàng, Đối chiếu ba chiều, Hoàn ứng, Tạm ứng. Bài Đề nghị mua, Phiếu đặt hàng và Hoàn ứng gom cả nhóm này vào một bức tranh.

Nhóm chi phí nhân công: Chấm công theo dự án, Cost rate theo giờ, Giờ billable và non billable, Utilization rate, Làm thêm giờ. Đây là nhóm quyết định lãi lỗ của công ty bán giờ công, xem thêm bài quản lý chi phí dự án cho công ty phần mềm.

Nhóm cấu trúc dữ liệu: Organisation, Finco, Location, Trung tâm lợi nhuận, Project, Work Center, Action. Bảy cấp này quyết định sau này báo cáo cắt được theo chiều nào, nên đáng dựng đúng ngay từ đầu.

Nếu công ty bạn đang quản lý chi phí bằng bảng tính, bài quản lý chi phí dự án bằng Excel nói rõ cách làm đó chạy được tới đâu và hụt ở chỗ nào.